1. Rejestr Zarządzeń Dyrektora Galerii - przechowywany w formie aktowej, udostępniane w Sekretariacie, po uzyskaniu przez osobę zainteresowaną pisemnej zgody Dyrektora na wniosek składany w sekretariacie Galerii, Rynek Główny 20, 31-008 Kraków
2. Rejestr Umów - dane przechowywane w formie aktowej i elektronicznej udostępniane w udostępniane w Sekretariacie, po uzyskaniu przez osobę zainteresowaną pisemnej zgody Dyrektora na wniosek składany w sekretariacie Galerii, Rynek Główny 20, 31-001 Kraków
3. Ewidencja akt osobowych i płacowych przechowywana w formie aktowej, udostępniane przez Księgowość, po uzyskaniu przez osobę zainteresowaną pisemnej zgody Dyrektora na wniosek składany w sekretariacie Galerii, Zabytkowy Budynek Dworca Głównego, Pl. Jana Nowaka Jeziorańskiego3, 31-154 Kraków
4. Archiwum Zakładowe, możliwość dostępu po wcześniejszym umówieniu - dokumenty przechowywane są w formie aktowej, udostępniane pod nadzorem archiwisty, po uzyskaniu przez osobę zainteresowaną pisemnej zgody Dyrektora na wniosek składany w sekretariacie Galerii, Rynek Główny 20, 31-008 Kraków.
5. Rejestr Pełnomocnictw - przechowywany w formie aktowej i elektronicznej udostępniane w udostępniane w Sekretariacie, po uzyskaniu przez osobę zainteresowaną pisemnej zgody Dyrektora na wniosek składany w sekretariacie Galerii, Rynek Główny 20, 31-008 Kraków
5. Sprawozdania merytoryczne z działalności Galerii, przechowywane w formie aktowej i elektronicznej udostępniane w udostępniane w Sekretariacie, po uzyskaniu przez osobę zainteresowaną pisemnej zgody Dyrektora na wniosek składany w sekretariacie Galerii, Rynek Główny 20, 31-008 Kraków