Referat Organizacyjno-Budżetowy (WD-01)

Wydział ds. Dzielnic Miasta Krakowa (WD)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjno-Budżetowego (WD-01) należy:

1. prowadzenie sekretariatu i obsługa administracyjno-biurowa Wydziału, obsługa systemu EZD PUW oraz elektronicznej skrzynki Wydziału;
2. prowadzenie spraw osobowych pracowników Wydziału (listy obecności, wyjścia służbowe/ prywatne, plany urlopów wypoczynkowych, etatyzacja, zakresy czynności, karty badań lekarskich, zestawienia godzin nadliczbowych);
3. współpraca z Wydziałem Organizacji i Nadzoru, w szczególności w zakresie spraw kadrowych, płacowych i szkoleniowych;
4. obsługa spraw związanych z realizacją zadań Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP);
5. sporządzanie zamówień na materiały biurowe, wyposażenie biurowe, bilety komunikacji miejskiej oraz ich rozdysponowanie dla potrzeb Wydziału;
6. prowadzenie ewidencji majątku trwałego, gospodarowanie składnikami majątkowymi powierzonymi Wydziałowi, w tym monitorowanie stanu ewidencji składników majątkowych oraz wykonywanie innych zadań wynikających z instrukcji gospodarowania składnikami majątkowymi;
7. współpraca i wymiana informacji z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa, miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz instytucjami zewnętrznymi w celu sprawnej koordynacji bieżącej pracy Wydziału;
8. organizacja kalendarza spotkań Dyrektora Wydziału;
9. przygotowywanie aktów kierowania Dyrektora Wydziału;
10. przygotowywanie stosownych materiałów na spotkania;
11. prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi Dyrektora Wydziału i pracowników Wydziału (delegacje, diety itp.);
12. koordynowanie przygotowywania materiałów związanych z reprezentowaniem spraw Dzielnic Miasta Krakowa;
13. prowadzenie spraw związanych z monitorowaniem zadań Wydziału (aplikacja Rejestracja Czasu Pracy - RCP) oraz Systemem Zarządzania Jakością;
14. prowadzenie rejestru wpływających do Wydziału zarządzeń Prezydenta Miasta Krakowa, uchwał Rady Miasta Krakowa, wniosków komisji Rady Miasta Krakowa;
15. ewidencjonowanie skarg, wniosków i interpelacji dotyczących zadań Wydziału;
16. prowadzenie ewidencji pieczęci używanych w Wydziale, w tym: składanie zapotrzebowania, przekazywanie pieczęci pracownikom oraz ewidencjonowanie pieczęci przekazanych do kasacji;
17. prowadzenie spraw związanych z BHP;
18. współdziałanie przy wykonywaniu czynności wynikających z procedury udzielania zamówień publicznych w ramach realizacji zadań budżetowych Wydziału dotyczących Dzielnic Miasta Krakowa;
19. przygotowywanie i przekazywanie informacji w zakresie komunikacji społecznej dotyczącej Dzielnic Miasta Krakowa;
20. współpraca z organami Dzielnic, komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa, miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie spraw dotyczących zadań Dzielnic w ramach środków finansowych wydzielonych do ich dyspozycji;
21. dokonywanie podziału środków finansowych wydzielonych do dyspozycji Dzielnic, zgodnie z wytycznymi statutów Dzielnic, monitorowanie zachowania limitów środków finansowych przez Dzielnice;
22. kompletowanie i aktualizacja informacji osobowych dotyczących członków Rad Dzielnic, niezbędnych dla prawidłowej obsługi zadań należących do zakresu działania Wydziału we współpracy z Referatem Obsługi Dzielnic (WD-02);
23. koordynacja publikacji informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa, aktualizacja informacji i danych;
24. weryfikacja, opracowywanie i publikacja danych w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa w zakresie zadań realizowanych przez Wydział;
25. monitorowanie dysponowania środkami finansowymi Wydziału określonymi w budżecie zadań bieżących oraz proponowanie zmian budżetowych;
26. opracowywanie sprawozdań z realizowanych zadań budżetowych Wydziału;
27. prowadzenie dokumentacji będącej podstawą wypłaty diet członkom organów Dzielnic Miasta Krakowa oraz sporządzanie zestawień stanowiących podstawę wypłaty diet członkom Rad Dzielnic we współpracy z Referatem Obsługi Dzielnic (WD-02);
28. opracowywanie i konsultowanie projektów umów, zleceń, porozumień i aneksów, przygotowywanych i zawieranych przez Wydział oraz potwierdzanie finansowe zaangażowanych środków;
29. współpraca z Radami i Zarządami z Dzielnic w zakresie inicjatyw społecznych;
30. koordynacja zadań podejmowanych przez Dzielnice/Gminę Miejską Kraków w zakresie Budżetu obywatelskiego w Krakowie;
31. przygotowywanie wyborów do Rad Dzielnic i wykonywanie wszystkich czynności z tym związanych, we współpracy z Referatem Obsługi Dzielnic (WD-02) i Referatem ds. Legislacyjnych, Nadzoru nad Dzielnicami i Umów (WD-03), do czasu powołania Miejskiego Komisarza Wyborczego ds. przeprowadzenia wyborów do rad dzielnic.