czcionka:
kontrast:
REFERAT ORGANIZACJI, ADMINISTRACJI I KONTAKTÓW Z MEDIAMI
Kierownik: Agnieszka Kasprzycka
ul. Czerwieńskiego 16, 31 - 319 Kraków, piętro I, pokój 134
tel: 12 616 - 61 - 45
Do zakresu działania Referatu Organizacji, Administracji i Kontaktów z Mediami należy:
1) z zakresu organizacji i zarządzania:
a) sporządzanie planu zasadniczych przedsięwzięć organizacyjnych, nadzór i koordynowanie jego realizacji,
b) opracowywanie dokumentów związanych z organizacją jednostki i ich bieżąca aktualizacja,
c) nadzór nad przygotowywaniem aktów wewnętrznych przez kierowników właściwych komórek organizacyjnych ZBK,
d) kompletowanie i przechowywanie dokumentów regulujących powstanie i działalność ZBK oraz aktów wewnętrznych,
e) koordynowanie działań niezbędnych dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania jednostki,
f) koordynowanie działań w zakresie udostępnienia informacji publicznej,
g) nadzór nad aktualizacją Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Krakowa z zakresu działania jednostki oraz strony internetowej ZBK,
h) sporządzanie pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Dyrektora ZBK dla pracowników oraz osób trzecich, prowadzenie ich rejestru,
i) przygotowywanie projektów pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Prezydenta Miasta Krakowa oraz udział w ich procedowaniu w UMK,
j) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz interpelacji i korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa, nadzór nad terminowością udzielania odpowiedzi oraz współpraca w tym zakresie z Biurem Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa i Wydziałem Organizacji i Nadzoru Urzędu Miasta Krakowa,
k) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych oraz nadzór nad terminowością realizacji zaleceń,
l) udzielanie odpowiedzi na wszelką korespondencję związaną z organizacją i funkcjonowaniem jednostki,
m) obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej ZBK,
n) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami wyposażenia ZBK i ubezpieczeniami na życie pracowników,
o) prowadzenie działań związanych z nieodpłatnym zatrudnieniem skazanych.
2) z zakresu prac administracyjnych:
a) obsługa sekretarska jednostki,
b) prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów służbowych,
c) prowadzenie działań związanych z eksploatacją pojazdów służbowych,
d) przyjmowanie i obsługa mieszkańców na stanowiskach informacyjno - podawczych,
e) obsługa stanowisk kancelaryjnych w zakresie dystrybucji korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,
f) zamawianie pieczątek, wizytówek, szyldów i tablic informacyjnych,
g) zamawianie i prowadzenie zakupu czasopism oraz wydawnictw fachowych,
h) zakup i wydawanie biletów MPK,
i) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania niezbędnych urządzeń technicznych będących na wyposażeniu ZBK,
j) zaspokojenie potrzeb transportowych i materiałowych jednostki,
k) prowadzenie magazynu podręcznego i bieżące zaopatrywanie pracowników
w materiały biurowe i wyposażenie,
l) znakowanie oraz ewidencja środków trwałych stanowiących wyposażenie obiektów biurowych ZBK,
m) obsługa rzeczowych składników majątkowych ZBK,
n) zapewnienie dozoru i ochrony oraz sprzątania obiektów biurowych ZBK,
o) prowadzenie działań związanych z udostępnieniem miejsc postojowych zlokalizowanych przy siedzibie ZBK.
3) z zakresu kontaktów z mediami:
a) reprezentowanie ZBK w kontaktach z mediami, kształtowanie pozytywnego wizerunku ZBK,
b) współpraca z mediami,
c) utrzymywanie pozytywnych relacji ze środowiskiem dziennikarskim, opracowywanie stałych, cyklicznych informacji prasowych oraz ekspediowanie ich do mediów,
d) opracowywanie i przekazywanie do mediów wyjaśnień, sprostowań, polemik, uzupełnień itp.,
e) koordynowanie współpracy jednostki z komórką organizacyjną Urzędu Miasta Krakowa odpowiedzialną za współpracę z mediami.
4) z zakresu spraw związanych z zabezpieczeniem ppoż. i obroną cywilną:
a) planowanie potrzeb w zakresie wyposażenia obiektów biurowych ZBK
w podręczny sprzęt gaśniczy i urządzenia p/poż, dopilnowanie przeprowadzenia kontroli, przeglądów technicznych, badań, pomiarów i konserwacji podręcznego sprzętu gaśniczego oraz urządzeń p/poż.,
b) nadzorowanie szkoleń okresowych w zakresie ochrony p/poż., zapobieganie pożarom oraz prowadzenie ewakuacji,
c) organizowanie szkoleń z zakresu obrony cywilnej,
d) prowadzenie dokumentacji oraz sprawozdań okresowych i rocznych z zakresu obrony cywilnej,
e) współpraca z Wydziałem Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego UMK i Zespołem Zarządzania Kryzysowego Miasta Krakowa,
f) opracowywanie i przesyłanie do Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego UMK rocznych sprawozdań z realizacji zadań obrony cywilnej i powszechnej samoobrony ludności,
g) prowadzenie działań związanych z obsługą Punktu „stałego dyżuru”.
5) z zakresu spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy:
a) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania zasad
i przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) dokonywanie okresowych analiz i ocen stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz sporządzanie w tym zakresie stosownych sprawozdań,
c) opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
d) udział w posiedzeniach Komisji ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy ZBK.
6) z zakresu zagadnień informatycznych:
a) zarządzanie, monitorowanie oraz rozwój sieci teleinformatycznej oraz zarządzanie siecią komputerową,
b) zarządzanie dostępem zdalnym do systemów informatycznych, dostępem do sieci Internet,
c) zarządzanie systemami baz danych oraz kontami dostępu do zasobów informatycznych ZBK,
d) zarządzanie portalami internetowymi w zakresie aktualności informacji i danych oraz prawidłowym ich funkcjonowaniem,
e) zarządzanie systemem ochrony przed szkodliwym oprogramowaniem urządzeń komputerowych oraz systemów informatycznych,
f) zarządzanie platformami sprzętowymi oraz systemami operacyjnymi w ZBK,
g) zarządzanie licencjami systemów operacyjnych, aplikacji biurowych, baz danych, oprogramowania specjalistycznego, antywirusowego, poczty elektronicznej itp.,
h) przygotowywanie planów rozwoju systemów informatycznych ZBK,
i) zarządzanie wsparciem technicznym w zakresie powierzonych zadań,
j) przygotowywanie specyfikacji technicznych dotyczących sprzętu i oprogramowania, prowadzenie dokumentacji i udział w czynnościach wynikających z realizacji procedur zamówień publicznych oraz umów, zleceń, zamówień w zakresie realizowanych zadań,
k) obsługa w zakresie bieżącego serwisowania sprzętu komputerowego oraz oprogramowania użytkowanego przez użytkowników ZBK,
l) utrzymywanie ciągłości pracy systemów informatycznych poprzez właściwą konfigurację, administrację, zarządzanie poprawkami do systemów informatycznych,
m) instalacja i konfiguracja oraz przekazywanie urządzeń komputerowych użytkownikom do eksploatacji,
n) przygotowywanie, realizacja oraz rozliczenie umów serwisowych i konserwacyjnych sprzętu komputerowego, drukującego,
o) analizowanie potrzeb użytkowników w zakresie sprzętu informatycznego,
p) analizowanie, planowanie i realizacja zakupów sprzętu komputerowego, części zamiennych do sprzętu komputerowego oraz oprogramowania,
q) administrowanie stroną internetową ZBK,
r) nadzór nad obsługą systemów informatycznych wykorzystywanych w ZBK, w tym Zintegrowanego Systemu Zarządzania Nieruchomościami GRANIT, Systemu Wspomagającego Zarządzanie ATLAS oraz innych,
s) zarządzanie serwerami,
t) regularne tworzenie kopii zapasowych zasobu danych oraz programów,
u) przygotowywanie przez Administratora Sieci Informatycznych (ASI) we współpracy z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji (ABI) instrukcji zarządzania systemami informatycznymi,
v) opracowywanie i wdrażanie procedur bezpieczeństwa w ramach działań Administratora Bezpieczeństwa Informacji – ABI,
w) przygotowanie polityki bezpieczeństwa informacji, nadzór nad stosowaniem środków ochrony oraz procedur bezpieczeństwa (ABI + ASI),
x) prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, nadzór nad zgodnym z prawem przetwarzaniem przez komórki organizacyjne ZBK baz danych osobowych i innych danych oraz informacji wymagających ochrony (ABI + ASI).
7) z zakresu prowadzenia archiwum:
a) przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od komórek organizacyjnych ZBK,
b) prowadzenie archiwum obejmującego dokumentację otrzymaną po zlikwidowanych Przedsiębiorstwach Gospodarki Mieszkaniowej: „Krowodrza”, „Podgórze”, „Śródmieście”, „Nowa Huta”,
c) opracowywanie przejętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie,
d) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
e) przekazywanie wybranych materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
f) inicjowanie brakowania dokumentów kategorii B, której okres przechowywania minął.
8) Koordynowanie zadań związanych z projektami unijnymi realizowanymi w ZBK.