INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Drogi Kliencie, zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe, jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą Pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu: Sporządzania aktów stanu cywilnego, odpisów, zaświadczeń, prowadzenia ksiąg stanu cywilnego oraz wydawania decyzji administracyjnych, a także sporządzania testamentu allograficznego. Wypełniania obowiązku wynikającego z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie statystyki publicznej oraz ustawy o ewidencji ludności.

Informujemy, że:

1. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

2. Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu załatwienia sprawy dla potrzeb której Twoje dane zostały zebrane, a następnie będą przechowywane u nas przez okres zgodny z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.

3. Masz prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

4. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy.

5. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości realizacji składanych wniosków.

6. Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowią przepisy ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz innych aktów prawnych, na podstawie których realizowane są sprawy z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmian imion i nazwisk oraz sporządzania testamentu allograficznego.

Ponadto informujemy, że masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:

adres – e-mail: iod@um.krakow.pl.

adres pocztowy: Wielopole 17a, 31-072 Kraków

Za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP

(UWAGA! istnieje możliwość złożenia wniosku o wydanie skróconego odpisu wielojęzycznego za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, ale wniosek będzie załatwiony poprzez wydanie dokumentu w formie papierowej. Przepisy nie przewidują wydawania skróconych odpisów wielojęzycznych w formie dokumentu elektronicznego)

Referat Archiwum USC dla Dzielnic od I do XIII,

o przyjmowanie podań o wydanie odpisów a.s.c. (urodzeń, małżeństw, zgonów) znajdujących się w USC Kraków oraz w innych USC na terenie Polski.

- stanowiska ds. archiwum: p. II, pok. 200, tel. 12-616-55-25, fax. 12 616-55-20

- stanowiska informacyjno-podawcze: pok. 1, tel. 12 616 55 15

- stanowiska ds. archiwum: BOK ul. Wielicka 28a boks 2 i 3, tel. 12 616-56-33;

12 616-56-93; fax. 12 616-55-20

o wydawanie odpisów a.s.c. (urodzeń, małżeństw i zgonów) przygotowanych do odbioru w USC:

- stanowisko ds. archiwum: p. I, pok. 105, tel. 12-616-55-09, fax. 12 616-55-20

- stanowiska ds. archiwum: BOK ul. Wielicka 28a boks 2 i 3, tel. 12 616-56-33;

12 616-56-93; fax. 12 616-55-20

Referat USC dla Dzielnic od XIV do XVIII os. Zgody 2, 31-949 Kraków,

o stanowiska ds. archiwum USC: p. III, pok. 328, tel. 12-616-88-58,

fax. 12 616-88-24

Film z tłumaczeniem opisu usługi na język migowy.

Wydawanie odpisów skróconych, zupełnych i odpisów skróconych wielojęzycznych aktów stanu cywilnego dla:

1. Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna:

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej, w przypadku gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny,

c) dokument tożsamości strony – do wglądu

• dowód osobisty lub paszport

2. Innych osób, które wykażą interes prawny:

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) dokument tożsamości:

• dowód osobisty lub paszport – do wglądu

c) dokument wykazujący interes prawny.

3. Pełnomocników:

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) dokument tożsamości pełnomocnika – do wglądu

• dowód osobisty lub paszport

c) pisemne lub w formie dokumentu elektronicznego pełnomocnictwo (druk pełnomocnictwa stanowi załącznik do niniejszej procedury).

Istnieje możliwość działania przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

4. Organizacji społecznej, jeżeli jest to zgodne celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.

a) wniosek (druk wniosku stanowi załącznik do niniejszej procedury),

b) statut organizacji społecznej,

c) dokument wykazujący interes społeczny organizacji.

Druk podania stanowiący załącznik nr 1 stosuje się dla stron, które odbierają odpisy w USC, a załącznik nr 2 dla osób uzyskujących odpisy za pośrednictwem poczty.

1. Opłata skarbowa od wydania:

a) odpisu skróconego i odpisu skróconego wielojęzycznego - 22,00 zł,

b) odpisu zupełnego - 33,00 zł,

2. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).

