Kancelaria Rady Miasta i Dzielnic Krakowa

Referat Organizacyjny
Symbol: BR-02
Adres siedziby: Plac Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków
Telefon: 12-616-1539
Kontakt:www.bip.krakow.pl/idz
Kierownik Referatu: Dorota Zydroń

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (BR-02) należy:


1. Organizacja oraz obsługa kancelaryjno-biurowa spotkań Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa lub w jego imieniu Wiceprzewodniczących Rady Miasta Krakowa /radnych ze środowiskami społeczno-zawodowymi, przedstawicielami instytucji, organizacji politycznych i zawodowych, społecznościami lokalnymi.
2. Przygotowywanie udziału Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa lub w jego imieniu Wiceprzewodniczących Rady Miasta Krakowa/radnych w oficjalnych spotkaniach, uroczystościach państwowych i miejskich, imprezach okolicznościowych i innych wystąpieniach publicznych.
3. Organizacja konferencji, narad, szkoleń.
4. Kompletowanie i aktualizacja informacji osobowych dotyczących radnych niezbędnych dla prawidłowej obsługi zadań należących do zakresu działania Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa.
5. Opracowywanie oraz nadawanie stosownego biegu korespondencji Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa w zakresie honorowych patronatów oraz pism okolicznościowych.
6. Prowadzenie sekretariatu Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa oraz Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa.
7. Prowadzenie spraw osobowych Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa (w tym: etatyzacja pracowników, zakresy czynności, opisy stanowisk, ewidencja urlopów wypoczynkowych i zwolnień lekarskich, listy obecności, książki wyjść służbowych i prywatnych, rejestr godzin nadliczbowych, sprawy socjalne pracowników, badania okresowe i kontrolne itp.) oraz spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa.
8. Występowanie do właściwej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Krakowa w zakresie przygotowania i wydawania folderów, ulotek, wydawnictw okolicznościowych, prezentacji multimedialnych dotyczących Rady Miasta Krakowa i dzielnic Krakowa.
9. Ewidencjonowanie skarg i wniosków dotyczących zadań realizowanych przez Kancelarię Rady Miasta i Dzielnic Krakowa, nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi.
10. Sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa.
11. Koordynacja sporządzania i publikowania sprawozdań, danych statystycznych, informacji i opracowań dotyczących zadań realizowanych przez Kancelarię Rady Miasta i Dzielnic Krakowa.
12. Sporządzanie zestawień stanowiących podstawę wypłaty diet radnym. Wykonywanie czynności należących do administratora systemu DIETY.
13. Wykonywanie zadań wynikających z obowiązku stosowania przepisów ustawy prawo zamówień publicznych ze szczególnym uwzględnieniem realizacji zadań budżetowych związanych z obsługą Rady Miasta Krakowa i Klubów Radnych.
14. Obsługa finansowa Rady Miasta Krakowa i Klubów Radnych oraz nadzór nad realizacją środków.
15. Planowanie, projektowanie, zakup, ewidencjonowanie oraz przechowywanie i wydawanie upominków i materiałów promocyjnych w zakresie zadań realizowanych przez Kancelarię Rady Miasta i Dzielnic Krakowa.
16. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej, druki ścisłego zarachowania, druki i wzory pism powszechnie stosowanych w Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa.
17. Sporządzanie harmonogramów dyżurów radnych oraz ich bieżąca aktualizacja.
18. Sporządzanie zbiorczych harmonogramów czasu pracy Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa.
19. Prowadzenie księgi inwentarzowej Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa. Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz przedmiotów stanowiących wyposażenie Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa i będących w dyspozycji Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa.
20. Wprowadzenie danych oraz ich bieżąca aktualizacja w systemach i podsystemach informatycznych: DIETY, RISS, WYBUD, PFPRO, GRU ,SOZP, BIP, INTG, ISZ, SOKU, OBUD, SWBZ, QSystem, SZKZ, SEZAM.
21. Analiza budżetowa zadań Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa, w tym: planowanie i sprawozdawczość.
22. Szczegółowe planowanie i monitorowanie zadań bieżących budżetu Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa w systemie STRADOM oraz koordynacja.
23. Koordynowanie i monitorowanie czasu pracy w SZKZ (System Zarządzania Kosztami Zadań).
24. Koordynacja prac związanych z obsługą Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Krakowa w zakresie Rady Miasta i Dzielnic Krakowa.
25. Wykonywanie zadań wynikających z Polityki Bezpieczeństwa Informacji w Urzędzie Miasta Krakowa. W ramach referatu funkcjonuje wiodący koordynator PBI w Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa.
26. Koordynacja w zakresie Kancelarii Rady Miasta i Dzielnic Krakowa czynności wynikających z Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa.
27. Prowadzenie rejestru i rozliczanie delegacji krajowych Radnych Miasta Krakowa, współpraca z odpowiednią komórką UMK w zakresie rozliczeń delegacji zagranicznych.
28. Koordynacja i współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
29. Udzielanie radnym wyjaśnień dotyczących przepisów w zakresie wypłaty diet.
30. Udzielanie mieszkańcom informacji dotyczących dyżurów radnych.



Wstecz