Wydział Skarbu Miasta

Referat Organizacyjny
Symbol: GS-13
Adres siedziby: Kasprowicza 29, 31-523 Kraków
Telefon: 12-616-9837, 12-616-9840
Faks: 12-616-9846, 12-616-9842
Kontakt:www.bip.krakow.pl/idz
Kierownik Referatu: Jagoda Zasada

Zakres działania:

  1. Prowadzenie sekretariatu i obsługi kancelaryjno ? biurowej Wydziału;

  2. Bieżąca ewidencja korespondencji wpływającej i wypływającej z Wydziału i użytkowanie aplikacji informatycznej Rejestracja i Śledzenie Spraw (RISS);

  3. Koordynowanie spraw dotyczących realizacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji UMK, obsługa aplikacji informatycznej System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);

  4. Prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowością realizacji: uchwał Rady Miasta, wniosków i opinii Komisji Rady, zarządzeń i poleceń Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń Dyrektora Magistratu, a także zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału, a w szczególności:
    a) prowadzenie ewidencji uregulowań wewnętrznych Dyrektora Wydziału, przekazywanie ich kierownikom komórek organizacyjnych wchodzących
    w skład Wydziału, celem zapoznania się i ich realizacji,
    b) sporządzanie sprawozdań z realizacji uchwał Rady Miasta Krakowa i innych;

  5. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta Krakowa, zarządzeń i poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń służbowych Dyrektora Magistratu. Procedowanie aktów kierowania w aplikacji informatycznej System Wspomagania Pracy Urzędu (SWPU);

  6. Opracowywanie projektów upoważnień, pełnomocnictw dla Dyrektora Wydziału,jego zastępców i pracowników Wydziału oraz procedowanie w aplikacji informatycznej System Wspomagania Pracy Urzędu (SWPU);

  7. Ewidencjonowanie kontroli wewnętrznych, zewnętrznych, skarg, wniosków, petycji, interpelacji i Korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa dotyczących zadań Wydziału oraz nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi;

  8. Prowadzenie spraw kadrowych i socjalnych pracowników Wydziału;

  9. Ewidencjonowanie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, konferencjach, ewidencja wniosków o udział w szkoleniach. Współpraca z kierownikami Referatów w Wydziale w zakresie planowania szkoleń dla pracowników;

  10. Przygotowanie procedury naboru na wolne stanowisko w Wydziale;

  11. Współpraca z Wydziałem Organizacji i Nadzoru w zakresie w zakresie spraw kadrowych i socjalnych;

  12. Prowadzenie spraw związanych z wypłatą ekwiwalentu za używanie odzieży i obuwia roboczego oraz za pranie odzieży roboczej;

  13. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Wydziału w materiały biurowe i inne środki niezbędne do realizacji zadań (np. bilety komunikacji miejskiej, pieczęci i pozostałych) oraz obsługa aplikacji informatycznych w tym zakresie: Internetowego Systemu Zaopatrzenia Jednostek Organizacyjnych (ISZ) oraz Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);

  14. Prowadzenie ewidencji składników majątkowych Wydziału z wykorzystaniem aplikacji informatycznej Środki Trwałe (ST) oraz prowadzenie kartotek osobistego wyposażenia pracowników;

  15. Przygotowywanie projektów odpowiedzi, do komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa, miejskich jednostek organizacyjnych i innych instytucji, w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;

  16. Przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania dotyczące zgłaszanych propozycji projektów w ramach ?Budżetu Obywatelskiego? w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;

  17. Sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Wydziału;

  18. Współpraca z Biurem Prasowym, opracowywanie i przekazywanie informacji o działaniach Wydziału;

  19. Koordynowanie spraw z zakresu umieszczania ogłoszeń prasowych w prasie o zasięgu lokalnym i ogólnopolskim;

  20. Opracowywanie okresowych analiz, materiałów informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących pracy Wydziału;

  21. Sporządzanie harmonogramu dochodów i wydatków bieżących;

  22. Sporządzanie miesięcznej prognozy wydatków na podstawie informacji,z merytorycznych Referatów oraz aktualizowanie harmonogramów dochodów i wydatków w związku ze zmianami w planie finansowym;

