Wydział Spraw Administracyjnych

Referat Organizacyjny
Symbol: SA-01
Adres siedziby: Al. Powstania Warszawskiego 10, 31-549 Kraków
Telefon: 12-616-9313
Faks: 12-616-9153
Kontakt:www.bip.krakow.pl/idz
Kierownik Referatu: Marta Sypień

Zakres działania:
1. Prowadzenie Sekretariatu i obsługi administracyjno-biurowej Wydziału, obsługa podsystemu -Rejestracja i Śledzenie Spraw Urzędu oraz elektronicznej skrzynki Wydziału.
2. Opracowywanie wniosków do projektów planów społeczno-gospodarczych Miasta, opracowywanie sprawozdań z realizacji zadań wynikających z przyjętych programów rocznych.
3. Opracowywanie wniosków do projektu budżetu Miasta w układzie zadań budżetowych, wprowadzanie projektów planów budżetu oraz miesięcznie KMW do Systemu Wspomagania Budżetu Zadaniowego, sporządzanie sprawozdań oraz koordynacja i nadzór nad realizacją budżetu Wydziału, według zadań i klasyfikacji budżetowej.
4. Sporządzenie harmonogramów dochodów i wydatków, dokonywanie korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań wg harmonogramów, opracowywanie prognoz dochodów i wydatków, obsługa aplikacji PF PRO.
5. Prowadzenie ewidencji umów, rachunków, faktur, obsługa systemów GRU i WYBUD
6. Monitorowania czasu pracy w Systemie Zarządzania Kosztami Zadań dla potrzeb analiz pracy Wydziału.
7. Sporządzanie analiz statystycznych w zakresie działania Wydziału
8. Przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania zadań innym podmiotom, w tym w trybie ustawy o zamówieniach publicznych.
9. Opracowanie planów zamówień publicznych Wydziału oraz obsługa aplikacji SZOP.
10. Opracowywanie projektów zarządzeń, pism okólnych Prezydenta Miasta Krakowa oraz sporządzanie informacji o ich wykonaniu.
11. Opracowywanie informacji o realizacji poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa i Dyrektora Magistratu.
12. Opracowywanie zarządzeń wewnętrznych, poleceń oraz pism okólnych Dyrektora Wydziału oraz kontrola ich wykonani
13. Załatwianie bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonania.
14. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Wydziału tj. zakresów czynności, list obecności, książki wyjść służbowych, rejestru godzin nadliczbowych, rejestracji krajowych wyjazdów służbowych.
15. Sporządzanie wniosków o wypłatę stałych i zmiennych składników wynagrodzeń.
16. Przygotowanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Wydziale.
17. Prowadzenie i aktualizacja wydziałowego rejestru udzielonych przez Prezydenta Miasta rakowa upoważnień i pełnomocnictw.
18. Koordynacja przygotowania projektów procedur zewnętrznych i wewnętrznych określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału. Prowadzenie rejestru procedur zewnętrznych i wewnętrznych Wydziału.
19. Prowadzenie księgi inwentarzowej środków trwałych dla wszystkich lokalizacji Wydziału oraz pozostałych środków dla budynku przy Al. Powstania Warszawskiego 10.
20. Prowadzenie ewidencji sprzętu użyczonego dla realizacji zadań w zakresie wydawania dowodów osobistych. Przeprowadzanie inwentaryzacji sprzętu użyczonego.
21. Prowadzenie zbioru aktów normatywnych, biblioteki wydziałowej.
22. Sporządzanie sprawozdań dot. udzielania pomocy publicznej.
23. Prowadzenie wydziałowego rejestru skarg, wniosków, interpelacji oraz wniosków, postulatów posłów i senatorów dotyczących zadań Wydziału.
24. Prowadzenie wydziałowego rejestru pieczęci.
25. Sporządzanie zamówień na materiały biurowe, druki, środki trwałe, sprzęt i wyposażenie oraz bilety komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich prawidłowym wykorzystaniem.
26. Przygotowywanie materiałów i informacji prasowych, współpraca z Biurem Prasowym .
27. Koordynacja zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w BIP oraz MPI, nadzór nad kompletnością informacji i aktualnością danych, dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron.
28. Współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością wg normy ISO 9001:2008 oraz realizacja zadań w tym zakresie.
29. Sporządzanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji SEZAM. Monitorowanie stosowania Polityki Bezpieczeństwa Informacji.
30. Prowadzenie spraw dotyczących opracowania planu wykorzystania bazy magazynowo - handlowej Gminy Kraków do zaopatrzenia mieszkańców, dokonywanie aktualizacji danych zawartych w planie.
31. Obsługa organizacyjna przygotowania i przeprowadzenia spisu powszechnego ludności i mieszkań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.


Wstecz