Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nieprzekazanych do archiwum państwowego - wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu SC-28

Usługa dotyczy osoby zainteresowanej udostępnianiem aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nieprzekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcie księgi małżeństw i zgonów poprzez wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu.

Z wnioskiem o wydanie nieuwierzytelnionego dokumentu (reprodukcji) lub umożliwienie osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi możesz wystąpić w przypadku gdy od zamknięcia księgi stanu cywilnego, w której znajduje się interesujący Cię akt stanu cywilnego upłynął okres:

• urodzenia – 100 lat,
• małżeństwa i zgonu – 80 lat.

1. Wniosek o wydanie dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych lub możliwość osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi.
2. Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do wglądu).

1. Udostępnianie (wgląd) do materiałów archiwalnych jest bezpłatne.
2. W przypadku wydania decyzji odmownej - wysokość opłaty skarbowej wynosi 10,00 zł.
3. Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa.
   Numer rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.
4. Punkty kasowe Urzędu Miasta Krakowa.

Dokumenty można złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego w Krakowie:

• Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
• Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
• Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

1. Jeśli chcesz złożyć wniosek drogą elektroniczną potrzebujesz profilu zaufanego, e-dowodu wraz z czytnikiem lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pozwalają one potwierdzić Twoją tożsamość.
2. Możesz uzyskać następujące dokumenty na podstawie materiałów archiwalnych:
   • nieuwierzytelniona reprodukcja, 
   • pisemna odpowiedź na zapytanie.
3. Kierownik USC może odmówić wydania dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych, jeśli na przykład wnioskujesz o dokument lub możliwość osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi, co do których istnieje zagrożenie uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. 

1. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.
2. Termin wizyty w siedzibie Urzędu w celu osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi należy ustalić za pośrednictwem mailowej skrzynki wydziałowej: sc.umk@um.krakow.pl lub telefonicznie dzwoniąc na numer: 12 616 5512 lub 12 616 5513.
3. Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu)) nie wcześniej niż:
   • po 100 latach - w przypadku aktów urodzeń, 
   • po 80 latach – w przypadku aktów małżeństw i zgonów.

1. Udostępnianie materiałów archiwalnych do osobistego zapoznania się odbywa się w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie ul. Lubelska 27, po uprzednim umówieniu wizyty.
2. Wydanie reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów do 7 dni.
3. Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).

W przypadku, gdy otrzymałeś/aś decyzję o odmowie dostępu do materiałów archiwalnych możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podać numer decyzji, od której się odwołujesz.

1. Art. 2 ust. 6, art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego.
2. Art. 16 ust. 2a, art. 16a, art. 16b ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 1, art. 16c ust. 1, art. 16d, art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
3. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych z dnia 22 czerwca 2011 roku.
4. Art. 104, art. 127-129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
5. Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
6. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
7. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.
9. Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.

Informacja administratora o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem można się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: sc.umk@um.krakow.pl.

Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania zaświadczeń i odpisów aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.

Dane są objęte rejestrem czynności przetwarzania pn. Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie.

Informujemy, że:

1. Ma Pani/Pan prawo dostępu do Swoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
2. Dane osobowe przechowywane są w przypadku aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego przez okres:
   1. 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia.
   2.  80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
      Po upływie tych okresów akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do Archiwum Narodowego w Krakowie.
   3. Pozostałe dane osobowe są przechowywane odpowiednio przez:
      • 10 lat - Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg; Zmiany imion i nazwisk. Po 10 latach poddawane są brakowaniu.
      • 5 lat - Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego; Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca; Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą; Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego; Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego; Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego; Sprawy konsularne. Po 5 latach poddawane są brakowaniu.
      • Ponadto Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów przechowywana jest przez 25 lat, a następnie przekazywana do Archiwum Narodowego w Krakowie.
3. Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.
4. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.
6. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
adres e-mail: iod@um.krakow.pl
adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków

• Wniosek o udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów - wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu
• Pełna_treść_karty_usługi_SC-28.pdf