ZAPYTANIE OFERTOWE
na organizację delegacji przedstawicieli Gminy Miejskiej Kraków (GMK) do Amsterdamu (Holandia)w ramach projektu „Krakow Metropolitan Area for Business”
(Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego na lata: 2014-2020,
Oś priorytetowa 3: Przedsiębiorcza Małopolska, Działanie 3.3: Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki, Poddziałanie 3.3.1: Promocja gospodarcza Małopolski), współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
1. Nazwa i adres Zamawiającego:
Gmina Miejska Kraków
Plac Wszystkich Świętych 3-4
31-004 Kraków
NIP: 676-101-37-17
2. Finansowanie:
Przedmiot zamówienia będzie współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach projektu „Krakow Metropolitan Area for Business”, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata: 2014-2020 (Oś priorytetowa 3: Przedsiębiorcza Małopolska, Działanie 3.3: Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki, Poddziałanie 3.3.1: Promocja gospodarcza Małopolski).
3. Tryb udzielania zamówienia:
Zamówienie udzielane jest w oparciu o zasadę konkurencyjności określoną w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” zatwierdzonych przez Ministra Inwestycji i Rozwoju.
Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
Zapytanie ofertowe prowadzone jest zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i jest opublikowane: w bazie konkurencyjności i na stronie BIP Zamawiającego.
4. Informacje o projekcie „Krakow Metropolitan Area for Business” (KMA4Business):
Projekt obejmuje zintegrowaną promocję gospodarczą potencjału gospodarczego Małopolski, w szczególności Krakowskiego Obszaru Funkcjonalnego (KrOF), realizowaną
w formie szeroko zakrojonej bezpośredniej promocji oraz kampanii wizerunkowej potencjału gospodarczego regionu/KrOF w kraju i na arenie międzynarodowej.
Założenia projektu koncentrują się wokół zainteresowania polskich i zagranicznych firm inwestycjami w regionie i pobudzenie eksportu produktów oraz usług.
Efektem projektu będzie zintegrowanie wysiłków partnerów publicznych i organizacji okołobiznesowych na rzecz stworzenia wspólnego przekazu na zewnątrz o atrakcyjnych
i konkurencyjnych warunkach do lokowania się nowych inwestorów w Małopolsce/KrOF
i wzmacniania wizerunku tego miejsca jako dobrej lokalizacji dla inwestycji, wyróżniającego się różnorodnością propozycji inwestycyjnych, zaspokajającego oczekiwania najbardziej wymagających inwestorów
5. Opis przedmiotu zamówienia:
Kod CPV
Przedmiot główny: 79997000-9 „Usługi organizowania podróży służbowych”
Przedmioty dodatkowe: 63515000-2 „Usługi podróżne”; 63510000-7 „Usługi biur podróży i podobne”
1) Ogólny przedmiot zamówienia:
Organizacja delegacji przedstawicieli Gminy Miejskiej Kraków (GMK) w prezentacji gospodarczej w Amsterdamie (Holandia) w ramach projektu "Krakow Metropolitan Area for Business (KMA4Business)
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Zamówienie obejmuje organizację delegacji dla trzech przedstawicieli Gminy Miejskiej Karków w dniach 7 - 10 listopada 2022 r. w Amsterdamie. Przedstawiciele GMK będą brać udział w prezentacji gospodarczej.
Podczas delegacji Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom delegacji: przelotu na trasie Kraków-Amsterdam-Kraków, transportu lokalnego, noclegów oraz ubezpieczenia. Poza tym Wykonawca jest zobowiązany do wyznaczenia Koordynatora, tj. osoby nadzorującej wykonanie umowy.
Harmonogram realizacji zamówienia:
1) Zapewnienie przelotów dla członków delegacji na trasie Kraków-Amsterdam-Kraków:
2) Zapewnienie transportu lokalnego w Amsterdamie dla członków delegacji:
3) Zapewnienie noclegów w Amsterdamie dla członków delegacji:
4) Zapewnienie ubezpieczenia na czas delegacji dla członków delegacji:
– KL – do kwoty 30.000 EUR (słownie: trzydziestu tysięcy euro 00/100),
– NNW – do kwoty 50.000 PLN (słownie: pięćdziesięciu tysięcy złotych 00/100),
– BG – do kwoty 2.500 PLN (słownie: dwa tysiące pięćset złotych 00/100).
