Usługa (Procedura) SC-31

INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31 - 004 Kraków. Z administratorem możesz się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: sc.umk@um.krakow.pl.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.

Informujemy, że:

Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.

Twoje dane osobowe będą przechowywane wieczyście, a po upływie przewidzianego przepisami prawa czasu zostaną przekazane do Archiwum Narodowego w Krakowie.

Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny.
Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.

Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.

Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:

adres – e-mail: iod@um.krakow.pl

adres pocztowy: Pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków

Urząd Stanu Cywilnego:

I Referat Rejestracji Stanu Cywilnego, ul. Lubelska 29, 30-003 Kraków

II Referat Rejestracji Stanu Cywilnego, ul. Wadowicka 8W, 30-415 Kraków,

III Referat Rejestracji Stanu Cywilnego, os. Zgody 2, 31-949 Kraków,

Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego, ul. Lubelska 27, 30-003 Kraków.

Udostępnianie dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego dla:
1. osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy,

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) dokument tożsamości strony – do wglądu (dowód osobisty lub paszport).

2. Innych osób, które wykażą interes prawny:
a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),
b) dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport – do wglądu),

c) dokument wykazujący interes prawny.
 

3. Pełnomocników:
a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),
b) dokument tożsamości pełnomocnika – do wglądu (dowód osobisty lub paszport).

c) pełnomocnictwo pisemne lub zgłoszone do protokołu

Istnieje możliwość działania przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu.

Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.

1) Opłata skarbowa:

a) od wydania uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego od każdej pełnej lub zaczętej strony – 5,00 zł

2) Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).

3) Ustawa o opłacie skarbowej normuje przypadki, gdy nie wymagane jest uiszczenie opłaty skarbowej. Wymienione one zostały w art. 2 i w art. 7 tej ustawy.

4) Wpłat z tytułu opłaty skarbowej można dokonywać na rachunek bankowy Urzędu Miasta Krakowa (np. na poczcie, przelewem bankowym) lub bez ponoszenia dodatkowych opłat w placówkach banku PKO Bank Polski S.A. na terenie Krakowa i kasach Urzędu. Oryginał dowodu zapłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć odpowiednio do podania lub dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa.

NUMER KONTA
 

Opłata skarbowa - rachunek bankowy Urzędu Miasta Krakowa: 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Numer konta dla wpłat z zagranicy dla opłaty skarbowej (rozliczenia transgraniczne):

BIC PKO Bank Polski: BPKOPLPW 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000.

1. Wydanie uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych z rejestracji stanu cywilnego

2. Decyzja o odmowie wydania kserokopii dokumentu z akt zbiorowych z rejestracji stanu cywilnego

Niezwłocznie, sprawy, które wymagają przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego do miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane do dwóch miesięcy.

1. Wydanie uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych z rejestracji stanu cywilnego.

2. Decyzja o odmowie wydania kserokopii dokumentu z akt zbiorowych z rejestracji stanu cywilnego.

W przypadku wydania decyzji o odmowie wydania uwierzytelnionej kserokopii dokumentu z akt zbiorowych z rejestracji stanu cywilnego stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Wojewody Małopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

1. Art. 26 i art. 28 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.

2. Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

3. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej

4. Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych

5. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej

6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.

1. Dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego stanowią akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego.

2. W aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego gromadzi się dokumenty, które nie podlegają zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.

3. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są gromadzone w rejestrze stanu cywilnego, jeżeli zostały sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej. W rejestrze mogą być gromadzone akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci papierowej jako odwzorowanie cyfrowe lub może być zamieszczany opis tych dokumentów.

4. Dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane:

1) na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej albo odwzorowania cyfrowego poświadczonego za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo

2) w postaci kopii albo wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonym za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego podpisem własnoręcznym.

UWAGA:

Dokument wydany na piśmie utrwalonym utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

100 lat- akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia

80 lat- akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Po upływie tych okresów, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego.

Po upływie tych okresów, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje tak samo jak udostępnianie dokumentów z akt zbiorowych przed upływem tych okresów.