czcionka:
kontrast:
ZAPYTANIE OFERTOWE
Na organizację delegacji przedstawicieli Gminy Miejskiej Kraków (GMK)
w targach inwestycyjnych EXPO REAL w Monachium w Niemczech
w ramach projektu „Krakow Metropolitan Area for Business” (KMA4Business)
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
(Regionalny Program Operacyjny Województwa Małopolskiego na lata: 2014-2020,
Oś priorytetowa 3: Przedsiębiorcza Małopolska, Działanie 3.3: Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki, Poddziałanie 3.3.1: Promocja gospodarcza Małopolski)
1. Nazwa i adres Zamawiającego:
Gmina Miejska Kraków
Plac Wszystkich Świętych 3-4
31-004 Kraków
NIP: 676-101-37-17
2. Finansowanie:
Przedmiot zamówienia będzie współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach projektu „Krakow Metropolitan Area for Business”, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata: 2014-2020 (Oś priorytetowa 3: Przedsiębiorcza Małopolska, Działanie 3.3: Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki, Poddziałanie 3.3.1: Promocja gospodarcza Małopolski).
3. Tryb udzielania zamówienia:
Zamówienie udzielane jest w oparciu o zasadę konkurencyjności określoną w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” zatwierdzonych przez Ministra Inwestycji i Rozwoju.
Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych.
Zapytanie ofertowe prowadzone jest zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i jest opublikowane: w bazie konkurencyjności i na stronie BIP Zamawiającego.
4. Informacje o projekcie „Krakow Metropolitan Area for Business” (KMA4Business):
Projekt obejmuje zintegrowaną promocję gospodarczą potencjału gospodarczego Małopolski, w szczególności Krakowskiego Obszaru Funkcjonalnego (KrOF), realizowaną
w formie szeroko zakrojonej bezpośredniej promocji oraz kampanii wizerunkowej potencjału gospodarczego regionu/KrOF w kraju i na arenie międzynarodowej.
Założenia projektu koncentrują się wokół zainteresowania polskich i zagranicznych firm inwestycjami w regionie i pobudzenie eksportu produktów oraz usług.
Efektem projektu będzie zintegrowanie wysiłków partnerów publicznych i organizacji okołobiznesowych na rzecz stworzenia wspólnego przekazu na zewnątrz o atrakcyjnych i konkurencyjnych warunkach do lokowania się nowych inwestorów w Małopolsce/KrOF i wzmacniania wizerunku tego miejsca jako dobrej lokalizacji dla inwestycji, wyróżniającego się różnorodnością propozycji inwestycyjnych, zaspokajającego oczekiwania najbardziej wymagających inwestorów.
5. Opis przedmiotu zamówienia:
Kod CPV: 79997000-9 Usługi organizowania podróży służbowych
1) Ogólny przedmiot zamówienia:
Organizacja delegacji przedstawicieli Gminy Miejskiej Kraków (GMK) w targach inwestycyjnych EXPO REAL w Monachium w Niemczech w ramach projektu "Krakow Metropolitan Area for Business (KMA4Business)
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Zamówienie obejmuje organizację delegacji dla dwóch przedstawicieli Gminy Miejskiej Karków w dniach 3-6 października 2022 r. w Monachium. Przedstawiciele GMK będą brać udział w targach Expo Real 2022.
Podczas delegacji Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom delegacji: przelotu na trasie Kraków-Monachium-Kraków, transportu lokalnego, noclegów oraz ubezpieczenia. Poza tym Wykonawca jest zobowiązany do wyznaczenia Koordynatora, tj. osoby nadzorującej wykonanie umowy.
Harmonogram realizacji zamówienia:
1). Zapewnienie przelotów dla członków delegacji na trasie Kraków-Monachium-Kraków:
a) przesłanie Gminie szczegółów przelotu oraz ceny;
b) rezerwacja, zakup i dostarczenie biletów Gminie z następującymi zastrzeżeniami:
– zakup biletów dla osób delegowanych nastąpi po uzyskaniu uprzedniej akceptacji warunków rezerwacji przez Gminę, której Gmina dokona w terminie do 3 dni roboczych od daty przesłania jej przez Wykonawcę szczegółów i ceny przelotów;
– dostarczenie Gminie potwierdzenia zakupu oraz biletów lotniczych dla osób delegowanych winno nastąpić niezwłocznie po ich zakupie jednak nie później niż na 10 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia delegacji;
c) liczba biletów wg liczby osób delegowanych;
d) preferowane godziny wylotów z Krakowa do Monachium: od godz. 11 rano, w dniu poprzedzającym rozpoczęcie targów;
e) preferowane godziny wylotów z Monachium: od godz. 18 w dniu zakończenia targów lub od godz. 11 w dniu po zakończenia targów;
f) klasa ekonomiczna;
g) loty rejsowe tradycyjnych przewoźników lotniczych;
h) cena biletu winna obejmować wszelkie opłaty, w szczególności opłaty lotniskowe, paliwowe, rezerwacyjne, podatkowe, nadanie bagażu podręcznego (min. 5 kg) oraz bagażu rejestrowanego (min. 20 kg).
