https://www.bip.krakow.pl/APU/usluga/2518623973385257656 Urząd Miasta Krakowa URZĄD MIASTA KRAKOWA SC-7 Rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów, które nastąpiły za granicą i nie zostały tam rejestrowane

Krótki opis usługi

Urodzenia, małżeństwa i zgony, które nastąpiły za granicą i nie zostały w kraju zdarzenia zarejestrowane, mogą być zarejestrowane w polskim rejestrze stanu cywilnego, w formie aktu stanu cywilnego. Wniosek możesz złożyć do wybranego kierownika USC. Rejestr stanu cywilnego jest rejestrem centralnym prowadzonym przez ministra właściwego ds. informatyzacji w systemie teleinformatycznym. Jeśli chcesz ubiegać się o dokonanie rejestracji urodzenia, małżeństwa lub zgonu, które zaszły za granicą: <ol> <li>Dokonaj opłaty skarbowej w kwocie 39,00 zł za rejestrację (szczegóły w sekcji „Opłaty”). </li> <li>Jeśli chcesz dokonać rejestracji: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>urodzenia wypełnij <a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=7de54ca3-23e7-fbd6-2935-c76b473a6a36&groupId=536063">wniosek</a> w sprawie rejestracji zagranicznego dokumentu potwierdzającego urodzenie,</li> <li>małżeństwa - wypełnij <a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=0918f051-e073-d501-fcb0-49fa03646e7c&groupId=536063">wniosek</a> w sprawie rejestracji zagranicznego dokumentu potwierdzającego małżeństwo,</li> <li>zgonu - wypełnij <a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=1f33ad7c-754b-60e1-7b91-d0df26eb2201&groupId=536063">wniosek</a> w sprawie rejestracji zagranicznego dokumentu potwierdzającego zgon.</li> </ol> </li> <li>Udaj się do Urzędu Stanu Cywilnego (szczegóły w sekcji „Miejsce przyjmowania dokumentów”) zabierając ze sobą wymagane dokumenty lub wyślij podanie wraz z dokumentami pocztą (szczegóły w sekcji „Wymagane dokumenty”).</li> <li>Usługi tej nie możesz załatwić drogą elektroniczną.</li> </ol>

Kogo dotyczy usługa

Usługa dotyczy każdej osoby wymienionej w akcie, oraz: <ol> <li>jej przedstawiciela ustawowego (rodzic w przypadku małoletniego dziecka),</li> <li>osoby, która wykaże interes prawny w rejestracji zdarzenia w polskim rejestrze stanu cywilnego (należy przedłożyć dokument, który wykaże interes prawny Wnioskodawcy - np. Wezwanie Sądu),</li> <li>osoby, która wykaże interes faktyczny w rejestracji dokumentu potwierdzającego zgon. </li> </ol>

Kryteria dla realizacji usług

Z wnioskiem o rejestrację możesz wystąpić w przypadku kiedy akt dotyczy: <ol> <li>Ciebie,</li> <li>Twojego małoletniego dziecka,</li> <li>dowolnej osoby, jeśli wykażesz interes prawny w rejestracji aktu stanu cywilnego, który tej osoby dotyczy,</li> <li>dowolnej osoby w przypadku dokumentu potwierdzającego zgon, pod warunkiem, że wykażesz interes faktyczny (uzasadnioną potrzebę) w rejestracji aktu zgonu.</li> </ol>

Wymagane dokumenty

<ol> <li>Wniosek.</li> <li>Zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie, małżeństwo lub zgon wraz z jego urzędowym przekładem na język polski. </li> <li>Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do okazania, w przypadku osobistej wizyty w urzędzie).</li> <li>Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za dokonanie rejestracji w polskim rejestrze stanu cywilnego urodzenia, małżeństwa lub zgonu (nie w każdym przypadku – szczegóły w sekcji „Opłaty”).</li> <li>Dokumenty w przypadkach szczególnych:</li> </ol>

Nazwa dokumentu	W jakim przypadku	Kogo dotyczy
<p><a href="https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=0c30894b-fc82-da03-eda5-0019b86e4dc3&groupId=536063">Pełnomocnictwo</a> pisemne lub zgłoszone do protokołu</p>	Pełnomocnika	W przypadku działania przez Pełnomocnika
<p>Prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej</p>	Osoby, której akt dotyczy	Opiekuna prawnego, który występuje z wnioskiem o dokonanie rejestracji urodzenia, małżeństwa lub zgonu w polskim rejestrze stanu cywilnego
<p>Dokument wykazujący interes prawny</p>	Innej osoby	W przypadku wykazania interesu prawnego

