BIP MJO - Muzeum Historii Fotografii

W związku z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679

z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE. z 2016 r., L 119, poz. 1), zwanym dalej RODO, informujemy, że Administratorem Państwa danych osobowych jest:

Muzeum Historii Fotografii im. Walerego Rzewuskiego w Krakowie z siedzibą: Józefitów 16, 30-045 Kraków, NIP:677-12-07-972, e-mail: sekretariat@mhf.krakow.pl, telefon: +48 12 634 59 32 – zwane dalej Muzeum.

 

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych - Pana Janusza Sasaka, z którym można się kontaktować w każdej sprawie dotyczącej przetwarzanych przez Muzeum danych osobowych poprzez adres poczty elektronicznej: iod@mhf.krakow.pl .

 

A. Administrator przetwarza dane w związku z czynnościami związanymi z:

 

1. Zatrudnieniem pracowników:

 

Gromadzenie:

Dane gromadzimy z tytułu:

a. zgody osoby, której dane dotyczą: na etapie wakowania na stanowisko, w zakresie danych zakresem przekraczające art. 22 Kodeksu Pracy (zazwyczaj: wizerunek, zainteresowania)

b. zgody osoby, której dane dotyczą: dla budowania bazy osób zainteresowanych pracą

w Muzeum, w zakresie: Imię, nazwisko, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, dane do kontaktu.

c. Wymagań przepisu prawa, kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych.

Zakres gromadzonych danych obejmuje dane wymagane art. 22 Kodeksu Pracy oraz przepisach wykonawczych.

 

Przechowywanie - dane przechowujemy:

d. w zakresie danych przekraczających swym zakresem art. 22, udostępnionych Muzeum z tytułu zgody osoby której dane dotyczą w związku z prowadzonym naborem: Do czasu cofnięcia zgody, z tym, że maksymalnie przez okres naboru a następnie przez okres 30 dni w celu zabezpieczenia skuteczności procesu rekrutacji;

e. w zakresie danych gromadzonych w bazie osób zainteresowanych pracą w Muzeum, udostępnionych Muzeum z tytułu zgody osoby której dane dotyczą: Do czasu cofnięcia zgody, z tym, że nie dłużej niż 5 lat;

f. w zakresie danych pracowników przetwarzanych przez Muzeum z tytułu przepisów prawa: Kodeksu pracy, oraz przepisów wykonawczych i powiązanych, w tym przepisów dotyczących PHP oraz dokumentacji płacowej i ubezpieczeniowej, dane są przechowywane przez okres wskazany w ww. przepisach.

 

Udostępnianie danych:

Muzeum nie udostępnia danych gromadzonych na bazie zgody osoby której dotyczą, natomiast dane pracowników są udostępnianie podmiotom z którymi Muzeum współpracuje (w tym.: obsługującym systemy informatyczne, współpracującym z Muzeum podczas organizowanych wydarzeń i przedsięwzięć).

 

Obowiązek podania danych/skutki ich niepodania:

a. Przekazywane nam dane z tytułu wyrażonej nam zgody na etapie i dla celu naboru nie muszą być podawane, nie ma żadnych skutków, kiedy ich nie otrzymamy.

b. Przekazywane nam dane z tytułu wyrażonej zgody w związku z oczekiwanym przez ich właściciela włączenia do bazy osób zainteresowanych pracą w Muzeum nie jest konieczne, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości wpisania osoby do ww. bazy (osoba której dane dotyczą nie będzie informowana o interesujących ją wakatach w Muzeum).

c. Podanie danych osobowych jest konieczne w przypadku ubiegania się o pracę jak też podczas świadczenia pracy w Muzeum; Brak podania danych uniemożliwia zatrudnienie.

 

2. Realizowaniem umów:

 

Gromadzenie:

Dane, które gromadzimy w związku zawieranymi umowami dotyczą danych identyfikujących strony umowy oraz dane pracowników (imię, nazwisko, stanowisko, służbowe: numer telefonu

i adres e-mail) wyznaczonych do ich obsługi, które strony umowy wzajemnie sobie udostępniają.

Przetwarzanie danych realizowane na etapie przygotowania do zawarcia, zawarcia i zakończenia umowy, a także w związku z ewentualnym rozstrzyganiem sporów dotyczących wzajemnych roszczeń, ma swą podstawę w zapisach kodeksu cywilnego.

 

Przechowywanie:

Dane przechowujemy przez okres trwania umowy a następnie przez okres, w którym ewentualne roszczenia się przedawnią.

 

Udostępnianie danych:

Muzeum może udostępniać dane podmiotom których udział jest niezbędny do wykonania zawartych umów (firmy obsługujące systemy informatyczne, współpracujące przy realizacji umowy).

 

Obowiązek podania danych/skutki ich niepodania:

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umowy: Brak podania danych uniemożliwia zawarcie umowy.

 

3. Obowiązkami rachunkowo-księgowymi:

 

Gromadzenie:

Dane, które gromadzimy w związku z wymaganiami przepisu prawa, tj. ustawy o rachunkowości, w dowodach księgowych, dziennikach zdarzeń księgowych, czy sprawozdaniach, dotyczą pracowników i współpracowników Muzeum. Zakres danych obejmuje: określenie stron dokonujących operacji gospodarczych (nazwiska i adresy), podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów, a także podpis osoby (osób) odpowiedzialnej za stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.

