Kancelaria Rady Miasta Krakowa

Referat Organizacyjny
Symbol: BR-02
Adres siedziby: Plac Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków
Telefon: 12-616-1539
Kontakt:www.bip.krakow.pl/idz
Kierownik Referatu: Dorota Zydroń

Zakres działania:
Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (BR-02) należy:
1) organizacja oraz obsługa kancelaryjno-biurowa spotkań Przewodniczącego lub w jego imieniu Wiceprzewodniczących Rady/radnych ze środowiskami społeczno-zawodowymi, przedstawicielami instytucji, organizacji politycznych i zawodowych, społecznościami lokalnymi;
2) przygotowywanie udziału Przewodniczącego lub w jego imieniu Wiceprzewodniczących Rady/radnych w oficjalnych spotkaniach, uroczystościach państwowych i miejskich, imprezach okolicznościowych i innych wystąpieniach publicznych;
3) organizacja konferencji, narad, szkoleń;
4) kompletowanie i aktualizacja informacji osobowych dotyczących radnych Miasta Krakowa niezbędnych dla prawidłowej obsługi zadań należących do zakresu działania Kancelarii;
5) opracowywanie oraz nadawanie stosownego biegu korespondencji Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa w zakresie honorowych patronatów oraz pism okolicznościowych;
6) prowadzenie sekretariatu Kancelarii oraz Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa;
7) prowadzenie spraw osobowych Kancelarii (w tym: etatyzacja pracowników, zakresy czynności, opisy stanowisk, ewidencja urlopów wypoczynkowych i zwolnień lekarskich, listy obecności, książki wyjść służbowych i prywatnych, rejestr godzin nadliczbowych, sprawy socjalne pracowników, badania okresowe i kontrolne itp.) oraz spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w Kancelarii;
8) występowanie do właściwej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Krakowa w zakresie przygotowania i wydawania folderów, ulotek, wydawnictw okolicznościowych, prezentacji multimedialnych dotyczących Rady Miasta Krakowa;
9) ewidencjonowanie skarg i wniosków dotyczących zadań realizowanych przez Kancelarię, nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi;
10) sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Kancelarii.
11) koordynacja sporządzania i publikowania sprawozdań, danych statystycznych, informacji i opracowań dotyczących zadań realizowanych przez Kancelarię;
12) sporządzanie zestawień stanowiących podstawę wypłaty diet radnym. Wykonywanie czynności należących do administratora systemu DIETY;
13) wykonywanie zadań wynikających z obowiązku stosowania przepisów ustawy prawo zamówień publicznych ze szczególnym uwzględnieniem realizacji zadań budżetowych związanych z obsługą Rady Miasta Krakowa i Klubów Radnych;
14) obsługa finansowa Rady Miasta Krakowa i Klubów Radnych oraz nadzór nad realizacją środków;
15) planowanie, projektowanie, zakup, ewidencjonowanie oraz przechowywanie i wydawanie upominków i materiałów promocyjnych w zakresie zadań realizowanych przez Kancelarię.
16) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej, druki ścisłego zarachowania, druki i wzory pism powszechnie stosowanych
w Kancelarii;
17) obsługa techniczna związana z opracowywaniem harmonogramów dyżurów radnych oraz ich bieżącą aktualizacją;
18) sporządzanie zbiorczych harmonogramów czasu pracy Kancelarii;
19) prowadzenie księgi inwentarzowej Kancelarii. Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz przedmiotów stanowiących wyposażenie Kancelarii i będących w dyspozycji Kancelarii;
20) wprowadzenie danych oraz ich bieżąca aktualizacja w systemach i podsystemach informatycznych: DIETY, RISS, WYBUD, PFPRO, GRU , SOZP, BIP, INTG, ISZ, SOKU, OBUD, SWBZ, QSystem, SZKZ, SEZAM;
21) analiza budżetowa zadań Kancelarii, w tym: planowanie i sprawozdawczość;
22) szczegółowe planowanie i monitorowanie zadań bieżących budżetu Kancelarii w systemie STRADOM oraz koordynacja;
23) koordynowanie i monitorowanie czasu pracy w SZKZ (System Zarządzania Kosztami Zadań);
24) koordynacja prac związanych z obsługą Biuletynu Informacji Publicznej w Kancelarii;
25) wykonywanie zadań wynikających z Polityki Bezpieczeństwa Informacji w Urzędzie Miasta Krakowa. W ramach referatu funkcjonuje wiodący koordynator PBI w Kancelarii;
26) koordynacja w Kancelarii czynności wynikających z Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa;
27) prowadzenie rejestru i rozliczanie delegacji krajowych radnych Miasta Krakowa, współpraca z odpowiednią komórką UMK w zakresie rozliczeń delegacji zagranicznych;
28) koordynacja i współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
29) udzielnie radnym Miasta Krakowa wyjaśnień dotyczących przepisów w zakresie wypłaty diet;
30) bieżące śledzenie aktów prawnych dotyczących realizacji zadań wykonywanych przez referat BR-02;
31) udzielanie mieszkańcom informacji dotyczących dyżurów radnych


Wstecz