Referat ds. Organizacyjnych (BM-03)

Wydział Budżetu Miasta (BM)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu ds. Organizacyjnych (BM - 03) należą sprawy:

1. Prowadzenie Sekretariatu i obsługa kancelaryjno-biurowa Wydziału;
2. Ewidencja korespondencji wpływającej do Wydziału, zapewnienie właściwego jej obiegu, obsługa urzędowego informatycznego systemu rejestracji korespondencji oraz elektronicznej skrzynki Wydziału;
3. Przekazywanie do poszczególnych referatów informacji o ukazujących się aktach prawnych dotyczących zakresu działania Wydziału z wyłączeniem regulacji dotyczących VAT;
4. Koordynowanie w Wydziale spraw związanych z realizacją Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Krakowa, współpraca z Inspektorem Ochrony Danych oraz obsługa aplikacji: System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
5. Realizowanie zadań związanych z dokumentowaniem Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz koordynowaniem planowania i realizacji szkoleń podnoszących kompetencje pracowników Wydziału, współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania;
6. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Wydziału, w tym: 
   • aktualizacja danych dotyczących Wydziału w Systemie Obsługi Warstwy Organizacyjnej (INTEGRATOR),
   • prowadzenie list obecności, książek wyjść służbowych i prywatnych,
   • prowadzenie spraw z zakresu badań profilaktycznych w Wydziale, w tym: nadzór nad terminowością przeprowadzania badań profilaktycznych,
   • przygotowywanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Wydziale;
7. Monitorowanie i rozliczanie czasu pracy Wydziału, obsługa aplikacji Rejestracja Czasu Pracy (RCP);
8. Prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w delegacjach służbowych, szkoleniach, sympozjach i konferencjach;
9. Prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w Wydziale;
10. Nadzór nad publikowaniem i aktualizacją informacji dotyczących Wydziału w Biuletynie Informacji Publicznej;
11. Koordynacja publikacji wydziałowych informacji w Serwisie Informacyjnym Urzędu Miasta Krakowa oraz w Gminnym Serwisie Informacyjnym;
12. Ewidencjonowanie skarg, wniosków i petycji oraz wniosków o udostępnienie informacji publicznej  dotyczących zadań Wydziału;
13. Opracowywanie projektów upoważnień, pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa udzielanych Dyrektorowi Wydziału, Zastępcom Dyrektora i pracownikom Wydziału;
14. Opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych Dyrektora Wydziału;
15. Realizacja zadań związanych z gospodarowaniem składnikami majątkowymi w Wydziale, w tym prowadzenie kart użytkowników urządzeń informatycznych i osobistego wyposażenia oraz bieżące monitorowanie stanu ewidencji składników majątkowych Wydziału;
16. Prowadzenie biblioteki wydziałowej oraz obsługa w tym zakresie Systemu Obsługi Księgozbioru Urzędu  (SOKU);
17. Zgłaszanie napraw i awarii poprzez aplikację informatyczną Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);
18. Prowadzenie ewidencji pieczątek używanych w Wydziale, w tym: składanie zapotrzebowania na pieczątki, przekazywanie pieczątek pracownikom oraz ewidencjonowanie pieczątek wycofanych z użytkowania;
19. Zaopatrywanie pracowników Wydziału w materiały biurowe, sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej, obsługa systemu informatycznego w zakresie zamawiania wszelkiego asortymentu na potrzeby Wydziału;
20. Przekazywanie do właściwej komórki ds. kontaktów z mediami materiałów i informacji prasowych sporządzonych przez odpowiednią komórkę organizacyjną Wydziału;
21. Wykonywanie zadań związanych z analityką budżetową Wydziału, w tym: przygotowywanie projektu planu finansowego Wydziału Budżetu Miasta, monitorowanie realizacji planu finansowego Wydziału, przygotowywanie wniosków o zmiany w budżecie i Wieloletniej Prognozie Finansowej, sporządzanie sprawozdań ze stanu realizacji zadań Wydziału, obsługa aplikacji: Strategia Dużego Obszaru Miasta (STRADOM).