 

Przechowywanie:

Dane przechowujemy przez okres wynikający z zapisów ustawowych, tj. przez 5 lat oraz ewentualnie, w sytuacjach tego wymagających, przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

 

Udostępnianie danych:

Dane będą przekazane wyłącznie do podmiotów świadczących na naszą rzecz usługi wsparcia (np.: firmy obsługujące systemy informatyczne) przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z nami i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

 

Obowiązek podania danych/skutki ich niepodania:

Podanie danych jest niezbędne – wynika z przepisu prawa. Brak podania danych może skutkować naruszeniem obowiązków fiskalnych przez osobę której dane dotyczą.

 

 

 

4. Promocją działalności Muzeum:

 

Gromadzenie:

Dane gromadzimy na podstawie zawartej umowy świadczenia usługi Newsletter, której warunki określa regulamin świadczenia usługi. Zakres danych obejmuje: adres email, a w przypadku osób zawodowo związanych z mediami, również: imię, nazwisko, miejsce pracy oraz dane do kontaktu.

 

Przechowywanie:

Dane przetwarzamy do czasu rozwiązania umowy lub przedawnienia ewentualnych roszczeń.

 

Udostępnianie danych:

Dane będą przekazane wyłącznie do podmiotów świadczących na naszą rzecz usługi wsparcia (np.: firmy obsługujące systemy informatyczne) przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z nami i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

 

Obowiązek podania danych/skutki ich niepodania:

Podanie danych jest konieczne do zawarcia umowy na świadczenie przez Muzeum usługi.

Podanie danych nie jest konieczne, lecz brak ich podania (brak wyrażenia chęci otrzymywania informacji określonych w regulaminie świadczenia usługi jako Newsletter) uniemożliwia zawarcie umowy, tj. korzystanie z usługi Newsletter.

 

 

 

5. Obsługa spraw:

 

Gromadzenie:

Dane gromadzimy z tytułu przepisu prawa (kodeks postępowania administracyjnego, ustawa o narodowym zasobie archiwalnym): Muzeum jest zobowiązane do prowadzenia spraw i korespondencji ze stronami oraz archiwizowania tych działań; Z tego tytułu gromadzone są następujące dane osobowe: imię, nazwisko, dane do kontaktu, oraz niesklasyfikowane informacje wynikające z treści sprawy.

 

Przechowywanie:

Dane przetwarzamy do czasu załatwienia sprawy a następnie, w celach archiwalnych, przez okres wskazany daną kategorią sprawy w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

 

Udostępnianie danych:

Dane będą przekazane wyłącznie do podmiotów świadczących na naszą rzecz usługi wsparcia (np.: firmy obsługujące systemy informatyczne) oraz podmiotom, którym przekazanie danych jest niezbędne dla załatwienia sprawy, przy czym udostępnienie nie naruszy przepisów prawa.

 

Obowiązek podania danych/skutki ich niepodania:

Podanie danych jest konieczne do załatwienia sprawy przez Muzeum.

Podanie danych nie jest konieczne, lecz brak ich podania uniemożliwi obsłużenie zgłoszonej sprawy przez Muzeum.

 

 

 

Wszystkie dane które gromadzimy w postaci dokumentów, przechowujemy zgodnie z wymaganiami prawa, tj. ustawą o narodowym zasobie archiwalnym: okres przechowywania danych w Archiwum określa jednolity rzeczowy wykaz akt będącym załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej Muzeum, których stosowanie wynika bezpośrednio z przepisów wykonawczych do ww. ustawy

(tj. z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej.)

 

B. Prawa osoby

 

Osoba, której dane dotyczą ma prawo do żądania od Muzeum dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania oraz usunięcia lub ograniczenia przetwarzania jak też do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w każdym momencie.

Cofnięcie ww. zgody i zastosowanie się do tej decyzji przez Muzeum nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

 

Osobie, której dane dotyczą w każdej chwili przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opisanych powyżej.

Za wyjątkiem sytuacji, w których wykażemy, że przetwarzanie danych wynika z ważnej, prawnie uzasadnionej podstawy, jest nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby której dotyczą lub dane te będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, przestaniemy przetwarzać dane, których sprzeciw dotyczył.

 

Osobie, której dane dotyczą przysługuje również prawo do przenoszenia danych - jeżeli dane przetwarzane są przez Muzeum w systemie informatycznym, a podstawą przetwarzania jest zgoda osoby, której dane dotyczą lub przetwarzanie wynika z zawartej umowy.

 

Osoba, której dane dotyczą jest uprawniona do wniesienia skargi na Muzeum do organu nadzorczego z tytułu naruszenia RODO (W Polsce organem nadzorczym jest urząd Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe: https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt ).

 

Muzeum nie będzie stosowało wobec osoby której dane dotyczą zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Dane nie będą też przekazywane poza obszar Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) ani do organizacji międzynarodowych mający siedzibę poza krajami EOG.