Zgłoszenie urodzenia dziecka w formie dokumentu elektronicznego – przez Internet SC-29

Usługa dotyczy osób, którym urodziło się dziecko w Krakowie i chcą dokonać zgłoszenia urodzenia dziecka w formie dokumentu elektronicznego.

1. Zgłoszenia urodzenia w formie dokumentu elektronicznego dokonują wyłącznie:
   1. matka dziecka lub
   2. ojciec (którego ojcostwo jest prawnie ustalone w chwili dokonywania zgłoszenia), posiadający pełną zdolność do czynności prawnych. 
2. Zgłoszenia urodzenia w formie dokumentu elektronicznego nie można dokonać przez pełnomocnika.

Nie dotyczy.

1. Rejestracja urodzenia nie podlega opłacie skarbowej.
2. Opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia o zameldowaniu dziecka na pobyt czasowy – 17,00 zł.
3. Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa:
   Numer rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.
4. Punkty kasowe Urzędu Miasta Krakowa.

W przypadku tej usługi zgłoszenie urodzenia dziecka jest realizowane przez Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie za pomocą formularza elektronicznego.

• Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
• Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
• Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

1. Kierownik USC sporządzi akt urodzenia. 
2. Przekaże:
   • jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia,
   • powiadomienie o nadaniu numeru PESEL (jeśli dziecko otrzymało numer PESEL),
   • zaświadczenie o zameldowaniu dziecka (jeśli dziecko zostało zameldowane na pobyt stały). 

Zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy jest wydawane na wniosek.

1. Karta informacyjna do usługi zgłoszenia urodzenia z dniem 1 czerwca 2018 r. została zamieszczona na portalu www.gov.pl i zawiera wskazówki dla rodziców dotyczące zasad tego zgłoszenia.
2. Zgłoszenia urodzenia dziecka przy użyciu usługi elektronicznej należy dokonać w urzędzie stanu cywilnego ze względu na miejsce urodzenia dziecka w terminie 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia.
3. Jeżeli dziecko urodziło się martwe, zgłoszenie powinno nastąpić w terminie 3 dni od dnia sporządzenia karty martwego urodzenia.
4. Jeżeli dziecko urodziło się martwe, aktu zgonu nie sporządza się, a sporządza się akt urodzenia z adnotacją, że dziecko urodziło się martwe.
5. W przypadku zgłoszenia urodzenia dziecka drogą elektroniczną przed wpływem karty urodzenia/karty martwego urodzenia kierownik urzędu stanu cywilnego nie może przyjąć zgłoszenia urodzenia dziecka i powiadomi o tym rodziców dziecka.  
6. Jeżeli nie dokonano zgłoszenia urodzenia w terminie 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia lub w terminie 3 dni od dnia sporządzenia karty martwego urodzenia, kierownik urzędu stanu cywilnego sporządza z urzędu akt urodzenia na podstawie karty urodzenia albo karty martwego urodzenia, z adnotacją o sporządzeniu aktu z urzędu (i wybiera przy tym dziecku imię z urzędu), oraz informuje rodziców dziecka o jego sporządzeniu.
7. Zgłoszenia urodzenia przy użyciu usługi elektronicznej dokonują wyłącznie matka dziecka lub ojciec (którego ojcostwo jest prawnie ustalone w chwili dokonywania zgłoszenia), posiadający pełną zdolność do czynności prawnych. Zgłoszenia urodzenia przy użyciu usługi elektronicznej nie można dokonać przez pełnomocnika.
8. Jeżeli dziecko urodziło się w czasie trwania małżeństwa albo przed upływem trzystu dni od jego ustania lub unieważnienia, domniemywa się, że pochodzi ono od męża matki. Domniemania tego nie stosuje się, jeżeli dziecko urodziło się po upływie trzystu dni od orzeczenia separacji.
9. Odpis skrócony aktu urodzenia jest wydawany z urzędu po dokonaniu rejestracji w postaci papierowej i wysyłany pocztą na adres korespondencyjny lub w postaci elektronicznej opatrzony zaawansowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji opartą na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej przez skrzynkę ePUAP, w zależności od wyboru osoby dokonującej elektronicznego zgłoszenia urodzenia.
10. Kierownik urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia występuje o nadanie numeru PESEL i powiadamia osobę o nadaniu tego numeru. Powiadomienie o nadaniu numeru PESEL w postaci papierowej zostanie wysłane pocztą na adres korespondencyjny lub w postaci elektronicznej opatrzone zaawansowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji opartą na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej przez skrzynkę ePUAP, w zależności od wyboru osoby dokonującej elektronicznego zgłoszenia urodzenia.
11. Zameldowanie dziecka urodzonego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na pobyt stały lub czasowy następuje z dniem sporządzenia aktu urodzenia. Zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały jest wydawane z urzędu i w postaci papierowej zostanie wysłane pocztą na adres korespondencyjny lub w postaci elektronicznej opatrzone zaawansowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji opartą na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej przez skrzynkę ePUAP, w zależności od wyboru osoby dokonującej elektronicznego zgłoszenia urodzenia. 
12. Zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy jest wydawane na wniosek. 
13. Dokumenty wydawane po rejestracji, tj. odpis skrócony aktu urodzenia, powiadomienie o nadaniu numeru PESEL oraz zaświadczenie o zameldowaniu, mogą być odebrane osobiście w USC w Krakowie, przez osobę, która dokonała elektronicznego zgłoszenia urodzenia dziecka, jeżeli wnioskodawca dokona takiego wyboru na formularzu zgłoszenia urodzenia. 

Dokument wydany w postaci elektronicznej opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.

Sporządzenie aktu urodzenia – w następnym dniu roboczym po dniu zgłoszenia urodzenia.

Karta urodzenia/karta martwego urodzenia przekazana przez szpital lub inną jednostkę służby zdrowia.

1. Art. 13, 14, 20, 22, 29 ust. 3, 30, 31, 47, 52-61 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.
2. Art. 62, 72, 88, 89, 891 i 901 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy.
3. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.
5. Art. 35, 127 § 1 i 2, 127a oraz art. 129 § 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
6. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
7. Art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
8. Art. 17 ust. 1 pkt.1, art. 21, 29, 32 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.
9. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 4 stycznia 2012 r. w sprawie nadania lub zmiany numeru PESEL.

Informacja Administratora o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem można się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: sc.umk@um.krakow.pl.

Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania zaświadczeń i odpisów aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.

Dane są objęte rejestrem czynności przetwarzania pn. Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie.

Informujemy, że:

1. Ma Pani/Pan prawo dostępu do Swoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
2. Dane osobowe przechowywane są w przypadku aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego przez okres:
   1. 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia.
   2. 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
      Po upływie tych okresów akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do Archiwum Narodowego w Krakowie.
   3. Pozostałe dane osobowe są przechowywane odpowiednio przez:
      • 10 lat - Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg; Zmiany imion i nazwisk. Po 10 latach poddawane są brakowaniu.
      • 5 lat - Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego; Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca; Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą; Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego; Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego; Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego; Sprawy konsularne. Po 5 latach poddawane są brakowaniu.
      • Ponadto Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów przechowywana jest przez 25 lat, a następnie przekazywana do Archiwum Narodowego w Krakowie.
3. Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.
4. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.
6. Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
adres e-mail: iod@um.krakow.pl
adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków

• Pełna_treść_karty_usługi_SC-29.pdf