Stowarzyszenia – podstawy prawne, rejestracja

Przepisy prawne:

Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2261).
Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 685).
Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 571).

Opracowania i publikacje:
Sarnecki Paweł – Prawo o stowarzyszeniach, Komentarz – Kantor Wydawniczy Zakamycze 2007 r.

Informacje ogólne o stowarzyszeniach

Co to jest stowarzyszenie?
Stowarzyszenie to dobrowolne, samorządne, trwałe zrzeszenie, tworzone w celach niezarobkowych (art. 2 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach). Swoją działalność opiera na pracy społecznej członków z tym, że do prowadzenia swych spraw może zatrudniać pracowników, w tym swoich członków. (art. 2 ust. 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach).

Kto może tworzyć stowarzyszenie?
Prawo tworzenia stowarzyszeń przysługuje obywatelom polskim, mającym pełną zdolność do czynności prawnych (osoby, które ukończyły 18 lat i nie są ubezwłasnowolnione) i niepozbawionym praw publicznych (art. 3 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach). Ponadto małoletni w wieku od 16 do 18 lat na zasadach wskazanych w art. 3 ust. 2 ustawy Prawo o stowarzyszeniach oraz małoletni poniżej 16 lat na zasadach wskazanych w art. 3 ust. 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach.
Osoba prawna może być tylko członkiem wspierającym stowarzyszenie (art.10 ust. 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach).

Czym jest związek stowarzyszeń?
Stowarzyszenia w liczbie co najmniej trzech mogą założyć związek stowarzyszeń. Założycielami i członkami związku mogą być także inne osoby prawne, z tym że osoby prawne mające cele zarobkowe mogą być członkami wspierającymi (art. 22 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach).

Warunki niezbędne do założenia stowarzyszenia

Stowarzyszenie musi powołać co najmniej 7 osób, które „uchwalają statut stowarzyszenia oraz wybierają komitet założycielski albo władze stowarzyszenia”(art. 9 ustawy Prawo o stowarzyszeniach). Wstępny projekt statutu dobrze jest przygotować przed zwołaniem zebrania założycielskiego i zapoznać z nim wszystkim członków przyszłego stowarzyszenia.

Statut stowarzyszenia zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach musi zawierać podstawowe informacje o stowarzyszeniu, takie jak:

1. nazwę stowarzyszenia odróżniającą je od innych stowarzyszeń, organizacji i instytucji,
2. teren działania i siedzibę stowarzyszenia,
3. cele i sposoby ich realizacji,
4. sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków,
5. władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełnianie składu, kompetencje (w tym: Walnego Zebrania Członków, Zarządu Stowarzyszenia, Komisji Rewizyjnej),
6. możliwość otrzymywania przez członków zarządu wynagrodzenia za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją,
7. sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności sposób zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności uchwał władz stowarzyszenia,
8. sposób uzyskiwania środków finansowych oraz ustanawiania składek członkowskich,
9. zasady dokonywania zmian statutu,
10. sposób rozwiązania się stowarzyszenia.

Uwaga
Jeżeli stowarzyszenie ma zamiar tworzyć terenowe jednostki organizacyjne powinno określić w statucie:

1. zasady tworzenia oraz rozwiązania terenowej jednostki organizacyjnej,
2. strukturę organizacyjną terenowej jednostki organizacyjnej,
3. organy terenowej jednostki organizacyjnej, w tym zarząd oraz tryb dokonywania ich wyboru lub powoływania,
4. możliwość otrzymywania przez członków zarządu terenowej jednostki organizacyjnej wynagrodzenia za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją, w przypadku gdy w statucie stowarzyszenia przewidziano możliwość otrzymywania takiego wynagrodzenia przez członków zarządu stowarzyszenia - art. 10a ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach.

