Praca w Urzędzie Miasta Krakowa

Uwaga: osoby, które nie spełnią wszystkich wymagań formalnych nie zostaną dopuszczone do udziału w prowadzonym postępowaniu.

2. Wymagania dodatkowe (będące przedmiotem oceny):
a) Znajomość przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.
b) Znajomość podstawowych przepisów ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Tytuł I Małżeństwo; Dział I Zawarcie małżeństwa, Dział II Prawa i obowiązki małżonków, Dział IV ustanie małżeństwa, Tytuł II Pokrewieństwo; Dział I Rodzice i dzieci).
c) Znajomość przepisów ustawy Kodeks postępowania administracyjnego.
d) Znajomość przepisów ustawy o opłacie skarbowej (w zakresie opłat za czynności dokonywane w USC, np. za odpisy aktów stanu cywilnego, decyzje).
e) Znajomość struktury organizacyjnej Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie.
f) Znajomość kart usług/procedur Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie.
g) Praktyczna znajomość prowadzenia rejestru stanu cywilnego/akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego/przeniesienia aktu stanu cywilnego sporządzonego w formie papierowej do elektronicznego rejestru stanu cywilnego.
h) Dokument potwierdzający ukończenie studiów wyższych z zakresu prawa lub administracji.
i) Dokument potwierdzający doświadczenie zawodowe w jednostkach administracji publicznej w obszarze ewidencji ludności lub rejestracji stanu cywilnego lub dowodów osobistych lub dokumentów paszportowych (świadectwo pracy, opinia z przebiegu stażu, zakres obowiązków/zakres czynności).
j) Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności lub decyzja o przyznaniu renty (nie wykluczające wykonywania obowiązków na wskazanym stanowisku).

Uwaga: Wynik postępowania to łączny wynik z testów, rozmów kwalifikacyjnych i ewentualnej analizy dokumentów sprawdzający stopień spełnienia powyższych wymagań.

Do zakresu obowiązków wykonywanych na stanowisku będzie należało:
Zadania:
a) Sporządzanie projektów protokołów zgłoszenia urodzenia i aktów urodzenia w oparciu o karty urodzenia lub karty martwego urodzenia i inne niezbędne dokumenty.
b) Sporządzanie projektów protokołów przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński i aktów małżeństw.
c) Przygotowywanie projektów zaświadczeń o zdolności prawnej celem zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym oraz zaświadczeń o zdolności prawnej celem zawarcia małżeństwa za granicą.
d) Sporządzanie projektów protokołów zgłoszenia zgonu i aktów zgonu w oparciu o karty zgonu i inne niezbędne dokumenty.
e) Sporządzanie projektów protokołów oświadczeń wpływających na treść aktów stanu cywilnego.
f) Przyjmowanie wniosków dotyczących: przeniesienia do rejestru stanu cywilnego, rejestracji oraz odtworzenia zagranicznych aktów stanu cywilnego.
g) Przenoszenie aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych na podstawie przepisów dotychczasowych do rejestru stanu cywilnego.
h) Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego.
i) Wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.
j) Wydawanie zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego o stanie cywilnym.
k) Przygotowywanie w aktach stanu cywilnego projektów wzmianek dodatkowych w oparciu o orzeczenia sądowe, decyzje administracyjne, protokoły, oświadczenia, uznania wyroków sądów państw obcych.
l) Zamieszczanie przypisków w zakresie działania komórki organizacyjnej.
m) Należyte przechowywanie akt zbiorowych do posiadanych aktów stanu cywilnego oraz uzupełnianie ich o dokumenty, na podstawie których zostały dokonane zmiany w aktach.
n) Aktualizacja i dokonywanie zmian w rejestrze PESEL.
o) Weryfikacja i aktualizacja danych rejestru PESEL w oparciu o naniesione zmiany w aktach stanu cywilnego.
p) Usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL w oparciu o rejestr stanu cywilnego.
q) Wysyłanie zleceń do innych organów w związku z rejestracją zdarzeń stanu cywilnego będących w zakresie działania komórki organizacyjnej.
r) Realizacja zleceń przeniesienia aktów stanu cywilnego, wzmianek i przypisków do rejestru stanu cywilnego.
s) Realizacja wpływającej korespondencji krajowej i zagranicznej.
t) Wydawanie wielojęzycznych standardowych formularzy (tzw. tłumaczenia pomocnicze) na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 2016/1191.
u) Sporządzanie projektów protokołów oświadczeń wpływających na treść aktów stanu cywilnego.
v) Właściwe zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jakimi są blankiety zaświadczeń i odpisów a.s.c.
w) Prowadzenie osobistej ewidencji ilościowej druków wydanych i zniszczonych.
x) Użytkowanie systemu Źródło w ramach posiadanych uprawnień.
y) W razie potrzeby wykonywanie innych czynności w zakresie rejestracji stanu cywilnego.
z) Wykonywanie innych czynności wchodzących w zakres działania Wydziału zleconych przez Dyrektora Wydziału, jego Zastępcę i Kierownika Referatu.

