ZAPYTANIE OFERTOWE
na organizację dwóch prezentacji gospodarczych promujących małopolską gospodarkę
w brytyjskich centrach obsługi inwestycyjnej firm,
w ramach projektu „Krakow Metropolitan Area for Business”
(Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego na lata: 2014-2020,
Oś priorytetowa 3: Przedsiębiorcza Małopolska, Działanie 3.3: Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki, Poddziałanie 3.3.1: Promocja gospodarcza Małopolski), współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
1. Nazwa i adres Zamawiającego:
Gmina Miejska Kraków
Plac Wszystkich Świętych 3-4
31-004 Kraków
NIP: 676-101-37-17
2. Finansowanie:
Przedmiot zamówienia będzie współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach projektu „Krakow Metropolitan Area for Business”, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata: 2014-2020 (Oś priorytetowa 3: Przedsiębiorcza Małopolska, Działanie 3.3: Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki, Poddziałanie 3.3.1: Promocja gospodarcza Małopolski).
3. Tryb udzielania zamówienia:
Zamówienie udzielane jest w oparciu o zasadę konkurencyjności określoną w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” zatwierdzonych przez Ministra Inwestycji i Rozwoju.
Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
Zapytanie ofertowe prowadzone jest zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i jest opublikowane: w bazie konkurencyjności i na stronie BIP Zamawiającego.
4. Informacje o projekcie „Krakow Metropolitan Area for Business” (KMA4Business):
Projekt obejmuje zintegrowaną promocję gospodarczą potencjału gospodarczego Małopolski, w szczególności Krakowskiego Obszaru Funkcjonalnego (KrOF), realizowaną
w formie szeroko zakrojonej bezpośredniej promocji oraz kampanii wizerunkowej potencjału gospodarczego regionu/KrOF w kraju i na arenie międzynarodowej.
Założenia projektu koncentrują się wokół zainteresowania polskich i zagranicznych firm inwestycjami w regionie i pobudzenie eksportu produktów oraz usług.
Efektem projektu będzie zintegrowanie wysiłków partnerów publicznych i organizacji okołobiznesowych na rzecz stworzenia wspólnego przekazu na zewnątrz o atrakcyjnych
i konkurencyjnych warunkach do lokowania się nowych inwestorów w Małopolsce/KrOF
i wzmacniania wizerunku tego miejsca jako dobrej lokalizacji dla inwestycji, wyróżniającego się różnorodnością propozycji inwestycyjnych, zaspokajającego oczekiwania najbardziej wymagających inwestorów.
5. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Ogólny przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwóch prezentacji gospodarczych promujących małopolską gospodarkę w brytyjskich centrach obsługi inwestycyjnej firm.
2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Zamówienie obejmuje kompleksową organizację dwóch prezentacji potencjału gospodarczego i innowacyjnego Krakowa i Krakowskiego Obszaru Funkcjonalnego adresowanych do globalnych instytucji opiniotwórczych, firm poszukujących nowych miejsc inwestycyjnych oraz środowisk posiadających autorytet wśród globalnych inwestorów, w centrach obsługi inwestycyjnej firm w Londynie (Wielka Brytania).
Terminy prezentacji: druga połowa listopada 2019 r. (w dwóch następujących po sobie dniach). Preferowane terminy: 19 i 20.11.2019 r.
Prezentacje, adresowane do grupy 15-20 osób/każda.
Zamawiający dopuszcza organizowanie prezentacji w siedzibach firm, w wynajętej Sali lub podczas wydarzeń biznesowych typu konferencje, fora, kongresy itp., odbywających się w tym czasie w Londynie.
Kod CPV: 79900000-3 Różne usługi branżowe i podobne
Realizacja przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę obejmuje w szczególności:
1. Zapewnienie jednego eksperta (mentora, prelegenta) z Krakowa lub Małopolski, który posiada wiedzę praktyczną z zakresu funkcjonowania biznesu i inwestycji w regionie.
Do zadań eksperta będzie należało:
a) opracowanie we współpracy z Zamawiającym materiałów do prezentacji gospodarczej;
b) przygotowanie prezentacji w nowoczesnej formie, z zastosowaniem znaków i linii graficznej Zamawiającego;
c) udział w prezentacjach polegający na przedstawieniu (wygłoszeniu) prezentacji podczas spotkań, moderowaniu dyskusji;
d) opracowanie raportu po-prezentacyjnego pod kątem osiągniętych efektów
i zakładanych rezultatów (treść i forma prezentacji doradczej oraz raportu po-prezentacyjnego będzie uzgodniona z Zamawiającym dla zachowania jednolitego przekazu promocyjnego zarówno w warstwie merytorycznej jak i wizualnej).
2. Zaproszenie gości na każdą z prezentacji w ilości 15-20 osób, po uzgodnieniu
z Zamawiającym.
