Zadania Pełnomocnika określa Zarządzenie Nr 284/2018 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 5 lutego 2018 r. w sprawie utworzenia i szczegółowego zakresu działania, uprawnień i obowiązków stanowiska Pełnomocnika Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością.
Do zadań Pełnomocnika ds. SZJ należą sprawy związane z utrzymywaniem i rozwojem wdrożonego w Urzędzie Miasta Krakowa Systemu Zarządzania Jakością, a w szczególności:
projektowanie i wdrażanie struktur zintegrowanego systemu zarządzania;
zapewnienie, że wymagane procesy Systemu Zarządzania Jakością są ustanawiane, wdrażane i utrzymywane zgodnie z wymaganiami normy;
zapewnienie upowszechniania w Urzędzie Miasta Krakowa świadomości dotyczącej wymagań klienta;
dokonywanie przeglądów dokumentów Systemu Zarządzania Jakością pod kątem ich aktualności;
organizowanie i wspieranie prac związanych z dokonywaniem przez Zespół Sterujący Systemem Zarządzania Jakością przeglądów zarządzania;
współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością oraz utrzymania certyfikatu zgodności Systemu Zarządzania Jakością z wymaganiami normy ISO 9001:2008;
nadzorowanie niezgodności, działań usprawniających i projektów doskonalących;
zatwierdzanie niezbędnych zmian w opisie procesu na wniosek właściciela procesu;
podejmowanie decyzji o odstąpieniu od danego punktu opisu procesu;
śledzenie zmian i nowych trendów w zakresie zarządzania jakością;
realizacja innych obowiązków i uprawnień niezbędnych do wykonywania zadań określonych Systemem Zarządzania Jakością.