Urząd Stanu Cywilnego

Referat Organizacyjny
Symbol: SC-01
Adres siedziby: Lubelska 27, 30-003 Kraków
Telefon: 12-616-5515
Faks: 12-616-5520
Kontakt:www.bip.krakow.pl/idz
Kierownik Referatu: Łukasz Puchala

Zakres działania:

1) prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Urzędu Stanu Cywilnego,
2) opracowywanie wniosków do projektów planów społeczno - gospodarczych miasta, opracowywanie sprawozdań z realizacji zadań wynikających z przyjętych programów rocznych,
3) opracowywanie wniosków do projektu budżetu Miasta w układzie zadań budżetowych,
4) wprowadzanie projektów planów budżetu do Systemu STRADOM, sporządzanie sprawozdań oraz koordynacja i nadzór nad realizacją Budżetu Urzędu Stanu Cywilnego, według zadań i klasyfikacji budżetowej,
5) ewidencjonowanie przychodzącej i wychodzącej korespondencji,
6) ewidencjonowanie podań, składanych bezpośrednio przez interesantów,
7) przygotowywanie korespondencji do wysyłki,
8) ewidencjonowanie wpływających orzeczeń sądowych i decyzji administracyjnych,
9) udzielanie informacji w zakresie działania Urzędu Stanu Cywilnego,
10) koordynacja w zakresie ewidencjonowania i terminowości załatwiania skarg, wniosków i interpelacji,
11) opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta Krakowa, zarządzeń i pism okólnych Prezydenta oraz sporządzanie informacji o ich wykonaniu,
12) opracowywanie okresowych informacji, sprawozdań i analiz o działalności Urzędu Stanu Cywilnego,
13) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń oraz pism okólnych Dyrektora Wydziału - Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz kontrola ich wykonania,
14) prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów, obsługa systemu GRU i WYBUD,
15) przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów i zleceń w trybie ustawy o zamówieniach publicznych oraz nadzór nad terminowością ich wykonania,
16) prowadzenie księgi inwentarzowej Urzędu Stanu Cywilnego,
17) sporządzanie zamówień na materiały biurowe, druki i sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej,
18) załatwianie bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonywania,
19) sporządzanie wniosków o wypłatę premii, nagród i innych dodatków do wynagrodzeń,
20) użytkowanie i obsługa poczty elektronicznej,
21) koordynowanie przygotowania projektów kart usług/instrukcji postępowania określających tryb realizowania spraw należących do zakresu działania USC,
22) obsługa Internetowego Dziennika Zapytań,
23) koordynacja działań w zakresie udostępniania informacji publicznej,
24) nadzór nad aktualizacją serwisu i koordynacja zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w BIP,
25) przygotowywanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Stanu Cywilnego,
26) współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością w sprawie zgodności z wymaganiami normy ISO 9001:2008 oraz realizacja zadań w tym zakresie,
27) koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w systemie zarządzania kosztami zadań,
28) koordynowanie spraw w zakresie realizacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji UMK,
29) prowadzenie działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Urzędu Stanu Cywilnego,
30) dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron,
31) realizacja umów o konserwację i oprawę ksiąg archiwalnych,
32) współpraca z Biurem Prasowym w opracowywaniu informacji o działalności Urzędu Stanu Cywilnego,
33) przekazywanie akt do Archiwum Narodowego,
34) prowadzenie biblioteki Urzędu Stanu Cywilnego,
35) przyjmowanie i obsługa mieszkańców na stanowiskach informacyjno-podawczych Urzędu Stanu Cywilnego,
36) nadzór nad utrzymaniem w należytym stanie sal ślubów Urzędu Stanu Cywilnego,
37) prowadzenie kartotek osobistego wyposażenia,
38) sporządzanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji SEZAM,
39) współpraca z Referatem Rejestracji Bieżącej przy organizowaniu uroczystości długoletniego pożycia małżeńskiego i 100 lecia urodzin,
40) prowadzenie spraw z zakresu oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy w postaci testamentu allograficznego,
41) opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
42) prowadzenie i aktualizacja rejestru udzielonych przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego upoważnień i pełnomocnictw,
43) prowadzenie ewidencji sprzętu używanego dla realizacji zadań z zakresu rejestracji stanu
cywilnego,
44) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz kontrola ich zużycia i rozliczania,
45) potwierdzanie, przedłużanie ważności lub unieważnianie profilu zaufanego ePUAP.



Wstecz