2) Zapewnienie transportu lokalnego w Monachium dla członków delegacji:
a) transport publiczny – MVV;
b) zasięg: Monachium oraz lotnisko-Monachium-lotnisko;
c) preferowane indywidualne bilety okresowe umożliwiające wielokrotne podróże;
d) preferowany środek transportu: metro;
e) główne trasy: lotnisko-hotel-lotnisko; hotel - siedziba Targów - hotel; z zastrzeżeniem, iż przejazdy obejmujące połączenia z lotniskiem realizowane będą wyłącznie w dniach przylotu i wylotu z Monachium;
f) zakup biletów umożliwiających poruszanie się na trasach, o których mowa w lit. e), zgodnie z wybraną propozycją, z następującymi zastrzeżeniami:
- zakup biletów dla osób delegowanych nastąpi po uzyskaniu uprzedniej akceptacji propozycji, której Gmina dokona w terminie do 3 dni roboczych od daty przesłania jej przez Wykonawcę szczegółów dotyczących biletów i warunków realizacji połączeń;
- dostarczenie Gminie potwierdzenia zakupu oraz biletów dla osób delegowanych winno nastąpić niezwłocznie po ich zakupie, jednak nie później niż na 3 dni roboczych przed planowanym terminem rozpoczęcia delegacji.
3) Zapewnienie noclegów w Monachium dla członków delegacji:
a) standard hotelu: co najmniej trzygwiazdkowy;
b) noclegi w ramach delegacji realizowane w 1 obiekcie;
c) liczba pokoi wg liczby delegowanych;
d) liczba noclegów – wg delegacji;
e) standard pokoi: wewnętrzna łazienka, darmowe Wifi
f) zakres: nocleg ze śniadaniem;
g) preferowana lokalizacja:
- usytuowanie w graniach administracyjnych obszaru miejskiego Monachium z zastrzeżeniem lokalizacji wewnątrz strefy taryfowej metra „inner district”;
- w odległości – do 500 m od stacji metra;
- w odległości – do 30 minut jazdy metrem (maksymalnie 1 przesiadka) od siedziby targów;
- w odległości – do 30 minut jazdy metrem (maksymalnie 1 przesiadka) od centrum Monachium.
h) Gmina nie będzie pokrywała dodatkowych kosztów generowanych przez pracowników delegowanych związanych z pobytem w danym obiekcie hotelowym takich jak np. mini-barek, basen, sauna, siłownia itp.
i) koszty, o których mowa w lit. h) za ewentualne usługi dodatkowe będą regulowane na miejscu ze środków własnych przez delegowanych pracowników bezpośrednio na rzecz danego obiektu;
j) wykonawca ma obowiązek przesłać Gminie co najmniej 3 propozycje hoteli wraz ze wskazaniem cen i warunków noclegu;
k) Gmina preferuje warunki realizacji noclegu z uwzględnieniem możliwości wcześniejszy check-in, późniejszy check-out dostosowany do godzin przylotu
i odlotu.
l) rezerwacja i zakup miejsc noclegowych wraz ze śniadaniem, zgodnie z wybraną propozycją, z następującymi zastrzeżeniami:
- zakup noclegów ze śniadaniami dla osób delegowanych nastąpi po uzyskaniu uprzedniej akceptacji warunków rezerwacji przez Gminę, której Gmina dokona w terminie do 3 dni roboczych od daty przesłania jej przez Wykonawcę szczegółów i ceny zakwaterowania;
- dostarczenie Gminie potwierdzenia zakupu miejsc noclegowych ze śniadaniami dla osób delegowanych winno nastąpić niezwłocznie po ich zakupie, jednak nie później niż na 5 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia delegacji.