Warunki pracy i płacy oferowane kandydatkom/kandydatom:
a) Pierwsza umowa o pracę zawierana jest na czas określony 6 miesięcy. W przypadku osób podejmujących pracę po raz pierwszy w jednostce samorządu terytorialnego, osoby te zobowiązane są do odbycia służby przygotowawczej. Po tym okresie możliwe jest zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas nieokreślony.
b) Wymiar czasu pracy: 1 etat, 40 godz. tygodniowo (w przypadku osób niepełnosprawnych zgodnie z odrębnymi przepisami).
c) Stanowisko: Referentka/Referent lub Podinspektorka/Podinspektor (w umowie o pracę osoby wyłonionej do zatrudnienia w wyniku naboru stanowisko pracy zostanie określone zgodnie z nazewnictwem używanym w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych).
d) Miejsce pracy: Urząd Stanu Cywilnego – Urząd Miasta Krakowa.
e) Informacje w zakresie dostosowania budynku dla osób z niepełnosprawnością znajdują się na stronie Dostępność budynków-Biuletyn Informacji Publicznej Miasta Krakowa–BIP MK.
f) Wynagrodzenie miesięczne: wynagrodzenie zasadnicze z przedziału od 5 500 – do 6 500 złotych brutto w zależności od stażu pracy, dodatek za wieloletnią pracę w zależności od stażu pracy z przedziału od 5 % do 20 % wynagrodzenia zasadniczego. Wynagrodzenie, o którym mowa, zostanie ustalone na czas trwania pierwszej umowy o pracę zawartej na czas określony.
g) Możliwość otrzymania innych składników wynagrodzenia na zasadach i warunkach określonych w Regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Miasta Krakowa – dodatek specjalny, nagrody kwartalne, nagrody specjalne, dodatek okolicznościowy, dodatek za pracę wykonywaną w porze nocnej, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalno-rentowe.
h) Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. „trzynastka”) zgodnie z Ustawą z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej.
i) Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przyznawane zgodnie z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Miasta Krakowa.
j) Przewidywany termin zatrudnienia: sierpień 2026 roku.

Dodatkowe informacje o warunkach pracy na stanowisku:
a) Dyspozycyjność: tak (praca od poniedziałku do piątku od 7.30 do 15.30 lub od 10.00 do 18.00 przy zachowaniu obowiązujących norm czasu pracy, w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy).
b) Praca przy komputerze: tak (obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę).
c) Praca w terenie: nie.
d) Inne: praca związana z bezpośrednią obsługą klienta; możliwość pracy w różnych lokalizacjach Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie (ul. Lubelska 27, ul. Lubelska 29, os. Zgody 2, ul. Wadowicka 8W).

Urząd Miasta Krakowa zachęca do kandydowania osoby z niepełnosprawnościami, które spełniają wymogi zawarte w ogłoszeniu.
Oferty składa się poprzez wypełnienie i przesłanie wyłącznie drogą elektroniczną formularza zgłoszeniowego dostępnego poniżej, w terminie do 12 lipca 2026 roku. Decyduje data wysłania formularza.
Oferty złożone po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.
Testy kwalifikacyjne odbędą się w formie stacjonarnej w dniu 16 lipca 2026 roku o godz. 9.00 w Sali Portretowej UMK, Pl. Wszystkich Świętych 3-4 w Krakowie.
O spełnieniu wymagań niezbędnych (formalnych) i zakwalifikowaniu się do testów oraz o terminie rozmów kwalifikacyjnych kandydatki/kandydaci będą informowani drogą elektroniczną na wskazany adres e-mailowy.
Oryginały wymaganych dokumentów należy przedstawić w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej.
Informacja o wynikach naboru będzie umieszczona na stronie internetowej www.bip.krakow.pl oraz na tablicy informacyjnej UMK przy Pl. Wszystkich Świętych 3-4 w Krakowie.