https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/1957286150263229098 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA SC-28 Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nieprzekazanych do archiwum państwowego - wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu

Krótki opis usługi

<table align="center"> <tbody> <tr> <td style="vertical-align:top"> <p>Możesz starać się o udostępnienie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nieprzekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów poprzez:</p> <ul> <li>umożliwienie osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi, tj. z aktami stanu cywilnego, aktami zbiorowymi i skorowidzami,</li> <li>umożliwienie utrwalenia treści materiałów archiwalnych w postaci notatek, nieuwierzytelnionych reprodukcji/fotokopii tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.</li> </ul> <p>Jeśli chcesz ubiegać się o wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu (reprodukcji) lub możliwość osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi tj. aktami stanu cywilnego, aktami zbiorowymi i skorowidzami:</p> <ol> <li>Wypełnij <a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=321a9ebf-614a-7d65-0300-aa27e88cc244&groupId=536063">wniosek</a> o wydanie wybranego dokumentu lub pisemną odpowiedź na zapytanie.</li> <li>Udaj się do Urzędu Stanu Cywilnego (szczegóły w sekcji „Miejsce przyjmowania dokumentów”) zabierając ze sobą wymagane dokumenty (szczegóły w sekcji „Wymagane dokumenty”) lub złóż wniosek <a href="https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/opis-uslugi/pismo-ogolne-do-urzedu/UMKr">drogą elektroniczną</a> (szczegóły w sekcji „Dostępność usługi elektronicznej”). W przypadku składania wniosku drogą elektroniczną koniecznym jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</li> </ol> </td> </tr> </tbody> </table>

Kogo dotyczy usługa

<p>Usługa dotyczy osoby zainteresowanej udostępnianiem aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nieprzekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów poprzez wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu.</p>

Kryteria dla realizacji usług

<p>Z wnioskiem o wydanie nieuwierzytelnionego dokumentu (reprodukcji) lub umożliwienie osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi możesz wystąpić w przypadku, gdy od zamknięcia księgi stanu cywilnego, w której znajduje się interesujący Cię akt stanu cywilnego upłynął okres:</p> <ul> <li>urodzenia – 100 lat,</li> <li>małżeństwa i zgonu – 80 lat.</li> </ul>

Wymagane dokumenty

<ol> <li><a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=321a9ebf-614a-7d65-0300-aa27e88cc244&groupId=536063">Wniosek</a> o wydanie dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych lub możliwość osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi.</li> <li>Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do wglądu).</li> </ol> <p><strong>W przypadku składania wniosku drogą elektroniczną koniecznym jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</strong></p>

Opłaty

<ol> <li>Udostępnianie (wgląd) do materiałów archiwalnych jest bezpłatne.</li> <li>W przypadku wydania decyzji odmownej - wysokość opłaty skarbowej wynosi 10,00 zł.</li> <li>Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa.<br /> Numer rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.</li> <li><a href="https://www.bip.krakow.pl/?sub_dok_id=1114">Punkty kasowe</a> Urzędu Miasta Krakowa.</li> </ol>

Tytuł płatnośc	Kwota	Forma	Nr rachunku bankowego
Opłata za wydanie decyzji odmownej	10	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

<p>Dokumenty można złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego w Krakowie:</p>

Nazwa	Adres	Godziny otwarcia	Umówienie wizyty	telefon
Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego	ul. Lubelska 27, 30-003 Kraków	W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–15:30,<br/>w czwartki: 8:00–15:30	brak	12 616 5555

Dostępność usługi elektronicznej

Link do portalu

Wytyczne

Pismo ogólne do urzędu

<p>Aby złożyć wniosek w formie elektronicznej:</p> <ol> <li>Kliknij link &quot;Pismo ogólne do urzędu&quot;.</li> <li>Wybierz &quot;Załatw sprawę&quot;.</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Ponownie wybierz &quot;Załatw sprawę&quot; oraz przy opcji &quot;Pismo ogólne UMK&quot; kliknij &quot;Przejdź do formularza&quot;.</li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki.</li> <li>Kliknij &quot;Dalej&quot;, aby przejść do kolejnego etapu. Klawisz &quot;Zapisz&quot; umożliwia zapisanie wersji roboczej wniosku.</li> <li>Podpisz za pomocą wybranego podpisu, a następnie wyślij wniosek. <strong>Konieczne jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</strong></li> </ol>

