Urząd Stanu Cywilnego

Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego

Zakres działania:
1) przenoszenie aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych na podstawie przepisów dotychczasowych do rejestru stanu cywilnego;
2) wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego;
3) wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;
4) wydawanie zaświadczeń o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego;
5) wydawanie zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego o stanie cywilnym;
6) wydawanie zaświadczeń o przyjętych sakramentach;
7) prowadzenie postępowań dotyczących uznawania orzeczeń państw obcych na podstawie przepisów kpc, BRUKSELI-IIa i umów międzynarodowych;
8) dokonywanie w aktach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych w oparciu o orzeczenia sądowe, decyzje administracyjne, protokoły, oświadczenia, uznania wyroków sądów państw obcych;
9) sprostowanie i uzupełnienie aktów stanu cywilnego w zakresie działania referatu;
10) zamieszczanie przypisków w zakresie działania komórki organizacyjnej;
11) należyte przechowywanie akt zbiorowych do posiadanych aktów stanu cywilnego oraz uzupełnianie ich o dokumenty, na podstawie których zostały dokonane zmiany w aktach;
12) weryfikacja danych figurujących w rejestrze PESEL;
13) aktualizacja danych rejestru PESEL w oparciu o naniesione zmiany w aktach stanu cywilnego;
14) usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL w oparciu o rejestr stanu cywilnego;
15) realizacja zleceń organów o usunięcie niezgodności w rejestrze PESEL;
16) wysyłanie zleceń do innych organów w związku z rejestracją zdarzeń stanu cywilnego będących w zakresie działania komórki organizacyjnej;
17) przyjmowanie oświadczeń o zmianie imienia (imion) do 6 m-cy od dnia sporządzenia aktu urodzenia;
18) udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nie przekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów;
19) realizacja zleceń przeniesienia aktów stanu cywilnego, wzmianek i przypisków do rejestru stanu cywilnego;
20) prowadzenie korespondencji z polskimi konsulatami oraz obcymi placówkami konsularnymi w zakresie realizowanych spraw;
21) wykonywanie sprawozdawczości statystycznej z zakresu działania referatu;
22) unieważnienie aktu/aktów błędnie zarejestrowanych w rejestrze stanu cywilnego z przyczyn technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru,
23) unieważnienie aktu/aktów błędnie przeniesionych do rejestru stanu cywilnego z przyczyn technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru albo na skutek omyłki pisarskiej;
24) unieważnienie wzmianki dodatkowej dołączonej do niewłaściwego aktu stanu cywilnego lub błędnie sporządzonej z przyczyn technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru;
25) prowadzenie postępowań administracyjnych zmierzających do wydania decyzji i postanowień,
26) realizacja wpływającej korespondencji krajowej i zagranicznej;
27) wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy (tzw. tłumaczenia pomocnicze) na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 2016/1191;
28) wymiana informacji za pośrednictwem systemu IMI;
29) przyjmowanie oświadczeń o powrocie do nazwiska noszonego przed ślubem przez osobę rozwiedzioną;
30) przyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska jakie nosi lub nosiłoby wspólne dziecko małżonków;
31) gromadzenie, przechowywanie oraz zapewnienie właściwej konserwacji ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych;
32) przygotowanie ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych przekazywanych do Archiwum Narodowego w Krakowie;
33) współpraca z Archiwum Narodowym w Krakowie w zakresie przekazywania ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych podlegających przekazaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami;
34) wydawanie kserokopii dokumentów z akt zbiorowych;
35) prowadzenie ewidencji dokumentacji stanowiącej zasób Archiwum USC;
36) współpraca z komórkami organizacyjnymi USC w zakresie przekazywania do Archiwum USC akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego;
37) udostępnianie materiałów archiwalnych.

Struktura referatu:
Stanowisko ds. Zmian Imienia i Nazwiska - SC-05-1


Wstecz