SC-28
URZĄD MIASTA KRAKOWA
Urząd Stanu Cywilnego

Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nie przekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów - wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu


Załączniki do procedury:
Załącznik do procedury SC-28

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

 

Drogi Kliencie, zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu: Sporządzania aktów stanu cywilnego, odpisów, zaświadczeń, prowadzenia ksiąg stanu cywilnego oraz wydawania decyzji administracyjnych, a także sporządzania testamentu allograficznego. Wypełniania obowiązku wynikającego z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie statystyki publicznej oraz ustawy o ewidencji ludności.

 

Informujemy, że:

1. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

2. Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu załatwienia sprawy dla potrzeb której Twoje dane zostały zebrane, a następnie będą przechowywane u nas przez okres zgodny z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.

3. Masz prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

4. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy.

5. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości realizacji składanych wniosków.

6. Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowią przepisy ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz innych aktów prawnych, na podstawie których realizowane są sprawy z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmian imion i nazwisk oraz sporządzania testamentu allograficznego.

 

 

Ponadto informujemy, że masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

 

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:

adres – e-mail: iod@um.krakow.pl.

adres pocztowy: Wielopole 17a, 31-072 Kraków



Załatw sprawę elektronicznie

Za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP.



Sprawę załatwia

Urząd Stanu Cywilnego, Lubelska 27, 30-003 Kraków,

Referat Archiwum USC dla Dzielnic od I do XIII,

o przyjmowanie podań:

- stanowiska ds. archiwum: p. II, pok. 200, tel. 12-616-55-27, fax. 12 616-55-20

- stanowiska ds. archiwum: BOK ul. Wielicka 28a boks 2 i 3, tel. 12 616-56-33;

12 616-56-93; fax. 12 616-55-20

o osobiste zapoznanie się z materiałami archiwalnymi,

w celu utrwalenia ich treści w postaci notatek albo odwzorowań wizualnych

- na wskazanym stanowisku, po uprzednim umówieniu wizyty.

o wydawanie dokumentów przygotowanych do odbioru w USC:

- stanowisko ds. archiwum: p. I, pok. 105, tel. 12-616-55-29, fax. 12 616-55-20

- stanowiska ds. archiwum: BOK ul. Wielicka 28a boks 2 i 3, tel. 12 616-56-33;

12 616-56-93; fax. 12 616-55-20

Referat USC dla Dzielnic od XIV do XVIII os. Zgody 2, 31-949 Kraków,

o stanowiska ds. archiwum USC: p. III, pok. 328, tel. 12-616-88-58, fax. 12 616-88-24



Obejrzyj wersję w języku migowym

Nie dotyczy.



Dokumenty od wnioskodawcy (klienta)

1) pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej w sprawie osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi, tj. o wgląd do księgi stanu cywilnego oraz / lub ich dokumentów zbiorowych i skorowidzów (wzór zgłoszenia stanowi załącznik do niniejszej procedury);

lub

pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o przekazanie informacji zawartych w księgach stanu cywilnego oraz / lub ich dokumentach zbiorowych i skorowidzach w postaci nieuwierzytelnionej reprodukcji albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie

2) dokument tożsamości osoby zainteresowanej - do wglądu:

• dowód osobisty lub paszport



Opłaty

Udostępnianie (wgląd) do materiałów archiwalnych jest bezpłatne.



Forma załatwienia

1) Umożliwienie osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi, tj. z aktami stanu cywilnego, aktami zbiorowymi i skorowidzami.

2) Umożliwienie utrwalenia treści materiałów archiwalnych w postaci notatek, nieuwierzytelnionych reprodukcji/fotokopii tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.



Termin załatwienia

1) Udostępnianie materiałów archiwalnych do osobistego zapoznania się odbywa się w siedzibie Urzędu po uprzednim umówieniu wizyty.

2) Wydanie reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów – do 7 dni.

3) Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).



Dokumenty uzyskiwane w postępowaniu

Nie dotyczy.



Tryb odwoławczy

W przypadku decyzji o częściowej albo całkowitej odmowie wydania wnioskowanego dokumentu lub decyzji o umorzeniu postępowania stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.



Podstawa prawna

1) Art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego.

2) Art. 16 ust. 2a, art. 16a, art. 16b ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 1, art. 16c ust. 1, art. 16d – art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3) Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych z dnia 22 czerwca 2011 roku.

4) Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

5) Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.



Informacje dodatkowe dla klienta

1. Zgłoszenie o wydanie nieuwierzytelnionej reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów składane są:

• w siedzibach USC: ul. Lubelska 27, os. Zgody 2, ul. Wielicka 28a,

• za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP

 

2. Termin wizyty w siedzibie Urzędu w celu osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi należy ustalić za pośrednictwem mail-owej skrzynki wydziałowej: sc.umk@um.krakow.pl lub telefonicznie dzwoniąc na numer: 12 616 55 74 lub 12 616 55 15 albo 12 616 55 52.

3. Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.

4. Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż w przypadku:

• aktów urodzeń – po 100 latach,

• aktów małżeństw i zgonów – po 80 latach,

licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu).

 

UWAGA:

Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.