Wydział Spraw Administracyjnych

Referat Organizacyjny
Symbol: SA-01
Adres siedziby: Aleja Powstania Warszawskiego 10, 31-549 Kraków
Telefon: 12-616-9313
Faks: 12-616-9153
Kontakt:www.bip.krakow.pl/idz
Kierownik Referatu: Marta Sypień

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (SA-01) należy:
1) Prowadzenie Sekretariatu i obsługi administracyjno-biurowej Wydziału, obsługa podsystemu ?Rejestracja i Śledzenie Spraw Urzędu? oraz elektronicznej skrzynki Wydziału.
2) Opracowywanie wniosków do projektów planów społeczno-gospodarczych Miasta, opracowywanie sprawozdań z realizacji zadań wynikających z przyjętych programów rocznych.
3) Opracowywanie wniosków do projektu budżetu Miasta w układzie zadań budżetowych, wprowadzanie projektów planów budżetu oraz miesięcznie sprawozdań do systemu informatycznego oraz koordynacja i nadzór nad realizacją budżetu Wydziału, według zadań i klasyfikacji budżetowej.
4) Sporządzenie harmonogramów dochodów i wydatków, dokonywanie korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań wg harmonogramów, opracowywanie prognoz dochodów i wydatków, obsługa aplikacji PF PRO.
5) Prowadzenie ewidencji umów, rachunków, faktur, obsługa systemów GRU i WYBUD.
6) Monitorowanie czasu pracy w systemie RCP dla potrzeb analiz pracy Wydziału.
7) Sporządzanie analiz statystycznych w zakresie działania Wydziału.
8) Przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania zadań innym podmiotom, w tym w trybie ustawy o zamówieniach publicznych.
9) Opracowanie planów zamówień publicznych Wydziału oraz obsługa aplikacji SOZP,
10) Opracowywanie projektów zarządzeń, pism okólnych Prezydenta Miasta Krakowa oraz sporządzanie informacji o ich wykonaniu.
11) Opracowywanie informacji o realizacji poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa i Dyrektora Magistratu.
12) Opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń oraz pism okólnych Dyrektora Wydziału, kontrola ich wykonania.
13) Załatwianie bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonania.
14) Prowadzenie spraw osobowych pracowników Wydziału, tj. zakresów czynności, list obecności, książki wyjść służbowych i prywatnych, rejestru godzin nadliczbowych, rejestracji krajowych wyjazdów służbowych.
15) Sporządzanie wniosków o wypłatę stałych i zmiennych składników wynagrodzeń.
16) Przygotowanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Wydziale.
17) Opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa z wykorzystaniem systemu informatycznego SWPU. Prowadzenie i aktualizacja wydziałowego rejestru udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw.
18) Koordynacja przygotowania projektów kart usług/instrukcji postępowania określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału. Prowadzenie rejestru kart usług/ instrukcji postępowania Wydziału.
19) Prowadzenie ewidencji środków trwałych dla wszystkich lokalizacji Wydziału oraz ewidencji ilościowej i ilościowo ? wartościowej pozostałych środków trwałych dla budynku przy Al. Powstania Warszawskiego 10, bieżące monitorowanie stanu ewidencji składników majątkowych Wydziału w aplikacji ST.
20) Prowadzenie ewidencji sprzętu użyczonego dla realizacji zadań w zakresie wydawania dowodów osobistych i ewidencji ludności. Uczestniczenie w inwentaryzacji sprzętu użyczonego.
21) Prowadzenie biblioteki wydziałowej.
22) Sporządzanie sprawozdań dot. udzielania pomocy publicznej.
23) Prowadzenie wydziałowego rejestru petycji, skarg, wniosków, interpelacji oraz wniosków, postulatów posłów i senatorów dotyczących zadań Wydziału.
24) Prowadzenie wydziałowego rejestru pieczęci.
25) Sporządzanie zamówień na materiały biurowe, druki, środki trwałe, sprzęt i wyposażenie oraz bilety komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich prawidłowym wykorzystaniem.
26) Przygotowywanie materiałów i informacji prasowych, współpraca z Biurem Prasowym.
27) Koordynacja zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w BIP oraz MPI, nadzór nad kompletnością informacji i aktualnością danych, dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron.
28) Współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością wg normy ISO 9001oraz ISO 27001, realizacja zadań w tym zakresie.
29) Sporządzanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji SEZAM. Monitorowanie stosowania Polityki Bezpieczeństwa Informacji.
30) Potwierdzanie profilu zaufanego ePUAP.
31) Prowadzenie spraw dotyczących opracowania planu wykorzystania bazy magazynowo-handlowej Gminy Miejskiej Kraków do zaopatrzenia mieszkańców, dokonywanie aktualizacji danych zawartych w planie.
32) Obsługa organizacyjna przygotowania i przeprowadzenia spisu powszechnego ludności i mieszkań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.



Wstecz