  23. Opracowywanie planu budżetu zadaniowego wydatków bieżących dla wydziału oraz sporządzenie planów rzeczowo-finansowych i sprawozdań;

  24. Przygotowywanie wniosków budżetowych w zakresie zmian w wydatkach bieżących w ramach realizowanych zadań własnych i zleconych;

  25. Opracowywanie danych do Wieloletniej Prognozy Finansowej z zakresu dochodu i wydatków bieżących;

  26. Przygotowywanie pism i dokumentów do innych komórek organizacyjnych UMK z zakresu spraw związanych z realizacją budżetu Wydziału;

  27. Przygotowywanie materiałów na posiedzenia Komisji i Sesji Rady Miasta z zakresu budżetu Wydziału;

  28. Sporządzanie planu zamówień publicznych;

  29. Przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania usług innym podmiotom w trybie ustawy ? prawo zamówień publicznych;

  30. Prowadzenie rejestru umów zawartych na podstawie ustawy prawo zamówień publicznych na wykonywanie usług m.in. wycen nieruchomości, prac geodezyjnych, ogłoszeń prasowych i innych zawieranych przez Wydział w aplikacji informatycznej Generalny Rejestr Umów (GRU);

  31. Rozliczanie pod względem finansowym zawartych umów;

  32. Prowadzenie ewidencji rachunków i faktur w aplikacji informatycznej Obsługa Wydatków Budżetowych (WYBUD);

  33. Gromadzenie i analiza mierników i wskaźników celem monitorowania zadań bieżących Wydziału oraz obsługa aplikacji informatycznej - Strategia Dużego Obszaru Miasta ?STRADOM? w ramach projektu ?Monitorowanie jakości usług publicznych jako element zintegrowanego systemu zarządzania jednostkami samorządu terytorialnego?;

  34. Koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w aplikacji Rejestracja Czasu Pracy (RCP);

  35. Przygotowywanie, weryfikowanie i aktualizowanie informacji z zakresu działania Wydziału do Intranetu (CMS UMK), Biuletynu Informacji Publicznej (CMS BIP)i na stronach Miejskiej Platformy Internetowej ?Magiczny Kraków?;

  36. Opracowywanie w uzgodnieniu z Kierownikami Referatów projektów kart usług / procedur zewnętrznych Wydziału;

  37. Koordynacja działań w zakresie udostępniania informacji publicznej;

  38. Aktualizacja danych udostępnianych poprzez System Obsługi Warstwy Organizacyjnej ? Integrator (INTG) w zakresie związanym z działaniem Wydziału;

  39. Obsługa służbowego konta e-mail Wydziału i Internetowego Dziennika Zapytań;

  40. Koordynowanie w Wydziale spraw z zakresu Systemu Zarządzania Jakością w UMK i obsługa aplikacji informatycznej Portal Intranetowy Systemu Zarządzania Jakością w UMK (QSYSTEM);

  41. Obsługa spraw związanych z realizacją zadań Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) oraz obsługa aplikacji informatycznej Servo-ePUAP (SERVO);

  42. Bieżące przeglądanie otrzymywanej prasy i serwisu prasowego Urzędu Miasta Krakowa, serwisów internetowych oraz przekazywanie do merytorycznych Referatów artykułów prasowych i ukazujących się aktów prawnych dotyczących zakresu działania Wydziału Skarbu Miasta;

  43. Ewidencjonowanie porozumień zawartych pomiędzy Gminą Miejską Kraków, Skarbem Państwa a jednostkami zewnętrznymi w zakresie działania Wydziału na podstawie przekazanych informacji przez poszczególne komórki organizacyjne Wydziału;

  44. Rejestracja krajowych wyjazdów służbowych pracowników Wydziału;

  45. Prowadzenie biblioteki Wydziału oraz obsługa w tym zakresie Systemu Obsługi Księgozbioru Urzędu (SOKU);

  46. Prowadzenie działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Wydziału (zapewnienie sprawnego systemu informacyjnego, racjonalizacji obiegu dokumentów);

  47. Współpraca z Zespołem Radców Prawnych w ramach prowadzonych postępowań przez Referat m. in. poprzez przygotowywanie stanowisk, wyjaśnień oraz wystąpień o opinię;


Wstecz