Referat ds. wdrożenia i utrzymania systemu EZD (OR-15-3)

Oddział Zarządzania Dokumentacją w UMK i Archiwum zakładowe (OR-15)

Zakres działania:

Do zadań Referatu ds. wdrożenia i utrzymania systemu EZD (OR-15-3) należy organizacja i koordynacja prac przedwdrożeniowych, wdrożeniowych oraz związanych z bieżącym funkcjonowaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w zakresie jego utrzymania i rozwoju, a w szczególności:

1. pełnienie roli Gospodarza systemu EZD PUW, w tym:
   • konfiguracja systemu pod kątem wymiany danych z platformą e-PUAP oraz systemem dostawcy usługi doręczeń elektronicznych,
   • definiowanie reguł routingowych,
   • definiowanie rejestrów,
   • definiowanie składów chronologicznych,
   • nadawanie uprawnień użytkownikom systemu w zakresie przewidzianym dla Gospodarzy aplikacji,
2. przyjmowanie zgłoszeń od użytkowników (za wyjątkiem zgłoszeń technicznych) oraz wsparcie użytkowników systemu w rozwiązywaniu bieżących problemów merytorycznych w zakresie jego obsługi,
3. analiza funkcjonalności systemu EZD oraz opracowywanie i zgłaszanie Wykonawcy niezbędnych modyfikacji systemu,
4. przeprowadzanie testów dostarczanych nowych wersji systemu,
5. monitorowanie prawidłowego wykorzystania funkcjonalności systemu EZD PUW w wydziałach,
6. obsługa raportowania w systemie EZD PUW, w tym zapewnienie raportów na potrzeby KO UMK,
7. analiza zagadnień i problematyk w zakresie organizacyjnym oraz formalno-prawnym, związanych z realizacją zadań mających na celu wdrożenie, utrzymanie i rozwój w UMK systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją,
8. współpraca ze Stanowiskami ds. koordynacji czynności kancelaryjnych w zakresie analizy i projektowania procedur postępowania z dokumentacją gromadzoną w ramach klas JRWA wskazanych do prowadzenia wyłącznie w systemie EZD, 
9. współpraca z podmiotami i instytucjami zewnętrznymi w zakresie dotyczącym zarządzania dokumentacją w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją,
10. przeprowadzanie analiz oraz wsparcie użytkowników w zakresie prawidłowego stosowania przepisów prawa związanych z zagadnieniami elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz komunikacji elektronicznej,
11. realizacja zadań związanych z wdrożeniem podpisów elektronicznych oraz wsparcia pracowników UMK w zakresie używania podpisów elektronicznych,
12. koordynacja i realizacja zadań związanych z obsługą w systemie EZD PUW doręczeń elektronicznych, w tym współpraca z zespołem zadaniowym ds. wdrożenia e-Doręczeń,
13. współpraca z przedstawicielami Ministerstwa Cyfryzacji oraz innymi podmiotami w zakresie szeroko rozumianego zagadnienia społeczeństwa informacyjnego, cyfryzacji procesów oraz działania maszynowego,
14. realizacja zadań koordynatora ds. usług, tj. w szczególności uczestnictwo w szkoleniach z zakresu przygotowania i edytowania kart usług oraz użytkowania aplikacji do zarządzania usługami STRATUS, obsługa konta w aplikacji STRATUS w roli OPERATOR, pełnienie roli lokalnego wsparcia dla użytkowników aplikacji STRATUS, oraz zgłaszanie do Zespołu Menedżera Portfela Usług uwag dotyczących funkcjonowania aplikacji STRATUS i systemów publikujących karty usług – BIP i KPUM, oraz ewentualnych propozycji zmian formularza karty usługi,
15. ścisła współpraca z Centrum Obsługi Informatycznej, a w szczególności z Odziałem Usług Cyfrowych w zakresie komunikacji elektronicznej i szeroko pojmowanej e-administracji, współpraca z Administratorem Technicznym w zakresie konfiguracji systemu oraz świadczenie usług wsparcia dla Gospodarzy aplikacji: ESP ePUAP i e-Doręczenia w zakresie integracji i przepływu danych,
16. przygotowanie UMK do realizacji zadań związanych z wdrażaniem nowych regulacji prawnych w obszarze elektronicznej administracji,
17. projektowanie procedur zarządzania dokumentacją elektroniczną, 
18. przygotowywanie umów i zleceń z usługodawcami zewnętrznymi oraz nadzór i kontrola nad ich prawidłową realizacją, koordynacja i udział w realizacji procedur zamówień publicznych dla zadań realizowanych przez Oddział, w tym sporządzanie planów zamówień publicznych, opracowywanie dokumentacji zamówień publicznych oraz przygotowywanie sprawozdań z udzielonych zamówień,
19. przygotowywanie, aktualizacja i ewaluacja opracowań, raportów, statystyk na potrzeby Oddziału.