Terenowa jednostka organizacyjna może uzyskać osobowość prawną, wyłącznie wtedy, gdy przewiduje to statut (art. 10a ust. 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach). Zarząd terenowej jednostki organizacyjnej, obowiązany jest w terminie 14 dni od chwili jej powołania, zawiadomić o tym organ nadzorujący – właściwy ze względu na siedzibę tej jednostki, podając skład zarządu i adres siedziby jednostki oraz doręczyć statut stowarzyszenia (art. 20 ustawy Prawo o Stowarzyszeniach). Jeżeli siedziba terenowej jednostki znajduje się na terenie Miasta Krakowa, organem nadzorującym jest Prezydent Miasta Krakowa – Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia Urzędu Miasta Krakowa, ul. Jana Dekerta 24, 30–703 Kraków.

Zebranie założycielskie

Pierwszym krokiem prowadzącym do zarejestrowania stowarzyszenia jest zwołanie zebrania założycielskiego. Na zebraniu założycielskim założyciele podejmują decyzję (uchwałę) o powołaniu stowarzyszenia. Należy ustalić termin zebrania oraz miejsce, w którym ma się odbyć. W zebraniu musi wziąć udział, co najmniej 7 osób – staną się one członkami, założycielami stowarzyszenia.
Warto zaprosić na zebranie kilka osób więcej niż siedem, gdyby okazało się, że ktoś nie dotrze na zebranie. Większa ilość założycieli nie jest przeszkodą, natomiast warto wcześniej znaleźć osobę, która sprawnie poprowadzi zebranie.

Oprócz projektu statutu trzeba przygotować następujące dokumenty:

1. listę członków założycieli zawierającą: imię i nazwisko; datę i miejsce urodzenia; miejsce zamieszkania; własnoręczne podpisy założycieli. Wygodnie jest, jeśli ta sama lista zawiera też oświadczenie członków założycieli o posiadaniu obywatelstwa polskiego, pełnej zdolności do czynności prawnych i niepozbawieniu praw publicznych (art. 3 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach),
2. protokół z wyboru władz stowarzyszenia, a także informację o adresie siedziby stowarzyszenia. W obecnie obowiązującym stanie prawnych wszyscy członkowie zarządu podpisują wniosek o wpis do KRS,
3. statut,
4. teksty uchwał, które muszą być podjęte w trakcie zebrania (należy je sporządzić jako załączniki do protokołu z zebrania założycielskiego i następnie dołączyć do wniosku rejestracyjnego):

• uchwała o powołaniu stowarzyszenia i jego siedzibie,
• uchwała o przyjęciu statutu stowarzyszenia,
• uchwały o wyborze władz stowarzyszenia.

Proponowany, przykładowy przebieg zebrania:

1. przedstawienie celu zebrania oraz jego uczestników,
2. ustalenie sposobu głosowania i podejmowania uchwał,
3. wybór przewodniczącego (prowadzi spotkanie) i protokolanta (sekretarza - sporządza protokół z zebrania) – kandydaci mogą zgłosić się sami lub zostać zgłoszeni przez inne osoby;
4. podjęcie uchwały o powołaniu stowarzyszenia i jego siedzibie,
5. dyskusja nad statutem, zgłoszenie i ewentualne zatwierdzenie poprawek oraz uwag – przyjęcie statutu,
6. zgłoszenie kandydatów i wybór komitetu założycielskiego (minimum 3 osoby) albo władz stowarzyszenia w głosowaniu jawnym (podjęcie uchwały o wyborze komitetu założycielskiego albo władz stowarzyszenia),
7. zamknięcie zebrania.

Na tym kończy się zebranie założycielskie.

Rejestracja stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zarząd dokonuje formalności związanych z rejestracją w Sądzie, musi też skompletować wymagane druki KRS, dokumenty i załączniki (art. 12 ustawy Prawo o stowarzyszeniach)

Mając wybrane władze stowarzyszenia (zarząd, komisję rewizyjną) mogą one w chwili uzyskania wpisu do rejestru (KRS) podjąć formalnie działania.

