Referat Obsługi i Ekspedycji Korespondencji (OR-01-1)

Oddział Kancelaria Magistratu (OR-01)

Zakres działania:

Do zadań Referatu Obsługi i Ekspedycji Korespondencji (OR-01-1) należy:

1. obsługa korespondencji wpływającej za pośrednictwem operatorów pocztowych, a w tym:
   • odbiór przesyłek, zwrotów i zwrotnych potwierdzeń odbioru dostarczonych przez operatorów pocztowych, kurierów oraz innych doręczycieli,
   • weryfikacja prawidłowości doręczenia, w tym stanu przesyłek i ich kompletności, a w przypadku uszkodzeń-sporządzenie odpowiednich adnotacji lub protokołów,
   • oznaczenie korespondencji datą wpływu,
   • niezwłoczne przekazanie korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych,
   • zapewnienie szczególnego trybu postępowania z przesyłkami oznaczonymi jako „poufne”, „zastrzeżone”, „pilne” ,”do rąk własnych”,
2. obsługa korespondencji wysyłanej, a w tym:
   • przyjmowanie od komórek organizacyjnych pism przeznaczonych do wysyłki wraz z wymaganymi załącznikami,
   • kontrola formalna przesyłek, w tym prawidłowości adresu, kompletności dokumentów oraz niezbędnych pieczątek,
   • przygotowanie przesyłek do nadania,
   • prowadzenie dokumentacji nadawczej, w szczególności książek nadawczych oraz potwierdzeń nadania,
   • terminowe przekazywanie przesyłek operatorowi pocztowemu,
   • ewidencjonowanie kosztów wysiłki zgodnie z obowiązującymi procedurami,
3. obsługa korespondencji wewnętrznej,
4. organizacja przepływu poczty pomiędzy lokalizacjami UMK,
5. zgłaszanie i monitorowanie reklamacji pocztowych,
6. przygotowanie zamówienia publicznego na ekspedycję poczty w zakresie całego UMK,
7. monitorowanie wydatków na wysyłanie korespondencji przez wszystkie wydziały oraz przygotowywanie do realizacji faktur od operatorów pocztowych,
8. prowadzenie statystyk ilościowych i jakościowych wysyłanej przez poszczególne wydziały korespondencji,
9. współpraca bieżąca z opiekunami handlowymi - przedstawicielami operatorów pocztowych.