Żłobki samorządowe są placówkami, w których realizowane są funkcje: opiekuńcza, wychowawcza oraz edukacyjna, zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.
Żłobki pod względem prowadzonej gospodarki finansowej są jednostkami budżetowymi (zgodnie z uchwałą Nr CV/1433/10 Rady Miasta Krakowa z dnia 7 lipca 2010 r. w sprawie likwidacji zakładów budżetowych - żłobków samorządowych, prowadzonych przez Gminę Miejską Kraków - w celu przekształcenia ich w jednostki budżetowe).
Podstawowymi dokumentami regulującymi funkcjonowanie żłobków samorządowych są:
Zapisy do żłobka przyjmuje jego dyrektor w miarę wolnych miejsc przez cały rok. Aby zapisać dziecko do żłobka należy wypełnić Kartę zapisu dziecka (dostępna jest w żłobkach), którą należy złożyć u dyrektora wybranego żłobka. W tym zakresie nie obowiązuje „rejonizacja” ze względu na miejsce zamieszkania rodziców lub prawnych opiekunów dziecka. Dyrektor żłobka podpisuje z rodzicami lub opiekunami dziecka umowę w sprawie korzystania ze żłobka.