Opłaty

<ol> <li>Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.</li> <li>Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa: Numer rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.</li> <li><a href="https://www.bip.krakow.pl/?sub_dok_id=1114">Punkty kasowe</a> Urzędu Miasta Krakowa.</li> </ol>

Tytuł płatnośc	Kwota	Forma	Nr rachunku bankowego
Opłata skarbowa za rejestrację zdarzenia w polskim rejestrze stanu cywilnego	39	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata za wydanie decyzji odmownej	10	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000
Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa	17	kasa UMK przelew płatność kartą poczta gotówka	49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Miejsce przyjmowania dokumentów

Informacje o miejscach w których można złożyć dokumenty:

Nazwa	Adres	Godziny otwarcia	Umówienie wizyty	telefon
II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	os. Zgody 2,<br/>31-949 Kraków	w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00, <br/>w czwartki: 8:00–18:00	brak	12 616 55 55
I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	ul. Lubelska 29, <br/>30-003 Kraków	w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00, <br/>w czwartki: 8:00–18:00	brak	12 616 55 55
II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego	ul. Wadowicka 8W,<br/>30-415 Kraków	w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–18:00, <br/>w czwartki: 8:00–18:00	brak	12 616 55 55
Dziennik podawczy	ul. Lubelska 27,<br/>30-003 Kraków	w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–15:30, <br/>w czwartki: 8:00–15:30	brak	12 616 55 55
Kancelaria Magistratu	Plac Wszystkich Świętych 3-4,<br/>31-004 Kraków	w dni robocze (z wyjątkiem czwartków): 7:40–15:30, <br/>w czwartki: 8:00–15:30	brak	12 616 55 55

Sposób realizacji usługi

<ol> <li>Po dokonaniu rejestracji otrzymasz odpis zupełny aktu stanu cywilnego. </li> <li>Kierownik USC może odmówić dokonania rejestracji, jeśli: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>do podania nie dołączysz właściwego dokumentu (dotyczącego odpowiednio: urodzenia, małżeństwa, zgonu) wydanego przez właściwy podmiot zagraniczny potwierdzającego to zdarzenie,</li> <li>chcesz dokonać rejestracji zdarzenia dotyczącego innej osoby, ale nie wykażesz interesu prawnego lub faktycznego w przypadku rejestracji zgonu,</li> <li>byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej. </li> </ol> </li> <li>W przypadku odmowy dostaniesz decyzję administracyjną o odmowie, od której możesz się odwołać.</li> </ol>

Informacje dodatkowa

<ol> <li>Do rejestracji musisz wraz z wnioskiem przedłożyć oryginał zagranicznego dokumentu wydanego przez uprawniony podmiot zagraniczny, potwierdzającego urodzenie, małżeństwo lub zgon wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie winno być dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub konsula. Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty sporządzone w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula oraz dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski. W państwach członkowskich Unii Europejskiej wydawane są wielojęzyczne standardowe formularze (tłumaczenia pomocnicze), które również mogą być wykorzystane do rejestracji, jako urzędowy przekład treści zagranicznego dokumentu na język polski. Tłumaczenia takie możesz zamówić składając wniosek o wydanie dokumentu w urzędzie państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Nie musisz tłumaczyć odpisów aktów stanu cywilnego wydanych na druku wielojęzycznym sporządzonych zgodnie z Konwencją Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r., jeśli chciałbyś użyć takiego odpisu do rejestracji zdarzenia jako dodatkowego dowodu (np. potwierdzającego dane, które nie wynikają z dokumentu przedłożonego do rejestracji).</li> <li>Do podania możesz dołączyć pełnomocnictwo w przypadku wyznaczenia pełnomocnika do doręczeń lub pełnomocnika do prowadzenia sprawy (np. poprzez wykorzystanie następującego <a href="http://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=0c30894b-fc82-da03-eda5-0019b86e4dc3&groupId=536063">wzoru</a>). </li> <li>Twoim pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Twój pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy, mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.</li> <li>Jeżeli jesteś obywatelem polskim i posiadasz akty stanu cywilnego potwierdzające zdarzenia wcześniejsze, sporządzone na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, na twój wniosek możemy rejestrując zdarzenie, dostosować pisownię danych do zasad pisowni polskiej (poza imieniem/imionami osoby, której rejestrowane urodzenie dotyczy).</li> <li>W przypadku, gdy nie znasz języka polskiego i chcesz załatwić sprawę osobiście, na tobie spoczywa obowiązek zapewnienia udziału tłumacza. </li> <li>Zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie, małżeństwo lub zgon, złożony wraz z wnioskiem, po dokonaniu rejestracji nie podlega zwrotowi. Na twój wniosek możemy zwrócić dokument, który przedkładasz do rejestracji po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika USC, ale tylko wtedy, jeżeli nie masz możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.</li> <li>Dokonując rejestracji zgonu masz obowiązek zwrócić dowód osobisty i książeczkę wojskową osoby zmarłej (jeśli posiadała). </li> </ol>