3. Wpłat z tytułu opłaty skarbowej można dokonywać na rachunek bankowy Urzędu Miasta Krakowa (np. na poczcie, przelewem bankowym) lub bez ponoszenia dodatkowych opłat w placówkach banku PKO Bank Polski S.A. na terenie Krakowa i kasach Urzędu. Oryginał dowodu zapłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć odpowiednio do podania lub dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa.

NUMER KONTA

Opłata skarbowa - rachunek bankowy Urzędu Miasta Krakowa: 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000

Numer konta dla wpłat z zagranicy dla opłaty skarbowej (rozliczenia transgraniczne):

BIC PKO Bank Polski: BPKOPLPW 49 1020 2892 2276 3005 0000 0000.

4. Ustawa o opłacie skarbowej normuje przypadki, gdy wydanie odpisu aktu stanu cywilnego nie wymaga uiszczenia opłaty skarbowej. Wymienione one zostały w art. 2 i w art. 7 tej ustawy.

Są to m.in. odpisy aktów stanu cywilnego wydane do uzyskania paszportu, świadczeń rodzinnych, socjalnych, celów szkolnych.

1. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego (skrócony, zupełny lub skrócony odpis wielojęzyczny).

2. Decyzja o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego.

1. Jeżeli akt stanu cywilnego znajduje się w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego wydanie odpisu następuje niezwłocznie.

2. Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika USC, który przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Krakowie) wydanie odpisu następuje do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

3. Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika USC, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie odpisu następuje do 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

4. Do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego).

5. Sprawy szczególnie skomplikowane do dwóch miesięcy.

1. Odpis aktu stanu cywilnego

2. Decyzje o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego

W przypadku wydania decyzji o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Wojewody Małopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

1. Art. 45, art. 125 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.

2. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 18 kwietnia 2020 roku w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego.

3. Art. 33, art. 35, 57, 76 a, 104, 127-129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

4. Art. 20 a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

5. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.

8. Konwencja Nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r.

1. Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Krakowa (www.bip.krakow.pl).
2. Punkty Obsługi Mieszkańców Urzędu Miasta Krakowa.

1. Wnioski w sprawie wydania odpisów aktów stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego, przyjmowane są:

• w siedzibach USC: ul. Lubelska 27, ul. Wielickiej 28a, os. Zgody 2,

• za pośrednictwem poczty: adres do korespondencji - ul. Lubelska 27,

30-003 Kraków,

• w Kancelarii Magistratu: Plac Wszystkich Świętych 3-4,

• za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP UWAGA! Przepisy nie przewidują wydania skróconych odpisów wielojęzycznych w formie dokumentu elektronicznego.

2. Odpis aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby może zostać wydany, na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

UWAGA! Posiadanie jedynie profilu zaufanego na platformie ePUAP nie jest wystarczające do otwarcia przesłanego dokumentu.

Żądany odpis może zostać przesłany elektronicznie za pomocą platformy ePUAP, jednak warunkiem odbioru takiego dokumentu jest posiadanie oprogramowania odczytującego dokumenty opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

3. Odpis wielojęzyczny aktu małżeństwa nie może zostać wydany, jeżeli przynajmniej jeden z małżonków zmienił nazwisko decyzją administracyjną lub poprzez powrót do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa.

4. Odpis aktu stanu cywilnego wydany w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.

5. W sprawach nieuregulowanych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego stosuje się przepisy ustawy - kodeks postępowania administracyjnego, z wyłączeniem stosowania przepisów art. 40 § 4 i 5 kpa, w sprawach załatwianych za pośrednictwem konsula.

Uwaga!

Od 1 marca 2015 roku rejestr stanu cywilnego jest prowadzony w ogólnopolskim systemie teleinformatycznym. Z uwagi na fakt, iż aplikacja informatyczna nadal jest modyfikowana, w czasie obsługi Klientów mogą wystąpić utrudnienia.