Usługa (Procedura) SC-24

INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31 - 004 Kraków. Z administratorem możesz się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: sc.umk@um.krakow.pl.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.

Informujemy, że:

1. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
2. Twoje dane osobowe będą przechowywane wieczyście, a po upływie przewidzianego przepisami prawa czasu zostaną przekazane do Archiwum Narodowego w Krakowie.
3. Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny.
   Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.
4. Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.
6. Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:

adres – e-mail: iod@um.krakow.pl

adres pocztowy: Pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków

Przejdź do karty usługi SC-24 na Portalu Elektronicznych Usług

Urząd Stanu Cywilnego:

• Referat Archiwum Aktów Stanu Cywilnego, ul. Lubelska 27, 30-003 Kraków, stanowiska ds. archiwum

Film z tłumaczeniem opisu usługi na język migowy.

1) pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej w sprawie sporządzenia uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów po wykazaniu interesu prawnego, (druk zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury);

lub

pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o przekazanie informacji zawartych w księgach stanu cywilnego oraz /lub ich dokumentach zbiorowych i skorowidzach w postaci zaświadczenia albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie

2) Wydawanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego dla:

1. Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna:

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej, w przypadku gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny,

c) dokument tożsamości - do wglądu:

• dowód osobisty lub paszport

2. Innych osób, które wykażą interes prawny:

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) dokument tożsamości - do wglądu:

• dowód osobisty lub paszport

c) dokument wykazujący interes prawny.

3. Pełnomocników:

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) dokument tożsamości pełnomocnika - do wglądu:

• dowód osobisty lub paszport

c) pisemne lub w formie dokumentu elektronicznego pełnomocnictwo (zwór pełnomocnictwa stanowi załącznik do niniejszej procedury).

Uwaga:

Dostęp do materiałów archiwalnych poprzez wydanie z nich uwierzytelnionych odpisów (wypisów, wyciągów) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów podlega ograniczeniu:

• ze względu na ochronę:

a) dóbr osobistych,

b) danych osobowych;

c) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

1) Opłata skarbowa:

a) od wydania zaświadczenia na podstawie akt stanu cywilnego – 24 zł

b) od wydania uwierzytelnionego odpisu (wyciągu, wypisu) z akt stanu cywilnego

- 33,00 zł,

c) od wydania uwierzytelnionej reprodukcji z akt stanu cywilnego od każdej pełnej lub zaczętej strony – 5,00 zł

2) Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).

3) Ustawa o opłacie skarbowej normuje przypadki, gdy nie wymagane jest uiszczenie opłaty skarbowej. Wymienione one zostały w art. 2 i w art. 7 tej ustawy.

4) Wpłat z tytułu opłaty skarbowej można dokonywać na rachunek bankowy Urzędu Miasta Krakowa (np. na poczcie, przelewem bankowym) lub bez ponoszenia dodatkowych opłat w placówkach banku PKO Bank Polski S.A. na terenie Krakowa i kasach Urzędu. Oryginał dowodu zapłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć odpowiednio do podania lub dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa.

NUMER KONTA

Opłata skarbowa - rachunek bankowy Urzędu Miasta Krakowa: 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Numer konta dla wpłat z zagranicy dla opłaty skarbowej (rozliczenia transgraniczne):

BIC PKO Bank Polski: BPKOPLPW 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000.

1) Wydanie zaświadczenia, informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci uwierzytelnionych reprodukcji lub odpisu (wypisu, wyciągu) tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

2) Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.

3) Decyzja o całkowitej albo częściowej odmowie dostępu do uwierzytelnionych materiałów archiwalnych.

1) Wydanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów – 7 dni.

2) Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).

1) Wydanie zaświadczenia, informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci uwierzytelnionych reprodukcji lub odpisu (wypisu, wyciągu) tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

2) Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.

3) Decyzja o całkowitej albo częściowej odmowie dostępu do uwierzytelnionych materiałów archiwalnych.

4) Decyzja o umorzeniu postępowania.

1) W przypadku postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia stronie przysługuje prawo wniesienia zażalenia do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.

2) W przypadku decyzji o częściowej albo całkowitej odmowie wydania wnioskowanego dokumentu lub decyzji o umorzeniu postępowania stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

1) Art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego.

2) Art. 16 ust. 2a, art. 16a, art. 16b ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 1, art. 16d – art. 16e i art. 28 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.

4) Art. 217 - 219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

5) Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne

6) Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

7) Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

8) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.

1. Zgłoszenie o wydanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów składane są:

• w siedzibach USC: ul. Lubelska 27, ul. Lubelska 29, ul. Wadowicka 8W, os. Zgody 2,
• za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP

UWAGA: Dokument wydany w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.

2. Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.

3. Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż w przypadku:

- aktów urodzeń – po 100 latach,

- aktów małżeństw i zgonów – po 80 latach,

licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu).

UWAGA:

Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

4. Zaświadczenie wydane w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystane wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.