Referat Organizacyjny (KM-06)

Wydział Ewidencji Pojazdów i Kierowców (KM)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (KM-06) należą sprawy:

1. prowadzenia Sekretariatu i obsługi administracyjno-biurowej Wydziału, obsługi systemu EZD PUW raz elektronicznej skrzynki pocztowej Wydziału;
2. opracowywania wniosków do projektu budżetu Miasta w układzie zadań budżetowych, wprowadzania projektów planów budżetu oraz Mierników i Wskaźników do systemu informatycznego, sporządzania sprawozdań oraz koordynacja i nadzór nad realizacją budżetu Wydziału, według zadań i klasyfikacji budżetowej;
3. sporządzania harmonogramu wydatków, dokonywania korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań;
4. koordynowania prac dotyczących monitorowania czasu pracy dla potrzeb analizy pracy Wydziału;
5. prowadzenia ewidencji rachunków, faktur i umów, obsługa podsystemów GRU, WYBUD i WPBUD;
6. przygotowywania dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania zadań innym podmiotom w tym w trybie ustawy o zamówieniach publicznych;
7. opracowywania planów zamówień publicznych Wydziału oraz obsługi aplikacji SOZP;
8. sporządzania analiz statystycznych w zakresie działania Wydziału;
9. opracowywania projektów zarządzeń i pism okólnych Prezydenta oraz sporządzania informacji o ich wykonaniu;
10. opracowywania informacji o realizacji poleceń służbowych Prezydenta i Dyrektora Magistratu;
11. opracowywania projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń służbowych i pism okólnych Dyrektora Wydziału oraz kontroli ich wykonania;
12. opracowywania projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta. Prowadzenia i aktualizacji wydziałowego rejestru udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw;
13. koordynacji przygotowywania projektów kart usług/instrukcji postępowania określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału. Prowadzenia rejestru kart usług/instrukcji postępowania Wydziału;
14. prowadzenia księgi inwentarzowej środków trwałych dla wszystkich lokalizacji Wydziału oraz pozostałych środków dla lokalizacji określonej przez Dyrektora Wydziału lub osobę upoważnioną;
15. prowadzenia ewidencji sprzętu użyczonego dla realizacji zadań w zakresie wydawania uprawnień do kierowania pojazdami oraz rejestracji pojazdów. Przeprowadzenia inwentaryzacji sprzętu użyczonego;
16. prowadzenia wydziałowego rejestru wniosków, interpelacji oraz postulatów posłów i senatorów dotyczących zadań Wydziału;
17. sporządzania zamówień na materiały biurowe, wyposażenie - poprzez internetowy system zamówień (ESZT), druki, środki trwałe, sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej. Nadzór nad ich prawidłowym wykorzystaniem;
18. prowadzenia stanu zatrudnienia Wydziału;
19. załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz prowadzenia ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonywania;
20. prowadzenia spraw osobowych pracowników Wydziału tj. zakresy czynności, listy obecności, książka wyjść służbowych, rejestracja krajowych wyjazdów służbowych;
21. prowadzenia książki wyjść prywatnych oraz rejestru godzin nadliczbowych dla pracowników referatu organizacyjnego;
22. sporządzania wniosków o wypłatę stałych i zmiennych składników wynagrodzeń;
23. przygotowania dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze i kierownicze w Wydziale;
24. prowadzenia wydziałowego rejestru pieczęci urzędowych;
25. współpracy z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością według wymagań normy ISO 9001 oraz ISO 27001, realizacja zadań w tym zakresie;
26. przygotowywania materiałów i informacji prasowych, współpraca z komórką organizacyjną właściwą ds. kontaktów z mediami;
27. koordynacji zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej oraz Miejskiej Platformie Internetowej Magiczny Kraków (MPI), nadzór nad kompletnością informacji i aktualnością danych, dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron;
28. sporządzania projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji SEZAM. Monitorowanie stosowania Polityki Bezpieczeństwa Informacji;
29. prowadzenia działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Wydziału (zapewnienie sprawnego systemu informacyjnego, racjonalizacji obiegu dokumentów);
30. prowadzenia postępowań skargowych;
31. prowadzenia rejestru wniosków o udzielonych informacjach publicznych.