Referat Organizacyjny i Informacji Publicznej (OR-06)

Wydział Organizacji i Nadzoru (OR)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego i Informacji Publicznej (OR-06) należy:

1) nadzór i koordynacja pracy UMK, w tym:

• przygotowywanie wniosków dla DM, na podstawie informacji przekazywanych przez komórki Wydziału, dotyczących nierzetelności i nieprzestrzegania terminów przez wydziały i MJO w zakresie realizowanych zadań,
• przygotowywanie wniosków dla DM w zakresie zmian w organizacji pracy UMK wynikających z analizy spraw zgłaszanych przez komórki Wydziału,
• obsługa kancelaryjna narad koordynacyjnych i narad doraźnie zwoływanych przez DM oraz nadzór nad realizacją ustaleń,
• koordynacja czynności w zakresie działalności lobbingowej uregulowanych odrębnym zarządzeniem PMK;

2) koordynowanie czynności związanych z udostępnianiem informacji publicznej przez UMK oraz nadzór nad ich udostępnianiem, w tym w szczególności:

• koordynacja realizacji wniosków o udostępnianie informacji publicznej dotyczącej zadań więcej niż jednego wydziału; w uzasadnionych sytuacjach związanych z charakterem i specyfiką wnioskowanej informacji, Referat za zgodą DM lub Zastępcy
• Dyrektora ds. Organizacyjnych może wskazać inny wydział jako koordynatora realizacji danego wniosku,
• prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz udzielonych odpowiedzi,
• opracowywanie kwartalnych zestawień analitycznych dla potrzeb DM związanych z oceną pracy wydziałów w zakresie udostępniania informacji publicznej.

3) koordynowanie czynności w zakresie przeprowadzanych kontroli zewnętrznych w UMK oraz współpracy z organami ścigania i wymiarem sprawiedliwości, tj.:

• współpraca z podmiotami zewnętrznymi przeprowadzającymi kontrole zadań realizowanych przez GMK,
• koordynacja wykonania oraz nadzór nad realizacją wniosków i wystąpień pokontrolnych sporządzanych przez Komisje RMK oraz organy kontroli zewnętrznej,
• prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych,
• koordynacja działań w zakresie obsługi korespondencji prowadzonej z organami ścigania i wymiarem sprawiedliwości;

4) współpraca z Kancelarią Prezydenta w zakresie przygotowywania wniosków o ordery i odznaczenia państwowe oraz odznaczenia resortowe, dotyczące pracowników UMK i kierujących MJO;

5) weryfikacja pod względem formalnym wniosków o pieczęcie urzędowe wykonywane dla potrzeb UMK oraz pieczęcie urzędowe dla potrzeb MJO, prowadzenie ich rejestru, zlecanie wykonania oraz ich likwidacji;

6) prowadzenie centralnej ewidencji MJO;

7) współpraca z Kancelarią Rady Miasta Krakowa w zakresie zadań związanych z organizacją wyborów ławników;

8) koordynacja i nadzór pracy Wydziału, w tym:

• obsługa sekretarska Dyrektora, Zastępców Dyrektora Wydziału,
• koordynacja obiegu spraw załatwianych w Wydziale,
• prowadzenie ewidencji i nadzór nad obiegiem korespondencji papierowej i elektronicznej w Wydziale,
• prowadzenie ewidencji: dokumentów niejawnych oraz upoważnionych pracowników Wydziału do dostępu do informacji niejawnych,
• opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych oraz poleceń służbowych Dyrektora Wydziału, prowadzenie rejestru oraz kontrola ich wykonania,
• koordynacja przygotowywania zbiorczych materiałów informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących pracy Wydziału,
• prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonania dla pracowników Wydziału,
• sporządzanie zamówień na materiały biurowe, druki, wyposażenie, sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej dla pracowników Wydziału,
• udzielanie obywatelom pomocy w zakresie dotyczącym praw człowieka i praw obywatelskich, w szczególności poprzez udzielanie informacji na temat organów i innych podmiotów właściwych w zakresie ochrony praw człowieka i praw obywatelskich,
• realizacja wniosków o udostępnianie informacji publicznej dotyczącej zadań Wydziału.

2. W Referacie funkcjonuje stanowisko ds. monitoringu tematyk wyborczych, w ramach którego prowadzona jest bieżąca analiza (na podstawie uzgodnionego z Koordynatorem wyborczym w Krakowie planu rzeczowego i harmonogramu) realizacji systemowych działań UMK związanych z planowaniem, organizacją i przeprowadzeniem wyborów do organów państwowych, samorządowych (za wyjątkiem wyborów do Rad Dzielnic) i Parlamentu Europejskiego oraz referendów ogólnokrajowych i lokalnych, w szczególności w zakresie:

• podziału Miasta Krakowa na obwody do głosowania;
• lokalizacji siedzib obwodowych komisji wyborczych;
• zapewnienia obsługi osób niepełnosprawnych w budynkach, w których funkcjonują obwodowe komisje wyborcze.