Kancelaria Prezydenta

Referat Organizacyjny
Symbol: KP-04
Adres siedziby: Plac Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków
Telefon: 12-616-1388
Kontakt:www.bip.krakow.pl/idz
Kierownik Referatu: Izabela Silarska-Leśniak

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (KP-04) należy:


1. Sporządzanie wykazu poleceń Prezydenta z posiedzeń Kolegium Prezydenckiego oraz nadzór nad ich realizacją.


2. Monitorowanie stanu realizacji "Zadań Programowych na lata 2014-2018" oraz inicjowanie przedsięwzięć mających na celu skoordynowanie działań zapewniających skuteczność realizacji postanowień programowych wykonywanych przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Krakowa, miejskie jednostki organizacyjne, a także inne podmioty współpracujące z Gminą Miejską Kraków, w tym uczestniczenie w spotkaniach roboczych i przekazywanie wytycznych wynikających z realizacji zadań programowych.
3. Zapewnienie kompetentnej obsługi sekretarskiej i asystenckiej Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta, a w szczególności:
1) Prowadzenie sekretariatu, ewidencja pism wchodzących i wychodzących,
2) Organizowanie dnia pracy Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta, w tym prowadzenie kalendarza wizyt i spotkań,
3) Kompletowanie materiałów niezbędnych podczas spotkań i delegacji krajowych,
4) Protokołowanie ważniejszych spotkań,
5) Wykonywanie innych zadań zleconych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta,
6) Przygotowywanie we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi materiałów informacyjnych w związku ze spotkaniami o charakterze merytorycznym z przedstawicielami firm, instytucji oraz osobami prywatnymi - poza spotkaniami w ramach cotygodniowych przyjęć mieszkańców.
4. Obsługa kadrowo-organizacyjna Kancelarii Prezydenta.


5. Prowadzenie spraw związanych z delegacjami krajowymi Prezydenta, Zastępców
Prezydenta, Sekretarza Miasta i pracowników Kancelarii Prezydenta.
6. Ewidencjonowanie skarg i wniosków dotyczących zadań Kancelarii Prezydenta.
7. Przygotowywanie pisemnych poleceń Dyrektora Kancelarii Prezydenta i opracowywanie wewnętrznych zarządzeń dotyczących działalności Kancelarii Prezydenta.
8. Koordynacja publikowania informacji w Serwisie Informacyjnym UMK, w tym obsługa Systemu Obsługi Warstwy Organizacyjnej (INTEGRATOR) i bieżący monitoring procedur wewnętrznych w Elektronicznej Krynicy Wiedzy (EKW) realizowanych przez Kancelarię Prezydenta.
9. Obsługa Internetowego Dziennika Zapytań (IDZ), Systemu Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM), Systemu Wspomagania Pracy Urzędu (SWPU).
10. Prowadzenie magazynu z upominkami.
11. Przekazywanie materiałów do Archiwum.
12. Prowadzenie ewidencji majątku trwałego Kancelarii Prezydenta.
13. Zaopatrywanie pracowników Kancelarii Prezydenta w materiały biurowe - obsługa aplikacji InSysa.
14. Prowadzenie Biblioteki Kancelarii Prezydenta.
15. W strukturze Referatu funkcjonuje Stanowisko ds. Prawnych i Ochrony Wartości Niematerialnych Miasta, do zakresu działania którego należy koordynacja działań w celu należytego zabezpieczenia wartości niematerialnych Miasta Krakowa, w tym w szczególności:
1) Obsługa wniosków o udzielenie zgody na posługiwanie się wartościami niematerialnymi znajdującymi się w dysponowaniu Kancelarii Prezydenta,
2) Przygotowanie umów cywilno-prawnych, licencyjnych oraz z zakresu zarządzania prawami autorskimi i pokrewnymi w ramach prowadzonych spraw wraz z nadzorem merytorycznym nad ww. umowami,


3) Udzielanie informacji podmiotom wewnętrznym i zewnętrznym w zakresie podstaw prawnych oraz zasad posługiwania się i udostępniania wartości niematerialnych, w tym m.in. nazwy, logo i herbu Miasta Krakowa.
16. W strukturze Referatu funkcjonuje Stanowisko ds. Domu Krakowskiego w Norymberdze, do zakresu działania którego należy prowadzenie całości spraw związanych z funkcjonowaniem Domu Krakowskiego w Norymberdze, w tym w szczególności:
1) Bieżący kontakt z Koordynatorem ds. Domu Krakowskiego,


2) Nadzór nad realizacją programu kulturalnego Domu Krakowskiego,
3) Prowadzenie nadzoru nad gospodarką finansową i rzeczową Domu Krakowskiego w tym rozliczanie wydatków Domu,
4) Prowadzenie korespondencji i dokumentacji związanej z działalnością Domu Krakowskiego,
5) Nadzór nad realizacją umów podpisanych z instytucjami mającymi swoje siedziby w Domu Krakowskim,
6) Aktualizacja informacji dotyczących Domu Krakowskiego zamieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa oraz na portalu www.krakow.pl.
17. W strukturze Referatu funkcjonują dwa Stanowiska ds. Obsługi Budżetowo - Finansowej oraz Monitoringu Zadań, obsługujące Biuro Współpracy Krajowej oraz Biuro Współpracy Zagranicznej, do zakresu działania których należy w szczególności:
1) Opracowywanie budżetu Kancelarii Prezydenta oraz nadzór nad jego realizacją, w tym sporządzanie wniosków dotyczących zmian w budżecie,
2) Obsługa Systemu Wspomagania Budżetu Zadaniowego (SWBZ),
3) Monitoring realizacji zadań Kancelarii Prezydenta pod względem zaciąganych zobowiązań,
4) Prowadzenie i koordynacja zamówień publicznych dotyczących przedsięwzięć realizowanych w ramach zadań Kancelarii Prezydenta,
5) Obsługa aplikacji: Generalny Rejestr Umów (GRU), Obsługa Wydatków Budżetowych (WYBUD), System Obsługi Zamówień Publicznych (SOZP), Płynność Finansowa (PF-PRO).


Uwagi:

 

Stanowisko ds. Prawnych i Ochrony Wartości Niematerialnych Miasta:
Julita Michalska

Stanowisko ds. Domu Krakowskiego w Norymberdze:
Teresa Chaim

Stanowiska ds. Obsługi Budżetowo - Finansowej oraz Monitoringu Zadań:
Urszula Florczyk



Wstecz