- zakup polis dla osób delegowanych nastąpi po uzyskaniu uprzedniej akceptacji propozycji, której Gmina dokona w terminie do 3 dni roboczych od daty przesłania jej przez Wykonawcę szczegółów dotyczących warunków ubezpieczenia;
- dostarczenie Gminie potwierdzenia dokonania zakupu oraz polis dla osób delegowanych winno nastąpić niezwłocznie po ich zakupie, jednak nie później niż do 30 października 2022 r. do godz. 14:00.
Zamówienie będzie realizowane przez Wykonawcę od dnia zawarcia umowy
z Zamawiającym do dnia 10 listopada 2022 roku.
6) Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań
w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
Warunek udziału w postępowaniu zostanie oceniony w formule „spełnia / nie spełnia” na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia – wypełniony Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Wykonawca, który nie spełni warunku udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
Wykonawca wykaże, że jest podmiotem uprawnionym do organizowania imprez turystycznych, tj. wpisanym do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych, o którym mowa w art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (Dz. U. z 2022 r., poz. 511).
Warunek udziału w postępowaniu zostanie oceniony w formule „spełnia / nie spełnia” na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia – wypełniony Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. Wykonawca, który nie spełni warunku udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
Warunek udziału w postępowaniu zostanie oceniony w formule „spełnia / nie spełnia” na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia – wypełniony Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. Wykonawca, który nie spełni warunku udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
7. Kryteria oceny ofert, ich znaczenie oraz sposób oceny ofert:
Oferty będą oceniane według następujących kryteriów:
C – cena – waga kryterium: 100%
Liczba punktów uzyskanych w kryterium (C) cena będzie obliczana zgodnie z poniższym wzorem:
C min
C = ---------- x 100 pkt
C bad
gdzie:
C min – najniższa cena spośród badanych ofert,
C bad – cena oferty badanej,
C – liczba punktów badanej oferty w kryterium (C) cena, przy czym 1 pkt odpowiada 1%
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów (C)
8. Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
Ofertę należy złożyć w PLN. Rozliczenia z Wykonawcą będą prowadzone w PLN.
Oferta powinna być:
Załącznik nr 1: formularz oferty
Załącznik nr 2: oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
Załącznik nr 3: oświadczenie o posiadanych uprawnieniach
Załącznik nr 4: oświadczenie o sytuacji ekonomicznej i finansowej
Załącznik nr 5: oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO
Załącznik nr 6: Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia
Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
W przypadku braków w ofercie lub wątpliwości, Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę do uzupełnienia oferty lub złożenia wyjaśnień we wskazanym przez siebie terminie.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
9. Termin i forma składania ofert:
Oferty należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Zamawiającego: pi.umk@um.krakow.pl do dnia 28.09.2022 r. (środa) do godziny 24:00.
Zamawiający informuje, iż będzie brał pod uwagę jedynie oferty, które w powyższym terminie wpłyną na serwer Zamawiającego.
Osobą do kontaktu ze strony Zamawiającego jest:
Filip Jarmakowski, e-mail: filip.jarmakowski@um.krakow.pl
10. Informacje pozostałe:
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia postępowania również w przypadku złożenia/wpłynięcia tylko jednej oferty.
Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od niniejszego postępowania bez wyłonienia Wykonawcy i bez podawania przyczyn.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy lub zlecenia usług w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.
Potencjalni Wykonawcy nie będą uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi wobec Zamawiającego w związku z niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów i szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez niego od postępowania lub wyboru innego Wykonawcy.
11. Wykaz załączników będących integralną częścią zapytania ofertowego:
Załącznik nr 1: formularz oferty
Załącznik nr 2: oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
Załącznik nr 3: oświadczenie o posiadanych uprawnieniach
Załącznik nr 4: oświadczenie o sytuacji ekonomicznej i finansowej
Załącznik nr 5: oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO
Załącznik nr 6: Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w celu związanym
z postępowaniem o udzielenie zamówienia
Załącznik nr 5: wzór umowy z załącznikiem
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego – wzór