Sądem właściwym dla rejestracji stowarzyszeń mających siedzibę na terenie Krakowa jest:
Sąd Rejonowy dla Krakowa–Śródmieścia w Krakowie
Wydział XI Gospodarczy
Krajowego Rejestru Sądowego
ul. Przy Rondzie 7
31–547 Kraków
tel. 12 619 51 72, 12 619 51 78

Wniosek musi być złożony na właściwym formularzu (KRS–W20) wraz z załącznikami /formularzami KRS/:

• KRS – W20 – wniosek o rejestrację podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym
• KRS – WK – organy podmiotu – (informacje o organie uprawnionym do reprezentacji podmiotu, osób wchodzących w jego skład oraz sposobie reprezentacji) – na tym druku zgłaszane są osoby wchodzące w skład Zarządu + określa się wg statutu reprezentację stowarzyszenia, a także zgłasza się Komisję Rewizyjną,
• KRS – WM – przedmiot działalności (tylko jeżeli zgłasza się jednocześnie wpis działalności gospodarczej)
• KRS – WA – oddziały, terenowe jednostki organizacyjne.

Dokumenty, które należy dołączyć do wniosku:

1. statut stowarzyszenia (3 egz.),
2. protokół z zebrania założycielskiego razem z treścią podjętych uchwał (opisane powyżej uchwały pkt. 3b – 2 egz) podpisany przez przewodniczącego i sekretarza obrad oraz listą obecności,
3. listę członków założycieli (w układzie jak opisano powyżej pkt 3 – 2 egz.),
4. druki KRS–WK dla zarządu i komisji rewizyjnej (2 komplety),
5. ewentualnie inne dokumenty (np. protokół z ukonstytuowania się zarządu czy komisji rewizyjnej o ile wynika to ze statutu).

Gdy stowarzyszenie będzie prowadziło działalność gospodarczą należy dodatkowo dokonać wpisu stowarzyszenia do rejestru przedsiębiorców prowadzonego w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Wpisu dokonuje się na formularzu KRS–W9 wraz z załącznikami KRS–WM.

Druki formularzy wniosku i druki formularzy uzupełniających KRS otrzymuje się w sądzie rejestrowym. Dostępne są także w formie elektronicznej na stronie internetowej – ms.gov.pl

Uwaga
Wniosek nie złożony na formularzu lub błędnie wypełniony podlega zwróceniu.
Wszystkie druki KRS podpisują wszyscy członkowie zarządu.

Opłaty pobierane w Krajowym Rejestrze Sądowym:
Sąd nie pobiera opłaty od wniosku o zarejestrowanie stowarzyszenia. Fundacja od wniosku o wpis wnosi opłatę w wysokości 250 zł.
Jeżeli wniosek dotyczy dodatkowo wpisu do rejestru przedsiębiorców – wpis wynosi 500 zł oraz opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym 100 zł (razem – 600 zł).

Nadanie numeru NIP i REGON

zasada „jednego okienka” polega na tym, że sąd rejestrowy przekazuje za pomocą systemu teleinformatycznego, dane na temat organizacji do właściwych urzędów. Identyfikator podatkowy NIP i numer identyfikacyjny REGON zostają nadane automatycznie.

Założenie rachunku bankowego

Stowarzyszenie winno posiadać rachunek bankowy służący do dokonywania rozliczeń w imieniu stowarzyszenia.

Dokumenty wymagane do założenia rachunku określa każdy bank indywidualnie.

Zobacz przykładowe wzory dokumentów:

Lista członków założycieli stowarzyszenia – [DOC], [PDF]
Protokół z zebrania założycielskiego – [DOC], [PDF]
Uchwały: o powołaniu organizacji, o przyjęciu statutu, o wyborze komitetu założycielskiego – [DOC], [PDF]
Statut stowarzyszenia [DOC], [PDF]