Usługa (Procedura) SC-28

INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31 - 004 Kraków. Z administratorem możesz się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: sc.umk@um.krakow.pl.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.

Informujemy, że:

1. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
2. Twoje dane osobowe będą przechowywane wieczyście, a po upływie przewidzianego przepisami prawa czasu zostaną przekazane do Archiwum Narodowego w Krakowie.
3. Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny.
   Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.
4. Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.
6. Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:

adres – e-mail: iod@um.krakow.pl

adres pocztowy: ul. Wielopole 17a; 31-072 Kraków

Przejdź do karty usługi SC-28 na Portalu Elektronicznych Usług

Urząd Stanu Cywilnego:

• Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego, ul. Lubelska 27, 30-003 Kraków, stanowiska ds. archiwum

Film z tłumaczeniem opisu usługi na język migowy.

1) pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej w sprawie osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi, tj. o wgląd do księgi stanu cywilnego oraz / lub ich dokumentów zbiorowych i skorowidzów (wzór zgłoszenia stanowi załącznik do niniejszej procedury);

lub

pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o przekazanie informacji zawartych w księgach stanu cywilnego oraz / lub ich dokumentach zbiorowych i skorowidzach w postaci nieuwierzytelnionej reprodukcji albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie

2) dokument tożsamości osoby zainteresowanej - do wglądu:

• dowód osobisty lub paszport

Udostępnianie (wgląd) do materiałów archiwalnych jest bezpłatne.

1) Umożliwienie osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi, tj. z aktami stanu cywilnego, aktami zbiorowymi i skorowidzami.

2) Umożliwienie utrwalenia treści materiałów archiwalnych w postaci notatek, nieuwierzytelnionych reprodukcji/fotokopii tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

1) Udostępnianie materiałów archiwalnych do osobistego zapoznania się odbywa się w siedzibie Urzędu po uprzednim umówieniu wizyty.

2) Wydanie reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów – do 7 dni.

3) Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).

Nie dotyczy.

W przypadku decyzji o częściowej albo całkowitej odmowie wydania wnioskowanego dokumentu lub decyzji o umorzeniu postępowania stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

1) Art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego.

2) Art. 16 ust. 2a, art. 16a, art. 16b ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 1, art. 16c ust. 1, art. 16d – art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3) Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych z dnia 22 czerwca 2011 roku.

4) Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

5) Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

1. Zgłoszenie o wydanie nieuwierzytelnionej reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów składane są:

• w siedzibach USC: ul. Lubelska 27, ul. Lubelska 29, ul. Wadowicka 8W, os. Zgody 2,
• za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP

2. Termin wizyty w siedzibie Urzędu w celu osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi należy ustalić za pośrednictwem mail-owej skrzynki wydziałowej: sc.umk@um.krakow.pl lub telefonicznie dzwoniąc na numer: 12 616 55 74 lub 12 616 55 15 albo 12 616 55 52.

3. Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.

4. Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż w przypadku:

• aktów urodzeń – po 100 latach,
• aktów małżeństw i zgonów – po 80 latach,

licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu).

UWAGA:

Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.