3. Pełna obsługa prezentacji:
a) zapewnienie sali (do 25 osób) wraz ze sprzętem (rzutnik, laptop/komputer, ekran, nagłośnienie, itp.) oraz asysta osoby do obsługi;
b) zapewnienie kateringu dla uczestników spotkania w formie kawy, herbaty, wody, słodkich i słonych przekąsek;
c) zapewnienie usługi tłumaczeniowej (język polski i angielski);
d) zapewnienie wejściówek dla trzech przedstawicieli Zamawiającego oraz eksperta,
w przypadku, gdy prezentacja będzie odbywać się podczas wydarzenia biznesowego.
Ponadto do zadań Wykonawcy należy:
1. Pokrycie wszelkich kosztów udziału eksperta w prezentacji tj. w szczególności: transport na trasie Kraków – Londyn - Kraków, transport lokalny, hotel, wyżywienie, ubezpieczenie, wynagrodzenie. Wynagrodzenie eksperta musi obejmować nabycie majątkowych praw autorskich do wszelkich utworów wytworzonych przez niego
w ramach realizacji przedmiotu umowy w celu późniejszego wykorzystywania tych utworów przez Zamawiającego.
2. Pokrycie wszelkich innych kosztów organizacji prezentacji, w szczególności: podatku
u źródła, podatków i opłat lokalnych.
3) Informacje dodatkowe:
W prezentacjach będą uczestniczyć 3 (trzej) przedstawiciele Zamawiającego (Gminy Miejskiej Kraków). Organizacja delegacji (tj. przeloty, transport lokalny, noclegi, ubezpieczenie) przedstawicieli Zamawiającego nie jest przedmiotem niniejszego postępowania i nie należy ujmować tych kosztów w swojej ofercie.
Przedstawiciele Zamawiającego będą w Londynie w drugiej połowie listopada (przez cztery następujące po sobie dni).
UWAGA: jeśli Wykonawca zaplanuje przeprowadzenie prezentacji gospodarczych podczas wydarzeń biznesowych typu konferencje, fora, kongresy itp., odbywających się w tym czasie w Londynie, musi ująć (oszacować) w swojej ofercie koszty udziału przedstawicieli Zamawiającego (np. płatne wejściówki, bilety wstępu itp.).
Harmonogram realizacji zamówienia:
Zamówienie będzie realizowane przez Wykonawcę od dnia zawarcia umowy
z Zamawiającym do 29.11.2019 r., tj.:
a) czynności związane z opracowaniem materiałów do prezentacji, przygotowaniem prezentacji w uzgodnieniu z Zamawiającym, rezerwacja Sali/sal, ewentualny zakup wejściówek, zaproszenie gości w uzgodnieniu z Zamawiającym – w terminie od dnia zawarcia umowy do połowy listopada 2019 r.,
b) czynności związane z pełną obsługą prezentacji oraz ich wygłoszenie przez eksperta, sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu raportu po-prezentacyjnego –
w terminie od połowy listopada 2019 r. do 29 listopada 2019 r.
6. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
1) Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo ani kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań
w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Warunek udziału w postępowaniu zostanie oceniony w formule „spełnia / nie spełnia” na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia – wypełniony Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Wykonawca, który nie spełni warunku udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
2) Posiadają doświadczenie w realizacji podobnych zamówień/zleceń, tj.
wykażą, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert do niniejszego zapytania ofertowego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zorganizowali co najmniej jedno spotkanie z udziałem minimum
10 przedstawicieli firm działających na rynku brytyjskim;
Warunek udziału w postępowaniu zostanie oceniony w formule „spełnia / nie spełnia” na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia – wypełniony Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego i dokumentów (np. referencji, informacji prasowych, linku do strony internetowej) potwierdzających, że spotkanie zostało zorganizowane przez Wykonawcę. Wykonawca, który nie spełni warunku udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
3) Dysponują osobą zdolną do wykonania zamówienia, tj.
jednym ekspertem z Krakowa lub Małopolski posiadającym doświadczenie
w wygłoszeniu co najmniej jednej prezentacji biznesowej dla minimum 10 osób -
w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert do niniejszego zapytania ofertowego; ekspert powinien posługiwać się płynnie językiem angielskim,
Warunek udziału w postępowaniu zostanie oceniony w formule „spełnia / nie spełnia” na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia – wypełniony Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego i dokumentów (np. referencji, informacji prasowych, linku do strony internetowej) potwierdzających, że ekspert wygłosił wskazaną w oświadczeniu prezentację. Wykonawca, który nie spełni warunku udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
4) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na prawidłowe zrealizowanie przedmiotu zamówienia.
