https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/4248452333530268207 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA SC-24 Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nieprzekazanych do archiwum państwowego - wydawanie uwierzytelnionego dokumentu

Krótki opis usługi

 <p>Możesz starać się o udostępnienie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nieprzekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów.</p> <p>Jeśli chcesz ubiegać się o dokument wydany na podstawie materiałów archiwalnych:</p> <ol> <li>Uiść opłatę skarbową: <ul> <li>33,00 zł za wydanie uwierzytelnionego odpisu (wyciągu, wypisu) z akt stanu cywilnego,</li> <li>5,00 zł za wydanie uwierzytelnionej reprodukcji z akt stanu cywilnego od każdej pełnej lub zaczętej strony.</li> </ul> </li> <li>Wypełnij <a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=20377761-ac76-fc8a-f855-f43679fed32e&groupId=536063">wniosek</a> o wydanie wybranego dokumentu lub pisemną odpowiedź na zapytanie. </li> <li>Udaj się do Urzędu Stanu Cywilnego (szczegóły w sekcji „Miejsce przyjmowania dokumentów”) zabierając ze sobą wymagane dokumenty (szczegóły w sekcji „Wymagane dokumenty”) lub złóż <a href="https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/opis-uslugi/pismo-ogolne-do-urzedu/UMKr">wniosek drogą elektroniczną</a> (szczegóły w sekcji „Dostępność usługi elektronicznej”). W przypadku składania wniosku drogą elektroniczną koniecznym jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</li> </ol>

Kogo dotyczy usługa

 <p>Usługa skierowana jest do:</p> <ol> <li>osoby wymienionej w akcie lub: <ul> <li>jej współmałżonka,</li> <li>zstępnych, wstępnych, rodzeństwa,</li> <li>przedstawiciela ustawowego (na przykład rodzica) lub opiekuna,</li> </ul> </li> <li>osoby, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa i przedstawi odpowiednie dokumenty na przykład zobowiązanie sądu),</li> <li>sądu,</li> <li>prokuratora,</li> <li>organizacji społecznej, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,</li> <li>instytucji administracji publicznej (na przykład urzędu gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.</li> </ol>

Kryteria dla realizacji usług

 <ol> <li>Z wnioskiem o wydanie dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych możesz wystąpić w przypadku kiedy akt dotyczy: <ul> <li>Ciebie,</li> <li>Twojego współmałżonka lub rodzeństwa,</li> <li>Twoich wstępnych lub zstępnych.</li> </ul> </li> <li>W przypadku jeśli chcesz otrzymać dokument dotyczący osoby z dalszej rodziny (niebędącej Twoim współmałżonkiem, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwem) lub osoby spoza rodziny musisz przedłożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego dokument, który potwierdzi Twój interes prawny.</li> </ol>

Wymagane dokumenty

 <ol> <li><a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=20377761-ac76-fc8a-f855-f43679fed32e&groupId=536063">Wniosek</a> o wydanie dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych.</li> <li>Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych.</li> <li>Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do wglądu).</li> </ol> <p><strong>W przypadku składania wniosku drogą elektroniczną koniecznym jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</strong></p>
Nazwa dokumentu W jakim przypadku Kogo dotyczy
<p>Dokument wykazujący interes społeczny organizacji</p> Organizacji społecznej W przypadku wykazania interesu społecznego
<p><a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=d882301e-7c77-d730-eb4c-2fad29817d84&groupId=536063">Pełnomocnictwo</a> pisemne lub zgłoszone do protokołu</p> Pełnomocnika W przypadku działania przez Pełnomocnika
<p>Statut organizacji społecznej</p> Organizacji społecznej W przypadku wykazania interesu społecznego
<p>Prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej</p> Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna Opiekuna prawnego, który występuje z wnioskiem o wydanie odpisu z rejestru stanu cywilnego
<p>Dokument wykazujący interes prawny</p> Innej osoby W przypadku wykazania interesu prawnego

Opłaty

 <ol> <li>Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa - nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.</li> <li>Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa:<br /> Numer rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.</li> <li><a href="http://www.bip.krakow.pl/?sub_dok_id=1114">Punkty kasowe</a> Urzędu Miasta Krakowa.</li> </ol>
Tytuł płatnośc Kwota Forma Nr rachunku bankowego
Opłata za udzielenie pełnomocnictwa 17 kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata za wydanie uwierzytelnionego odpisu (wyciągu, wypisu) z aktów stanu cywilnego 33 kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata za wydanie decyzji odmownej 10 kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata za wydanie uwierzytelnionej reprodukcji z aktów stanu cywilnego od każdej pełnej lub zaczętej strony 5 kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

 <p>Dokumenty można złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego:</p>
Nazwa Adres Godziny otwarcia Umówienie wizyty telefon
Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego ul. Lubelska 2, 30-003 Kraków W dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–15:30,<br/>w czwartki: 8:00–15:30 brak 12 616 5555

Dostępność usługi elektronicznej
Link do portalu Wytyczne
Pismo ogólne do urzędu <p>Aby złożyć wniosek w formie elektronicznej:</p> <ol> <li>Kliknij link &quot;Pismo ogólne do urzędu&quot;.</li> <li>Wybierz &quot;Załatw sprawę&quot;.</li> <li>Zaloguj się do usługi.</li> <li>Ponownie wybierz &quot;Załatw sprawę&quot; oraz przy opcji &quot;Pismo ogólne UMK&quot; kliknij &quot;Przejdź do formularza&quot;.</li> <li>Wypełnij wniosek oraz opcjonalnie dodaj załączniki.</li> <li>Kliknij &quot;Dalej&quot;, aby przejść do kolejnego etapu. Klawisz &quot;Zapisz&quot; umożliwia zapisanie wersji roboczej wniosku.</li> <li>Podpisz za pomocą wybranego podpisu, a następnie wyślij wniosek. <strong>Konieczne jest złożenie podpisu elektronicznego pod każdym załącznikiem. Brak podpisu elektronicznego uniemożliwia rozpatrzenie sprawy.</strong></li> </ol>