4) Zapewnienie ubezpieczenia na czas delegacji dla członków delegacji:
a) zakres polisy winien obejmować ubezpieczenie na terenie Europy i basenu Morza Śródziemnego oraz następujące ryzyka: KL (koszty leczeni, NNW (następstwa nieszczęśliwych wypadków), BP (bagaż);
b) wykonawca zakupi w imieniu Gminy na rzecz każdego z delegowanych pracowników polisę o następujących sumach ubezpieczenia:
– KL – do kwoty 30.000 EUR (słownie: trzydziestu tysięcy euro 00/100),
– NNW – do kwoty 50.000 PLN (słownie: pięćdziesięciu tysięcy złotych 00/100),
– BG – do kwoty 2.500 PLN (słownie: dwa tysiące pięćset złotych 00/100).
c) zakup polis ubezpieczeniowych, zgodnie z wybraną propozycją, nastąpi z następującymi zastrzeżeniami:
- zakup polis dla osób delegowanych nastąpi po uzyskaniu uprzedniej akceptacji propozycji, której Gmina dokona w terminie do 3 dni roboczych od daty przesłania jej przez Wykonawcę szczegółów dotyczących warunków ubezpieczenia;
- dostarczenie Gminie potwierdzenia dokonania zakupu oraz polis dla osób delegowanych winno nastąpić niezwłocznie po ich zakupie, jednak nie później niż na 3 dni roboczych przed planowanym terminem rozpoczęcia delegacji.
Zamówienie będzie realizowane przez Wykonawcę od dnia zawarcia umowy z Zamawiającym do dnia 7 października 2022 roku.
6. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania:
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
1) Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo ani kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań
w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 5% udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Warunek udziału w postępowaniu zostanie oceniony w formule „spełnia / nie spełnia” na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia – wypełniony Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Wykonawca, który nie spełni warunku udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
2) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na prawidłowe zrealizowanie przedmiotu zamówienia.
Warunek udziału w postępowaniu zostanie oceniony w formule „spełnia / nie spełnia” na podstawie dołączonego do oferty oświadczenia – wypełniony Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. Wykonawca, który nie spełni warunku udziału w postępowaniu zostanie wykluczony. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
7. Kryteria oceny ofert, ich znaczenie oraz sposób oceny ofert:
Oferty będą oceniane według następujących kryteriów:
C – cena – waga kryterium: 100%
Liczba punktów uzyskanych w kryterium (C) cena będzie obliczana zgodnie z poniższym wzorem:
C min
C = ---------- x 100 pkt
C bad
gdzie:
C min – najniższa cena spośród badanych ofert,
C bad – cena oferty badanej,
C – liczba punktów badanej oferty w kryterium (C) cena, przy czym 1 pkt odpowiada 1%
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów (C)
8. Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
Ofertę należy złożyć w PLN. Rozliczenia z Wykonawcą będą prowadzone w PLN.
Oferta powinna być:
1) sporządzona zgodnie z załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego:
a) Załącznik nr 1: formularz oferty
b) Załącznik nr 2: oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
c) Załącznik nr 3: oświadczenie o sytuacji ekonomicznej i finansowej
d) Załącznik nr 4: oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO
e) Załącznik nr 5: Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia
2) kompletna, tj. zawierać wypełnione wszystkie elementy wymagane w zapytaniu ofertowym i być zgodna z jego treścią,
3) podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu.
Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
W przypadku braków w ofercie lub wątpliwości, Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę do uzupełnienia oferty lub złożenia wyjaśnień we wskazanym przez siebie terminie.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
9. Termin i forma składania ofert:
Oferty należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Zamawiającego: pi.umk@um.krakow.pl do dnia 24.08.2022 r. (środa).
Zamawiający informuje, iż będzie brał pod uwagę jedynie oferty, które w powyższym terminie wpłyną na serwer Zamawiającego.
Osobą do kontaktu ze strony Zamawiającego jest:
Dominika Urbańska, e-mail: Dominika.Urbanska@um.krakow.pl
10. Informacje pozostałe:
1) Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.
2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia postępowania również
w przypadku złożenia/wpłynięcia tylko jednej oferty.
3) Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od niniejszego postępowania bez wyłonienia Wykonawcy i bez podawania przyczyn.
4) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy lub zlecenia usług
w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.
5) Potencjalni Wykonawcy nie będą uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi wobec Zamawiającego w związku z niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów i szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez niego od postępowania lub wyboru innego Wykonawcy.
11. Wykaz załączników będących integralną częścią zapytania ofertowego:
Załącznik nr 1: formularz oferty
Załącznik nr 2: oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
Załącznik nr 3: oświadczenie o sytuacji ekonomicznej i finansowej
Załącznik nr 4: oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO
Załącznik nr 5: Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia