Referat Utrzymania Budynków (OU-09)

Wydział Obsługi Urzędu (OU)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Utrzymania Budynków (OU-09) należy:

1. przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji umów, zleceń i zamówień dotyczących utrzymania zasobu Urzędu i Rad Dzielnic w szczególności na:
   • dostawy mediów,
   • utrzymanie czystości,
   • dozór,
   • bezpieczeństwo dostępu i p.poż.,
   • konserwację urządzeń technicznych,
   • najem lokali,
   • zakupy i dostawy.
2. planowanie, przygotowywanie, monitorowanie i nadzór nad realizacją zapisów umów i zleceń dotyczących utrzymania budynków, gdzie planowanie oznacza wcześniejsze ustalenie schematu działania w oparciu o plan zamówień publicznych.
3. analiza i podejmowanie działań mających na celu efektywne wykorzystanie powierzchni i reagowanie na potrzeby lokalowe komórek organizacyjnych UMK.
4. optymalizacja kosztów budżetu w zakresie utrzymania budynków poprzez wybór najkorzystniejszych cenowo ofert i podejmowanie działań mających na celu ograniczenie kosztów.
5. prowadzenie rejestru dokumentów dotyczących utrzymania budynków oraz przekazywanie skanów dokumentów w celu podłączenia na wydziałowym dysku sieciowym.
6. określanie standardów użytkowania, wyposażania i bezpieczeństwa w obiektach Urzędu.
7. gospodarowanie i utrzymanie zabytkowego wyposażenia.
8. wykonywanie zadań w zakresie wyborów i referendów według odrębnych uregulowań.
9. obsługa aplikacji informatycznych wspomagających zarządzanie zasobem Urzędu w szczególności: zarządzanie zakupami, budynkami oraz dostępem do pomieszczeń Urzędu.
10. planowanie, rozliczanie i monitorowanie wydatków budżetowych w zakresie utrzymania zasobów.