SC-24
URZĄD MIASTA KRAKOWA
Urząd Stanu Cywilnego

Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nie przekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów - wydawanie uwierzytelnionego dokumentu


Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

 

Drogi Kliencie, zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu: Sporządzania aktów stanu cywilnego, odpisów, zaświadczeń, prowadzenia ksiąg stanu cywilnego oraz wydawania decyzji administracyjnych, a także sporządzania testamentu allograficznego. Wypełniania obowiązku wynikającego z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie statystyki publicznej oraz ustawy o ewidencji ludności.

 

Informujemy, że:

1. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

2. Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu załatwienia sprawy dla potrzeb której Twoje dane zostały zebrane, a następnie będą przechowywane u nas przez okres zgodny z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.

3. Masz prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

4. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy.

5. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości realizacji składanych wniosków.

6. Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowią przepisy ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz innych aktów prawnych, na podstawie których realizowane są sprawy z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmian imion i nazwisk oraz sporządzania testamentu allograficznego.

 

 

Ponadto informujemy, że masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

 

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:

adres – e-mail: iod@um.krakow.pl.

adres pocztowy: Wielopole 17a, 31-072 Kraków



Załatw sprawę elektronicznie

Za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP.



Sprawę załatwia

Urząd Stanu Cywilnego, Lubelska 27, 30-003 Kraków,

Referat Archiwum USC dla Dzielnic od I do XIII,

przyjmowanie podań:

• stanowiska ds. archiwum: p. II, pok. 200, tel. 12-616-55-25, fax. 12 616-55-20

• stanowiska ds. archiwum: BOK ul. Wielicka 28a boks 2 i 3, tel. 12 616-56-33; 12 616-56-93; fax. 12 616-55-20

wydawanie dokumentów przygotowanych do odbioru w USC:

• stanowisko ds. archiwum: p. I, pok. 105, tel. 12-616-55-09, fax. 12 616-55-20

• stanowiska ds. archiwum: BOK ul. Wielicka 28a boks 2 i 3, tel. 12 616-56-33; 12 616-56-93; fax. 12 616-55-20

Referat USC dla Dzielnic od XIV do XVIII os. Zgody 2, 31-949 Kraków,

• stanowiska ds. archiwum USC: p. III, pok. 328, tel. 12-616-88-58, fax. 12 616-88-24



Obejrzyj wersję w języku migowym

Nie dotyczy.



Dokumenty od wnioskodawcy (klienta)

1) pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej w sprawie sporządzenia uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów po wykazaniu interesu prawnego, (druk zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury);

lub

pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o przekazanie informacji zawartych w księgach stanu cywilnego oraz /lub ich dokumentach zbiorowych i skorowidzach w postaci zaświadczenia albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie

2) Wydawanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego dla:

1. Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna:

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej, w przypadku gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny,

c) dokument tożsamości - do wglądu:

• dowód osobisty lub paszport

 

2. Innych osób, które wykażą interes prawny:

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) dokument tożsamości - do wglądu:

• dowód osobisty lub paszport

c) dokument wykazujący interes prawny.

 

3. Pełnomocników:

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) dokument tożsamości pełnomocnika - do wglądu:

• dowód osobisty lub paszport

c) pisemne lub w formie dokumentu elektronicznego pełnomocnictwo (zwór pełnomocnictwa stanowi załącznik do niniejszej procedury).

 

Uwaga:

Dostęp do materiałów archiwalnych poprzez wydanie z nich uwierzytelnionych odpisów (wypisów, wyciągów) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów podlega ograniczeniu:

• ze względu na ochronę:

a) dóbr osobistych,

b) danych osobowych;

c) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.



Opłaty

1) Opłata skarbowa:

a) od wydania zaświadczenia na podstawie akt stanu cywilnego – 24 zł

b) od wydania uwierzytelnionego odpisu (wyciągu, wypisu) z akt stanu cywilnego

- 33,00 zł,

c) od wydania uwierzytelnionej reprodukcji z akt stanu cywilnego od każdej pełnej lub zaczętej strony – 5,00 zł

2) Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).

3) Ustawa o opłacie skarbowej normuje przypadki, gdy nie wymagane jest uiszczenie opłaty skarbowej. Wymienione one zostały w art. 2 i w art. 7 tej ustawy.

 

4) Wpłat z tytułu opłaty skarbowej można dokonywać na rachunek bankowy Urzędu Miasta Krakowa (np. na poczcie, przelewem bankowym) lub bez ponoszenia dodatkowych opłat w placówkach banku PKO Bank Polski S.A. na terenie Krakowa i kasach Urzędu. Oryginał dowodu zapłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć odpowiednio do podania lub dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa.

 

NUMER KONTA

Opłata skarbowa - rachunek bankowy Urzędu Miasta Krakowa: 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

 

Numer konta dla wpłat z zagranicy dla opłaty skarbowej (rozliczenia transgraniczne):

BIC PKO Bank Polski: BPKOPLPW 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000.



Forma załatwienia

1) Wydanie zaświadczenia, informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci uwierzytelnionych reprodukcji lub odpisu (wypisu, wyciągu) tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

2) Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.

3) Decyzja o całkowitej albo częściowej odmowie dostępu do uwierzytelnionych materiałów archiwalnych.



Termin załatwienia

1) Wydanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów – 7 dni.

2) Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).



Dokumenty uzyskiwane w postępowaniu

1) Wydanie zaświadczenia, informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci uwierzytelnionych reprodukcji lub odpisu (wypisu, wyciągu) tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

2) Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.

3) Decyzja o całkowitej albo częściowej odmowie dostępu do uwierzytelnionych materiałów archiwalnych.

4) Decyzja o umorzeniu postępowania.



Tryb odwoławczy

1) W przypadku postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia stronie przysługuje prawo wniesienia zażalenia do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.

2) W przypadku decyzji o częściowej albo całkowitej odmowie wydania wnioskowanego dokumentu lub decyzji o umorzeniu postępowania stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.



Podstawa prawna

1) Art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego.

2) Art. 16 ust. 2a, art. 16a, art. 16b ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 1, art. 16d – art. 16e i art. 28 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.

4) Art. 217 - 219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

5) Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne

6) Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

7) Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

8) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.



Informacje dodatkowe dla klienta

1. Zgłoszenie o wydanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów składane są:

• w siedzibach USC: ul. Lubelska 27, os. Zgody 2, ul. Wielicka 28a,

• za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP

 

UWAGA: Dokument wydany w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.

 

2. Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.

 

3. Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż w przypadku:

- aktów urodzeń – po 100 latach,

- aktów małżeństw i zgonów – po 80 latach,

licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu).

UWAGA:

Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

 

4. Zaświadczenie wydane w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystane wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.