Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego (SC-05)

Urząd Stanu Cywilnego (SC)

Zakres działania:

1. Przenoszenie aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych na podstawie przepisów dotychczasowych do rejestru stanu cywilnego;
2. Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego;
3. Wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;
4. Wydawanie zaświadczeń o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego;
5. Wydawanie zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego o stanie cywilnym;
6. Wydawanie zaświadczeń o przyjętych sakramentach;
7. Prowadzenie postępowań dotyczących uznawania orzeczeń państw obcych na podstawie przepisów kpc, BRUKSELI-IIa i umów międzynarodowych;
8. Dokonywanie w aktach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych w oparciu o orzeczenia sądowe, decyzje administracyjne, protokoły, oświadczenia, uznania wyroków sądów państw obcych;
9. Sprostowanie i uzupełnienie aktów stanu cywilnego w zakresie działania referatu;
10. Zamieszczanie przypisków w zakresie działania komórki organizacyjnej;
11. Należyte przechowywanie akt zbiorowych do posiadanych aktów stanu cywilnego oraz uzupełnianie ich o dokumenty, na podstawie których zostały dokonane zmiany w aktach;
12. Weryfikacja danych figurujących w rejestrze PESEL;
13. Aktualizacja danych rejestru PESEL w oparciu o naniesione zmiany w aktach stanu cywilnego;
14. Usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL w oparciu o rejestr stanu cywilnego;
15. Realizacja zleceń organów o usunięcie niezgodności w rejestrze PESEL;
16. Wysyłanie zleceń do innych organów w związku z rejestracją zdarzeń stanu cywilnego będących w zakresie działania komórki organizacyjnej;
17. Przyjmowanie oświadczeń o zmianie imienia (imion) do 6 m-cy od dnia sporządzenia aktu urodzenia;
18. Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nie przekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów;
19. Realizacja zleceń przeniesienia aktów stanu cywilnego, wzmianek i przypisków do rejestru stanu cywilnego;
20. Prowadzenie korespondencji z polskimi konsulatami oraz obcymi placówkami konsularnymi w zakresie realizowanych spraw;
21. Wykonywanie sprawozdawczości statystycznej z zakresu działania referatu;
22. Unieważnienie aktu/aktów błędnie zarejestrowanych w rejestrze stanu cywilnego z przyczyn technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru,
23. Unieważnienie aktu/aktów błędnie przeniesionych do rejestru stanu cywilnego z przyczyn technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru albo na skutek omyłki pisarskiej;
24. Unieważnienie wzmianki dodatkowej dołączonej do niewłaściwego aktu stanu cywilnego lub błędnie sporządzonej z przyczyn technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru;
25. Prowadzenie postępowań administracyjnych zmierzających do wydania decyzji i postanowień,
26. Realizacja wpływającej korespondencji krajowej i zagranicznej;
27. Wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy (tzw. tłumaczenia pomocnicze) na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 2016/1191;
28. Wymiana informacji za pośrednictwem systemu IMI;
29. Przyjmowanie oświadczeń o powrocie do nazwiska noszonego przed ślubem przez osobę rozwiedzioną;
30. Przyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska jakie nosi lub nosiłoby wspólne dziecko małżonków;
31. Gromadzenie, przechowywanie oraz zapewnienie właściwej konserwacji ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych;
32. Przygotowanie ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych przekazywanych do Archiwum Narodowego w Krakowie;
33. Współpraca z Archiwum Narodowym w Krakowie w zakresie przekazywania ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych podlegających przekazaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami;
34. Wydawanie kserokopii dokumentów z akt zbiorowych;
35. Prowadzenie ewidencji dokumentacji stanowiącej zasób Archiwum USC;
36. Współpraca z komórkami organizacyjnymi USC w zakresie przekazywania do Archiwum USC akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego;
37. Udostępnianie materiałów archiwalnych.

Struktura komórki:

• Stanowisko ds. Zmian Imienia i Nazwiska - SC-05-1