Referat ds. Organizacyjnych (KD-06)

Wydział Kultury (KD)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu ds. Organizacyjnych należy:

1. prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej Wydziału i Pełnomocnika Prezydenta Miasta Krakowa ds. Kultury;
2. przygotowywanie informacji, materiałów i prezentacji na potrzeby Pełnomocnika Prezydenta ds. Kultury;
3. nadzór nad właściwym funkcjonowaniem Wydziału oraz koordynacja działań w zakresie organizacyjnym i administracyjnym, w tym:
   • organizowanie i zapewnienie właściwego obiegu korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej, w tym dokumentacji w EZD PUW,
   • prowadzenie i aktualizowanie rejestrów udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw oraz pieczątek i pieczęci urzędowych,
   • nadzór nad realizacją zadań, poleceń służbowych, zarządzeń i uchwał dotyczących Wydziału,
   • dbanie o bezpieczeństwo i higienę pracy, przestrzeganie przepisów bhp i ppoż., zapewnienie odpowiedniego sprzętu i warunków do pracy,
   • zgłaszanie napraw i awarii poprzez aplikację informatyczną Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);
4. prowadzenie spraw kadrowych, szkoleniowych i socjalnych pracowników Wydziału, w tym:
   • przygotowywanie planów szkoleń i nadzór nad ich realizacją,
   • obsługa rejestru krajowych delegacji służbowych,
   • sporządzanie zamówień na środki trwałe, sprzęt i wyposażenie, materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem,
   • prowadzenie ewidencji godzin nadliczbowych pracowników oraz ich rozliczanie,
   • przygotowywanie planów urlopowych pracowników,
   • prowadzenie ewidencji badań medycyny pracy i nadzór nad terminowością;
5. przygotowywanie i procedowanie projektów zarządzeń, uchwał i innych aktów prawnych w zakresie kompetencji Wydziału;
6. prawidłowe pod względem formalnym i merytorycznym publikowanie i aktualizacja informacji w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa;
7. ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości udzielenia odpowiedzi na wpływającą do Wydziału korespondencję, w tym:
   • skargi, wnioski lub petycje interesantów,
   • korespondencja od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa,
   • interpelacje radnych, wnioski Komisji Rady Miasta Krakowa,
   • wnioski i postulaty posłów i senatorów,
   • wnioski o udzielenie informacji publicznej;
8. prowadzenie księgi inwentarzowej majątku trwałego Wydziału i kartotek osobistego wyposażenia pracowników;
9. nadzór nad utrzymaniem i rozwojem Systemu Zarządzania Jakością i realizacja Polityki Bezpieczeństwa Informacji, w tym obsługa aplikacji SEZAM;
10. wprowadzanie danych oraz ich bieżąca aktualizacja w systemie INTEGRATOR;
11. nadzór nad projektami Budżetu Obywatelskiego realizowanymi przez Wydział;
12. opiniowanie wniosków o objęcie honorowym patronatem Prezydenta Miasta Krakowa projektów i przedsięwzięć kulturalnych.