W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Krakowie – Powiat Grodzki prowadzone są następujące rejestry:

• rejestr pism przychodzących (dziennik korespondencji)
• rejestr pism wychodzących
• rejestr skarg i postanowień Małopolskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Krakowie w sprawie wyznaczenia terminów załatwienia spraw
• rejestry prowadzonych postępowań administracyjnych i egzekucyjnych w administracji
• rejestr aktów wewnętrznych Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Krakowie – Powiat Grodzki (zarządzeń i poleceń służbowych)
• rejestr interpelacji i wystąpień radnych Rady Miasta Krakowa
• rejestr upoważnień
• rejestr upoważnień do nakładania mandatów
• rejestr postanowień, o których mowa w art. 59g ust. 1 ustawy – Prawo budowlane
• rejestr przychodzących od inwestorów zawiadomień o zmianie kierownika budowy lub robót.

W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Krakowie – Powiat Grodzki prowadzone są następujące ewidencje:

• ewidencja decyzji, postanowień i zgłoszeń, o których mowa w art. 82b ust. 1 pkt 2 ustawy – Prawo budowlane
• ewidencja rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych
• ewidencja zawiadomień o kontrolach, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 3 ustawy - Prawo budowlane
• ewidencja wysłanych upomnień.

W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Krakowie – Powiat Grodzki są przechowywane akta ostatecznie zakończonych postępowań administracyjnych i egzekucyjnych w administracji, które nie podlegają jeszcze przekazaniu do Urzędu Miasta Krakowa, Wydział Organizacji i Nadzoru, Referat Archiwum, ul. Dobrego Pasterza 116, 31-416 Kraków.