REFERAT ORGANIZACJI I KADR - NA

Kierownik: Agnieszka Nowak

ul. Czerwieńskiego 16, 31 - 319 Kraków, piętro I, pok. 134
tel.: 12 61 - 66 - 145

Do zakresu działania Referatu Organizacji i Kadr należy:

1. z zakresu organizacji i zarządzania:
   1. sporządzanie planu zasadniczych przedsięwzięć organizacyjnych, nadzór i koordynowanie jego realizacji,
   2. opracowanie dokumentów związanych z organizacją jednostki i ich bieżąca aktualizacja,
   3. nadzór nad przygotowywaniem aktów wewnętrznych przez kierowników właściwych komórek organizacyjnych ZBK,
   4. kompletowanie i przechowywanie dokumentów regulujących powstanie i działalność ZBK oraz aktów wewnętrznych,
   5. koordynowanie działań niezbędnych dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania jednostki,
   6. koordynowanie działań w zakresie udostępnienia informacji publicznej,
   7. nadzór nad aktualizacją serwisu Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Krakowa z zakresu działania jednostki oraz aktualizacją strony internetowej ZBK,
   8. koordynowanie współpracy jednostki z Referatem Biuro Prasowe w Urzędzie Miasta Krakowa,
   9. koordynowanie zadań związanych z projektami unijnymi realizowanymi w ZBK,
   10. prowadzenie rejestru skarg, petycji, interpelacji i korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa, nadzór nad terminowością udzielania odpowiedzi oraz współpraca w tym zakresie z Biurem Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Krakowa i Wydziałem Organizacji i Nadzoru Urzędu Miasta Krakowa,
   11. prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych oraz nadzór nad terminowością realizacji zaleceń,
   12. prowadzenie wykazu funkcjonujących w ZBK rejestrów i ewidencji na podstawie bieżących zgłoszeń w tym zakresie dokonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne,
   13. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem ppoż., obroną cywilną, bezpieczeństwem i higieną pracy,
2. z zakresu prac administracyjnych:
   1. obsługa sekretarska jednostki,
   2. przyjmowanie i obsługa mieszkańców na stanowiskach informacyjno -podawczych,
   3. obsługa stanowisk kancelaryjnych w zakresie dystrybucji korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,
   4. obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej ZBK,
   5. bieżące zaopatrywanie pracowników w materiały biurowe i wyposażenie,
   6. zapewnienie utrzymania pomieszczeń jednostki w należytym stanie sanitarnym i porządkowym,
   7. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania niezbędnych urządzeń technicznych będących na wyposażeniu ZBK,
   8. zaspokojenie potrzeb transportowych i materiałowych jednostki,
   9. prowadzenie magazynu podręcznego,
   10. prowadzenie dokumentacji gospodarki materiałowej i transportowej,
   11. prowadzenie księgi inwentarzowej jednostki,
3. z zakresu prowadzenia archiwum:
   1. przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od komórek organizacyjnych ZBK,
   2. prowadzenie archiwum obejmującego dokumentację otrzymaną po zlikwidowanych Przedsiębiorstwach Gospodarki Mieszkaniowej: „Krowodrza", „Podgórze", „Śródmieście", „Nowa Huta",
   3. opracowywanie przejętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie,
   4. udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
   5. przekazywanie wybranych materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
   6. inicjowanie brakowania dokumentów kat. B, której okres przechowywania minął,
4. z zakresu zagadnień informatycznych:
   1. planowanie potrzeb w zakresie sprzętu i oprogramowania,
   2. realizacja zadań administratora sieci oraz bezpieczeństwa baz danych, obsługa użytkowników i sprzętu oraz ciągły nadzór nad prawidłowym działaniem sprzętu i oprogramowania komputerowego w ZBK oraz archiwizowanie danych z systemów informatycznych zgodnie z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi,
   3. instalacja programów, testowanie ich i prowadzenie szkoleń w zakresie obsługi projektów,
   4. wykonywanie niezbędnych prac związanych z optymalnym wykorzystaniem istniejącego oprogramowania oraz informacji zawartych w zbiorach dla celów analitycznych i bieżącego zarządzania,
   5. współpraca z obsługą serwisową,
   6. opracowanie i realizacja polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz opracowanie i wdrażanie procedur bezpieczeństwa,
   7. prowadzenie okresowych kontroli sprzętu komputerowego i sposobu korzystania z zainstalowanego oprogramowania,
   8. prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania,
   9. zapewnienie bezpieczeństwa sieci teleinformatycznej,
   10. nadzór nad zgodnym z prawem przetwarzaniem przez komórki organizacyjne ZBK baz danych osobowych i innych danych, informacji wymagających ochrony,
   11. nadzór nad obsługą systemów informatycznych wykorzystywanych w ZBK, w tym Zintegrowanego Systemu Zarządzania Nieruchomościami GRANIT.
5. z zakresu spraw osobowych:
   1. prowadzenie akt osobowych pracowników związanych z prowadzoną polityką kadrową ZBK,
   2. wydawanie zaświadczeń dotyczących zatrudnienia, duplikatów świadectw pracy, itp. dla obecnych i byłych pracowników ZBK,
   3. wykonywanie czynności pracodawcy z zakresu emerytur i rent pracowniczych,
   4. archiwizowanie akt pracowniczych oraz prowadzenie ewidencji tych akt,
   5. rozliczanie i ewidencja czasu pracy pracowników,
   6. nadzorowanie i kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy i przepisów prawa pracy,
   7. nadzorowanie i kontrolowanie prawidłowego wykorzystania zwolnień lekarskich,
   8. sporządzanie sprawozdań w sprawach dotyczących zatrudnienia pracowników,
   9. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi pracowników,
   10. prowadzenie spraw z zakresu obsługi zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
   11. sporządzanie planu zatrudnienia w jednostce,
   12. przygotowywanie umów cywilno-prawnych,
   13. prowadzenie spraw z zakresu szkoleń pracowników,
   14. opracowywanie projektów regulaminów pracy, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz innych uregulowań wewnętrznych wynikających z przepisów prawa pracy i przepisów pokrewnych,
   15. opracowywanie we współpracy z Referatem Finansowo - Księgowym regulaminu wynagrodzenia pracowników jednostki.