Termin załatwienia

Sprawę załatwisz: <ol> <li>niezwłocznie,</li> <li>do 1 miesiąca w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego,</li> <li>do 2 miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych.</li> </ol>

Odpowiedzialna komórka organizacyjna

Nazwa podmiotu	Struktura podrzędna
Urząd Stanu Cywilnego	III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego
Urząd Stanu Cywilnego	II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego

Tryb odwoławczy

W przypadku, gdy otrzymałeś/aś wydaną przez Kierownika USC decyzję o odmowie rejestracji, możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W odwołaniu zwróć się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podaj numer decyzji, od której się odwołujesz.

Podstawa prawna

<ol> <li>Art. 2 ust. 6, art. 12, art. 22, art. 26, art. 31, art. 99, art. 102, art.103 ustawy z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego.</li> <li>Art. 33, art. 35, art.36, art.76a, art.79a i art.104 i art. 127a ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.</li> <li>Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.</li> <li>Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. </li> <li>Art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.</li> <li>Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.</li> <li>Art. 4 i art. 5 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim.</li> <li>Art. 38 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.</li> <li>Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 października 2021 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego, jego wydawania i odbioru oraz utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu. </li> <li>Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.</li> <li>§ 7 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 20 maja 2022 r. w sprawie książeczki wojskowej. </li> <li>Art. 3 ust. 1 pkt 1-4, art. 4, art. 5, art. 6, art. 7, art. 8 ust.1, art. 9 ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich Unii Europejskiej.</li> <li>Art. 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012.</li> </ol>

Obowiązek informacyjny

Informacja Administratora o przetwarzaniu danych osobowych Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem można się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail:<a href="mailto: sc.umk@um.krakow.pl"> sc.umk@um.krakow.pl</a>. Dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania zaświadczeń i odpisów aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej. Dane są objęte rejestrem czynności przetwarzania pn. Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie. Informujemy, że: <ol> <li>Ma Pani/Pan prawo dostępu do Swoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.</li> <li>Dane osobowe przechowywane są w przypadku aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego przez okres: <ol start="1" style="list-style-type:lower-alpha"> <li>100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;</li> <li>80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu. Po upływie tych okresów akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do Archiwum Narodowego w Krakowie;</li> <li>Pozostałe dane osobowe są przechowywane odpowiednio przez: <ul> <li>10 lat - Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg; Zmiany imion i nazwisk. Po 10 latach poddawane są brakowaniu;</li> <li>5 lat - Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego; Zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesiąca; Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą; Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego; Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonywanych w aktach stanu cywilnego; Udostępnianie innych informacji na podstawie akt stanu cywilnego; Sprawy konsularne. Po 5 latach poddawane są brakowaniu;</li> <li>Ponadto Statystyka urodzeń, małżeństw, zgonów przechowywana jest przez 25 lat, a następnie przekazywana do Archiwum Narodowego w Krakowie.</li> </ul> </li> </ol> </li> <li>Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.</li> <li>Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.</li> <li>Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.</li> <li>Podstawę prawną przetwarzania danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.</li> </ol> Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: adres e-mail: <a href="mailto:iod@um.krakow.pl">iod@um.krakow.pl</a> adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków SC-7 Załącznik nr 1 - wniosek w sprawie rejestracji zagranicznego dokumentu potwierdzającego urodzenie https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=7de54ca3-23e7-fbd6-2935-c76b473a6a36&groupId=536063 SC-7 Załącznik nr 2 - wniosek w sprawie rejestracji zagranicznego dokumentu potwierdzającego małżeństwo https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=0918f051-e073-d501-fcb0-49fa03646e7c&groupId=536063 SC-7 Załącznik nr 3 - wniosek w sprawie rejestracji zagranicznego dokumentu potwierdzającego zgon https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=1f33ad7c-754b-60e1-7b91-d0df26eb2201&groupId=536063 SC-7 Załącznik nr 4 - pełnomocnictwo https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=0c30894b-fc82-da03-eda5-0019b86e4dc3&groupId=536063 Pełna_treść_karty_usługi_SC-7.pdf https://kontakt.krakow.pl/c/document_library/get_file?uuid=dc210774-b202-1bd0-0ce9-d27074430646&groupId=536063 Urząd Stanu Cywilnego Szczepan Ciuła Renata Syjud 2024-03-12 2025-07-15 2025-07-15