Dopuszczalna forma podpisu elektronicznego
  • Podpis zaufany (z wykorzystaniem profilu zaufanego)
  • Podpis kwalifikowany (poświadczany certyfikatem kwalifikowanym)
  • Podpis osobisty (z wykorzystaniem warstwy elektronicznej dowodu osobistego)

Sposób realizacji usługi

 <ol> <li>Jeśli chcesz złożyć wniosek drogą elektroniczną – potrzebujesz profilu zaufanego, <a href="https://www.gov.pl/web/e-dowod">e-dowodu</a> lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pozwalają one potwierdzić Twoją tożsamość.</li> <li>Możesz uzyskać następujące dokumenty na podstawie materiałów archiwalnych: <ul> <li>uwierzytelnioną reprodukcję, </li> <li>odpis, wyciąg, wypis, </li> <li>pisemną odpowiedź na zapytanie.</li> </ul> </li> <li>Kierownik USC może odmówić wydania dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych, jeśli na przykład wnioskujesz o dokument, który ma dotyczyć innej osoby, ale nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie wydania dokumentu.</li> </ol>

Informacje dodatkowa

 <ol> <li>Dostęp do materiałów archiwalnych poprzez wydanie z nich uwierzytelnionych odpisów (wypisów, wyciągów) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów podlega ograniczeniu ze względu na ochronę: <ul> <li>dóbr osobistych,</li> <li>danych osobowych,</li> <li>ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.</li> </ul> </li> <li>Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu)) nie wcześniej niż: <ul> <li>po 100 latach - w przypadku aktów urodzeń,</li> <li>po 80 latach – w przypadku aktów małżeństw i zgonów.</li> </ul> </li> <li>Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.</li> <li>Uwierzytelniony odpis (wypis, wyciąg) i reprodukcję z ksiąg stanu cywilnego i ich dokumenty zbiorowe mogą zostać wydane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Posiadanie jedynie profilu zaufanego na platformie ePUAP nie jest wystarczające do odczytania przesłanego dokumentu. Warunkiem otwarcia takiego dokumentu jest posiadanie oprogramowania odczytującego dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Uwierzytelniony odpis (wypis, wyciąg) i reprodukcję z ksiąg stanu cywilnego i ich dokumenty zbiorowe wydane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym mogą być wykorzystane wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiadają walor dokumentu urzędowego.</li> </ol>

Termin załatwienia

 <ol> <li>Uwierzytelniony odpis (wypis, wyciąg) i reprodukcję z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów dostaniesz bez zbędnej zwłoki.</li> <li>Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).</li> </ol>

Odpowiedzialna komórka organizacyjna
Nazwa podmiotu Struktura podrzędna
Urząd Stanu Cywilnego Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego

Tryb odwoławczy

 <p>W przypadku, gdy otrzymałeś/aś decyzję o odmowie wydania żądanego dokumentu przez Kierownika USC możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podać numer decyzji, od której się odwołujesz.</p>

Podstawa prawna

 <ol> <li>Art. 2 ust. 6, art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego.</li> <li>Art. 16 ust. 2a, art. 16a, art. 16b ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 1, art. 16d – art. 16e i art. 28 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.</li> <li>Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.</li> <li>Art. 104, art. 127-129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.</li> <li>Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.</li> <li>Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.</li> <li>Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.</li> <li>Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.</li> </ol>

Obowiązek informacyjny

 <p>Informacja administratora o przetwarzaniu danych osobowych</p> <p>Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem można się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: <a href="mailto:sc.umk@um.krakow.pl">sc.umk@um.krakow.pl</a>.</p> <p>Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania zaświadczeń i odpisów aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.</p> <p>Dane są objęte rejestrem czynności przetwarzania pn. Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie.</p> <p>Informujemy, że:</p> <ol> <li>Ma Pani/Pan prawo dostępu do Swoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.</li> <li>Dane osobowe przechowywane są w przypadku aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego przez okres: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia.</li> <li>80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.<br /> Po upływie tych okresów akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> <li>Pozostałe dane osobowe są przechowywane odpowiednio przez: <ul> <li>10 lat - Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg.<br />  Zmiany imion i nazwisk. Po 10 latach poddawane są brakowaniu.</li> <li>5 lat - Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego; Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca; Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą; Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego; Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego; Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego; Sprawy konsularne. Po 5 latach poddawane są brakowaniu.</li> <li>Ponadto Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów przechowywana jest przez 25 lat, a następnie przekazywana do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> </ul> </li> </ol> </li> <li>Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.</li> <li>Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li>Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.</li> <li>Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.</li> </ol> <p>Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:<br /> adres e-mail: <a href="mailto:iod@um.krakow.pl">iod@um.krakow.pl</a><br /> adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków</p> Wniosek o wydanie dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=20377761-ac76-fc8a-f855-f43679fed32e&groupId=536063 Pełnomocnictwo https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=d882301e-7c77-d730-eb4c-2fad29817d84&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_SC-24.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=7b6ce7f4-3170-426d-66d9-b0912d5a1c21&groupId=536063 Urząd Stanu Cywilnego Agnieszka Piasecka Renata Syjud 2024-03-13 2026-02-04 2026-02-04