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego

• Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
• Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
• Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

Sposób realizacji usługi

<ol> <li>Jeśli chcesz złożyć wniosek drogą elektroniczną potrzebujesz profilu zaufanego, <a href="http://www.gov.pl/web/e-dowod">e-dowodu wraz z czytnikiem</a> lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pozwalają one potwierdzić Twoją tożsamość.</li> <li>Możesz uzyskać następujące dokumenty na podstawie materiałów archiwalnych: <ul> <li>nieuwierzytelniona reprodukcja, </li> <li>pisemna odpowiedź na zapytanie.</li> </ul> </li> <li>Kierownik USC może odmówić wydania dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych, jeśli na przykład wnioskujesz o dokument lub możliwość osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi, co do których istnieje zagrożenie uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. </li> </ol>

Informacje dodatkowa

<ol> <li>Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.</li> <li>Termin wizyty w siedzibie Urzędu w celu osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi należy ustalić za pośrednictwem mailowej skrzynki wydziałowej: <a href="mailto:sc.umk@um.krakow.pl">sc.umk@um.krakow.pl</a> lub telefonicznie dzwoniąc na numer: <a href="tel:12 616 5512">12 616 5512</a> lub <a href="tel:12 616 5513">12 616 5513</a>.</li> <li>Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu)) nie wcześniej niż: <ul> <li>po 100 latach - w przypadku aktów urodzeń, </li> <li>po 80 latach – w przypadku aktów małżeństw i zgonów.</li> </ul> </li> </ol>

Termin załatwienia

<ol> <li>Udostępnianie materiałów archiwalnych do osobistego zapoznania się odbywa się w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie ul. Lubelska 27, po uprzednim umówieniu wizyty.</li> <li>Wydanie reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów do 7 dni.</li> <li>Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).</li> </ol>

Odpowiedzialna komórka organizacyjna

Nazwa podmiotu	Struktura podrzędna
Urząd Stanu Cywilnego	Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego

Tryb odwoławczy

<p>W przypadku, gdy otrzymałeś/aś decyzję o odmowie dostępu do materiałów archiwalnych możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podać numer decyzji, od której się odwołujesz.</p>

Podstawa prawna

<ol> <li>Art. 2 ust. 6, art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego.</li> <li>Art. 16 ust. 2a, art. 16a, art. 16b ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 1, art. 16c ust. 1, art. 16d, art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.</li> <li>Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych z dnia 22 czerwca 2011 roku.</li> <li>Art. 104, art. 127-129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.</li> <li>Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.</li> <li>Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.</li> <li>Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.</li> <li>Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.</li> </ol>

Obowiązek informacyjny

<p>Informacja administratora o przetwarzaniu danych osobowych</p> <p>Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem można się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: <a href="mailto:sc.umk@um.krakow.pl">sc.umk@um.krakow.pl</a>.</p> <p>Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania zaświadczeń i odpisów aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.</p> <p>Dane są objęte rejestrem czynności przetwarzania pn. Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie.</p> <p>Informujemy, że:</p> <ol> <li>Ma Pani/Pan prawo dostępu do Swoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.</li> <li>Dane osobowe przechowywane są w przypadku aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego przez okres: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia.</li> <li> 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.<br /> Po upływie tych okresów akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> <li>Pozostałe dane osobowe są przechowywane odpowiednio przez: <ul> <li>10 lat - Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg; Zmiany imion i nazwisk. Po 10 latach poddawane są brakowaniu.</li> <li>5 lat - Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego; Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca; Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą; Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego; Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego; Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego; Sprawy konsularne. Po 5 latach poddawane są brakowaniu.</li> <li>Ponadto Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów przechowywana jest przez 25 lat, a następnie przekazywana do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> </ul> </li> </ol> </li> <li>Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.</li> <li>Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li>Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.</li> <li>Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.</li> </ol> <p>Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:<br /> adres e-mail: <a href="mailto:iod@um.krakow.pl">iod@um.krakow.pl</a><br /> adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków</p> Wniosek o udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów - wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=321a9ebf-614a-7d65-0300-aa27e88cc244&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_SC-28.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=4358121b-063e-660a-e963-aa65c4486beb&groupId=536063 Urząd Stanu Cywilnego Agnieszka Piasecka Renata Syjud 2024-03-11 2026-02-04 2026-02-04