Prowadzenie sekretariatu i obsługi kancelaryjno ? biurowej Wydziału;
Bieżąca ewidencja korespondencji wpływającej i wypływającej z Wydziału i użytkowanie aplikacji informatycznej Rejestracja i Śledzenie Spraw (RISS);
Koordynowanie spraw dotyczących realizacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji UMK, obsługa aplikacji informatycznej System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
Prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowością realizacji: uchwał Rady Miasta, wniosków i opinii Komisji Rady, zarządzeń i poleceń Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń Dyrektora Magistratu, a także zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału, a w szczególności: a) prowadzenie ewidencji uregulowań wewnętrznych Dyrektora Wydziału, przekazywanie ich kierownikom komórek organizacyjnych wchodzących w skład Wydziału, celem zapoznania się i ich realizacji, b) sporządzanie sprawozdań z realizacji uchwał Rady Miasta Krakowa i innych;
Przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta Krakowa, zarządzeń i poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń służbowych Dyrektora Magistratu. Procedowanie aktów kierowania w aplikacji informatycznej System Wspomagania Pracy Urzędu (SWPU);
Opracowywanie projektów upoważnień, pełnomocnictw dla Dyrektora Wydziału,jego zastępców i pracowników Wydziału oraz procedowanie w aplikacji informatycznej System Wspomagania Pracy Urzędu (SWPU);
Ewidencjonowanie kontroli wewnętrznych, zewnętrznych, skarg, wniosków, petycji, interpelacji i Korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa dotyczących zadań Wydziału oraz nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi;
Prowadzenie spraw kadrowych i socjalnych pracowników Wydziału;
Ewidencjonowanie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, konferencjach, ewidencja wniosków o udział w szkoleniach. Współpraca z kierownikami Referatów w Wydziale w zakresie planowania szkoleń dla pracowników;
Przygotowanie procedury naboru na wolne stanowisko w Wydziale;
Współpraca z Wydziałem Organizacji i Nadzoru w zakresie w zakresie spraw kadrowych i socjalnych;
Prowadzenie spraw związanych z wypłatą ekwiwalentu za używanie odzieży i obuwia roboczego oraz za pranie odzieży roboczej;
Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Wydziału w materiały biurowe i inne środki niezbędne do realizacji zadań (np. bilety komunikacji miejskiej, pieczęci i pozostałych) oraz obsługa aplikacji informatycznych w tym zakresie: Internetowego Systemu Zaopatrzenia Jednostek Organizacyjnych (ISZ) oraz Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);
Prowadzenie ewidencji składników majątkowych Wydziału z wykorzystaniem aplikacji informatycznej Środki Trwałe (ST) oraz prowadzenie kartotek osobistego wyposażenia pracowników;
Przygotowywanie projektów odpowiedzi, do komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa, miejskich jednostek organizacyjnych i innych instytucji, w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;
Przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania dotyczące zgłaszanych propozycji projektów w ramach ?Budżetu Obywatelskiego? w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;
Sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Wydziału;
Współpraca z Biurem Prasowym, opracowywanie i przekazywanie informacji o działaniach Wydziału;
Koordynowanie spraw z zakresu umieszczania ogłoszeń prasowych w prasie o zasięgu lokalnym i ogólnopolskim;
Opracowywanie okresowych analiz, materiałów informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących pracy Wydziału;
Sporządzanie harmonogramu dochodów i wydatków bieżących;
Sporządzanie miesięcznej prognozy wydatków na podstawie informacji,z merytorycznych Referatów oraz aktualizowanie harmonogramów dochodów i wydatków w związku ze zmianami w planie finansowym;
Opracowywanie planu budżetu zadaniowego wydatków bieżących dla wydziału oraz sporządzenie planów rzeczowo-finansowych i sprawozdań;
Przygotowywanie wniosków budżetowych w zakresie zmian w wydatkach bieżących w ramach realizowanych zadań własnych i zleconych;
Opracowywanie danych do Wieloletniej Prognozy Finansowej z zakresu dochodu i wydatków bieżących;
Przygotowywanie pism i dokumentów do innych komórek organizacyjnych UMK z zakresu spraw związanych z realizacją budżetu Wydziału;
Przygotowywanie materiałów na posiedzenia Komisji i Sesji Rady Miasta z zakresu budżetu Wydziału;
Sporządzanie planu zamówień publicznych;
Przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania usług innym podmiotom w trybie ustawy ? prawo zamówień publicznych;
Prowadzenie rejestru umów zawartych na podstawie ustawy prawo zamówień publicznych na wykonywanie usług m.in. wycen nieruchomości, prac geodezyjnych, ogłoszeń prasowych i innych zawieranych przez Wydział w aplikacji informatycznej Generalny Rejestr Umów (GRU);
Rozliczanie pod względem finansowym zawartych umów;
Prowadzenie ewidencji rachunków i faktur w aplikacji informatycznej Obsługa Wydatków Budżetowych (WYBUD);
Gromadzenie i analiza mierników i wskaźników celem monitorowania zadań bieżących Wydziału oraz obsługa aplikacji informatycznej - Strategia Dużego Obszaru Miasta ?STRADOM? w ramach projektu ?Monitorowanie jakości usług publicznych jako element zintegrowanego systemu zarządzania jednostkami samorządu terytorialnego?;
Koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w aplikacji Rejestracja Czasu Pracy (RCP);
Przygotowywanie, weryfikowanie i aktualizowanie informacji z zakresu działania Wydziału do Intranetu (CMS UMK), Biuletynu Informacji Publicznej (CMS BIP)i na stronach Miejskiej Platformy Internetowej ?Magiczny Kraków?;
Opracowywanie w uzgodnieniu z Kierownikami Referatów projektów kart usług / procedur zewnętrznych Wydziału;
Koordynacja działań w zakresie udostępniania informacji publicznej;
Aktualizacja danych udostępnianych poprzez System Obsługi Warstwy Organizacyjnej ? Integrator (INTG) w zakresie związanym z działaniem Wydziału;
Obsługa służbowego konta e-mail Wydziału i Internetowego Dziennika Zapytań;
Koordynowanie w Wydziale spraw z zakresu Systemu Zarządzania Jakością w UMK i obsługa aplikacji informatycznej Portal Intranetowy Systemu Zarządzania Jakością w UMK (QSYSTEM);
Obsługa spraw związanych z realizacją zadań Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) oraz obsługa aplikacji informatycznej Servo-ePUAP (SERVO);
Bieżące przeglądanie otrzymywanej prasy i serwisu prasowego Urzędu Miasta Krakowa, serwisów internetowych oraz przekazywanie do merytorycznych Referatów artykułów prasowych i ukazujących się aktów prawnych dotyczących zakresu działania Wydziału Skarbu Miasta;
Ewidencjonowanie porozumień zawartych pomiędzy Gminą Miejską Kraków, Skarbem Państwa a jednostkami zewnętrznymi w zakresie działania Wydziału na podstawie przekazanych informacji przez poszczególne komórki organizacyjne Wydziału;
Rejestracja krajowych wyjazdów służbowych pracowników Wydziału;
Prowadzenie biblioteki Wydziału oraz obsługa w tym zakresie Systemu Obsługi Księgozbioru Urzędu (SOKU);
Prowadzenie działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Wydziału (zapewnienie sprawnego systemu informacyjnego, racjonalizacji obiegu dokumentów);
Współpraca z Zespołem Radców Prawnych w ramach prowadzonych postępowań przez Referat m. in. poprzez przygotowywanie stanowisk, wyjaśnień oraz wystąpień o opinię;