Warunek udziału w postępowaniu zostanie oceniony w formule „spełnia / nie spełnia” na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia – wypełniony Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego. Wykonawca, który nie spełni warunku udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
7. Kryteria oceny ofert, ich znaczenie oraz sposób oceny ofert:
Oferty będą oceniane według następujących kryteriów:
C – cena – waga kryterium: 60%
D – dodatkowe doświadczenie eksperta skierowanego do realizacji zamówienia – waga kryterium: 40%
Liczba punktów uzyskanych w kryterium (C) cena będzie obliczana zgodnie z poniższym wzorem:
C min
C = ---------- x 60 pkt
C bad
gdzie:
C min – najniższa cena spośród badanych ofert,
C bad – cena oferty badanej,
C – liczba punktów badanej oferty w kryterium (C) cena, przy czym 1 pkt odpowiada 1%
Liczba punktów uzyskanych w kryterium (D) dodatkowe doświadczenie eksperta skierowanego do realizacji zamówienia, będzie obliczana w następujący sposób:
Za wykazanie dodatkowego doświadczenia eksperta skierowanego do realizacji zamówienia, o którym mowa w pkt 6 ppkt. 2), w wygłoszeniu prezentacji biznesowej dla minimum 10 osób, Wykonawca otrzyma następującą liczbę punktów:
1 dodatkowa* prezentacja – 10 pkt
2 dodatkowe* prezentacje – 20 pkt
3 dodatkowe* prezentacje – 30 pkt
4 dodatkowe* prezentacje – 40 pkt
*dodatkowa/dodatkowe prezentacja/prezentacje ponad minimum wymagane na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 6 ppkt. 2) powyżej.
UWAGA: w celu uzyskania punktów w kryterium D – Wykonawca musi przedłożyć wraz z ofertą wypełniony Załącznik nr 8 do niniejszego zapytania ofertowego!
D – liczba punktów badanej oferty w kryterium dodatkowe doświadczenie eksperta skierowanego do realizacji zamówienia, przy czym 1 pkt odpowiada 1%.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów (P) z obu kryteriów oceny ofert (C + D).
8. Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
Ofertę należy złożyć w PLN. Rozliczenia z Wykonawcą będą prowadzone w PLN.
Oferta powinna być:
1) sporządzona zgodnie z załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego:
a) Załącznik nr 1: formularz oferty
b) Załącznik nr 2: oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
c) Załącznik nr 3: oświadczenie o realizacji podobnych zamówień/zleceń
d) Załącznik nr 4: oświadczenie o dysponowaniu osobą zdolną do wykonania zamówienia
e) Załącznik nr 5: oświadczenie o sytuacji ekonomicznej i finansowej
f) Załącznik nr 6: oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO
g) Załącznik nr 7: Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia
h) Załącznik nr 8: Oświadczenie o dodatkowym doświadczeniu eksperta
2) kompletna, tj. zawierać wypełnione wszystkie elementy wymagane w zapytaniu ofertowym i być zgodna z jego treścią,
3) podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy
w postępowaniu.
Do oferty należy dołączyć dokumenty, na potwierdzenie spełnienia warunku o którym mowa w pkt 6 ppkt 2) i 3) niniejszego zapytania ofertowego. Wykonawca nie dołącza dokumentów w sytuacji, gdy w Załączniku nr 3 i 4 wskaże np. link do strony internetowej pod którym można znaleźć informacje, że Wykonawca spełnił stawiane warunki udziału
w postępowaniu.
Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
W przypadku braków w ofercie lub wątpliwości, Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę do uzupełnienia oferty lub złożenia wyjaśnień we wskazanym przez siebie terminie.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
9. Termin i forma składania ofert:
Oferty należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Zamawiającego: pi.umk@um.krakow.pl do dnia 07.11.2019 r. (czwartek) do godziny 24:00.
Zamawiający informuje, iż będzie brał pod uwagę jedynie oferty, które w powyższym terminie wpłyną na serwer Zamawiającego.
Osobą do kontaktu ze strony Zamawiającego jest:
Dominika Urbańska, e-mail: dominika.urbanska@um.krakow.pl
10. Informacje pozostałe:
1) Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.
2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia postępowania również
w przypadku złożenia/wpłynięcia tylko jednej oferty.
3) Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od niniejszego postępowania bez wyłonienia Wykonawcy i bez podawania przyczyn.
4) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy lub zlecenia usług
w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.
5) Potencjalni Wykonawcy nie będą uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi wobec zamawiającego w związku
z niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów
i szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez niego od postępowania lub wyboru innego Wykonawcy.
6) Zapisy umowy pomiędzy Zamawiającym a wybranym Wykonawcą niniejszego zamówienia będą zgodne z zasadami określonymi w Zarządzeniu nr 2287/2019 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 10.09.2019 r. w sprawie prowadzenia Generalnego Rejestru Umów i Zleceń:(https://www.bip.krakow.pl/?dok_id=115164).
11. Wykaz załączników będących integralną częścią zapytania ofertowego:
Załącznik nr 1: formularz oferty
Załącznik nr 2: oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
Załącznik nr 3: oświadczenie o realizacji podobnych zamówień/zleceń
Załącznik nr 4: oświadczenie o dysponowaniu osobą zdolną do wykonania zamówienia
Załącznik nr 5: oświadczenie o sytuacji ekonomicznej i finansowej
Załącznik nr 6: oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych
przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO
Załącznik nr 7: Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w celu związanym
z postępowaniem o udzielenie zamówienia
Załącznik nr 8: Oświadczenie o dodatkowym doświadczeniu eksperta
Fromularz oferty - ze wszystkimi załącznikami