Biuro Kontroli Wewnętrznej

Stanowisko Ds. Organizacyjnych
Symbol: BK-03
Adres siedziby: Bracka 10, 31-005 Kraków
Faks: 12-616-1937, 12-616-6045
Starszy Inspektor: Katarzyna Gadocha
Telefon:12-616-1936
Faks: 12-616-6045, 12-616-1937

Zakres działania:

 


1) koordynowanie działań związanych z opracowaniem, publikowaniem, a następnie aktualizowaniem informacji dotyczących Biura w Biuletynie Informacji Publicznej  Miasta Krakowa;


2) prowadzenie Sekretariatu i obsługi administracyjno -biurowej Biura;


3) prowadzenie dziennika pism wchodzących oraz ewidencji pism wychodzących w tym obsługa skrzynki wydziałowej funkcjonującej w ramach aplikacji Servo-ePUAP w zakresie przewidzianym dla użytkownika posiadającego uprawnienia operatora zaawansowanego;


4) prowadzenie bieżącej ewidencji korespondencji wpływającej i wypływającej w tym obsługi elektronicznej skrzynki wydziałowej oraz koordynowanie obsługi podsystemu Rejestracja i Śledzenie Sprawy Urzędu (RISS);


5) koordynowanie działań związanych z udzielaniem odpowiedzi na zapytania kierowane do Biura za pomocą Internetowego Dziennika Zapytań (IDZ);


6) koordynowanie działań dotyczących prowadzenia w biurze spraw związanych z realizacją Polityki Bezpieczeństwa Informacji oraz obsługa aplikacji informatycznej Systemu Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);


7) sporządzanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych, zgodnie z obowiązującą Polityką Bezpieczeństwa Informacji;


8) koordynowanie działań w zakresie udostępniania informacji publicznej;


9) koordynowanie spraw z zakresu Systemu Zarządzania Jakością w UMK i obsługa aplikacji informatycznej Portal Internetowy Systemu Zarządzania Jakością w UMK (QSYSTEM);


10) współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz realizacja zadań w tym zakresie;


11) aktualizacja danych udostępnianych poprzez System Obsługi Warstwy Organizacyjnej ? Integrator (INTG) w zakresie dotyczącym Biura;


12) koordynowanie przygotowania procedur wewnętrznych i zewnętrznych, określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Biura oraz opracowanie projektów zarządzeń, poleceń i pism okólnych Prezydenta Miasta Krakowa, Dyrektora Magistratu oraz Dyrektora Biura i sporządzania informacji o ich wykonaniu w podsystemie SWPU;


13) prowadzenie spraw osobowo-kadrowych pracowników Biura tj. zakresów czynności, list obecności, książki wyjść służbowych i wyjść prywatnych, rejestru godzin nadliczbowych;


14) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Biura oraz prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i nadzór nad terminowością ich wykonania;


15) prowadzenie współpracy z Wydziałem Organizacji i Nadzoru w zakresie spraw kadrowych i socjalnych pracowników Biura;


16) prowadzenie i ewidencjonowanie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Biura w szkoleniach, konferencjach oraz ewidencjonowanie wniosków o udział w szkoleniach;


17) prowadzenie rejestru krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Biura;


18) prowadzenie nadzoru nad prawidłową gospodarką inwentarzową Biura, w tym: prowadzenie ewidencji składników majątkowych z wykorzystaniem aplikacji informatycznej Środki Trwałe (ST) oraz prowadzenie kart użytkowników urządzeń


komputerowych oraz kartotek osobistego wyposażenia;


19) prowadzenie spraw związanych z wypłatą dla pracowników Biura ekwiwalentu za używanie odzieży i obuwia roboczego oraz pranie odzieży roboczej;


20) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Biura w materiały biurowe i inne środki niezbędne do realizacji zadań oraz obsługa aplikacji internetowej w zakresie Internetowego Systemu Zaopatrzenia Jednostek Organizacyjnych (ISZ);


21) zamawianie pieczątek oraz prowadzenie rejestru pieczątek Biura;


22) prowadzenie zbioru aktów normatywnych dotyczących Biura;


23) prowadzenie biblioteki Biura oraz prowadzenie obsługi w tym zakresie w aplikacji System Obsługi Księgozbioru Urzędu (SOKU);


24) zgłaszanie spraw i awarii dotyczących Biura poprzez aplikację informatyczną Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);


25) koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy w aplikacji Rejestracja Czasu Pracy (RCP);


26) opracowywanie informacji o realizacji poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa i Dyrektora Magistratu;


27) koordynowanie przygotowania projektów procedur zewnętrznych i wewnętrznych określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Biura oraz prowadzenie rejestru procedur zewnętrznych i wewnętrznych Biura;


28) przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania zadań innym podmiotom w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych;


29) opracowanie planów zamówień publicznych Biura oraz obsługa aplikacji SZOP;


30) prowadzenie ewidencji umów, rachunków, faktur, obsługa systemów GRU i WYBUD;


31) wykonywanie poleceń przełożonego w sprawach nieuregulowanych zakresem działania.




Wstecz