OR-5
URZĄD MIASTA KRAKOWA
Wydział Organizacji i Nadzoru

Udostępnianie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zatrudnionych w jednostkach zlikwidowanych, których akta znajdują się w zasobach Archiwum Urzędu Miasta Krakowa


Załatw sprawę elektronicznie

Nie dotyczy



Sprawę załatwia

Referat Archiwum przy ul. Dobrego Pasterza 116 a, Kraków



Dokumenty od wnioskodawcy (klienta)

I. Wniosek o udostępnienie akt na druku stanowiącym załącznik do niniejszej procedury lub w innej dowolnej formie.

II. Załączniki do wniosku:

1) Pełnomocnictwo - w przypadku załatwiania sprawy w imieniu innego podmiotu;

2) Dowód wpłaty opłaty skarbowej – w przypadku gdy wnioskodawca ma obowiązek wniesienia opłaty skarbowej;



Opłaty

1) Opłata skarbowa od:

a) złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii 17 zł (z wyłączeniem pełnomocnictwa udzielanego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu, lub gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony z opłaty skarbowej).

b) od każdej uwierzytelnionej strony kserokopii wydanego dokumentu - 5 zł;

c) od wydania zaświadczenia - 17 zł.

2) Wpłat z tytułu opłaty skarbowej można dokonywać na rachunek bankowy Urzędu Miasta Krakowa 04 1240 2092 9462 3005 0000 0000 (np. na poczcie, przelewem bankowym lub bez ponoszenia dodatkowych opłat w placówkach Banku Pekao S.A.) na terenie Krakowa i w kasach Urzędu Miasta Krakowa. Dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć do wniosku.

3) Nie podlega opłacie skarbowej:

a) dokonanie czynności urzędowej, wydanie zaświadczenia i złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii w sprawach:

- alimentacyjnych, opieki, kurateli i przysposobienia,

- ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego, rent strukturalnych, uprawnień dla osób niepełnosprawnych, osób objętych przepisami o szczególnych uprawnieniach dla kombatantów,

- świadczeń socjalnych oraz w sprawach załatwianych na podstawie przepisów o pomocy społecznej i przepisów o zatrudnieniu socjalnym,

- zatrudnienia, wynagrodzeń za pracę,

- nauki, szkolnictwa i oświaty pozaszkolnej oraz ochrony zdrowia,

- rekompensat w rozumieniu ustawy z dnia 8 lipca 2005 r. o realizacji praw do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 169, poz. 1418 oraz z 2006 r. Nr 195, poz. 1437);

b) dokonanie czynności urzędowej i wydanie zaświadczenia, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów podlegają innym opłatom o charakterze publicznoprawnym lub są od tych opłat zwolnione.

4) Od uiszczenia opłaty skarbowej zwolnione są:

a) jednostki budżetowe;

b) jednostki samorządu terytorialnego;

c) organizacje pożytku publicznego, jeśli składają wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia - wyłącznie w związku z nieodpłatną działalnością pożytku publicznego w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;

d) osoby, które składają wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia albo składając wniosek o udzielenia pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpis, wypis lub kopię przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.



Forma załatwienia

1) Informacja ustna o dokumentach.

2) Odpowiedź pisemna.

3) Udostępnienie akt na miejscu do wglądu.

4) Wydanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów.

5) Wydanie oryginałów dokumentów (dotyczy wyłącznie świadectw pracy z wcześniejszych zakładów pracy, świadectw szkolnych i dyplomów).



Termin załatwienia

1) Wniosek rozpatrywany jest w ciągu 14 dni od dnia wpłynięcia. W sprawach szczególnie skomplikowanych lub czasochłonnych termin ten może ulec przedłużeniu do 1 miesiąca.

2) W przypadku wypisywania świadectw pracy oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach (druk Rp-7) termin załatwienia może być dłuższy niż 1 miesiąc z uwagi na fakt, iż podanie wnioskodawcy jest załatwiane przez referat właściwy do spraw kadr lub księgowości. Dokumenty osobowo-płacowe są wówczas jedynie wypożyczane z Referatu Archiwum Urzędu Miasta Krakowa do referatów właściwych do spraw kadr lub księgowości.



Dokumenty uzyskiwane w postępowaniu

Brak



Tryb odwoławczy

Nie dotyczy



Podstawa prawna

1) Art. 16 ust. 1 i art. 17 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.)

2) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz.67)



Dostępność procedury

Procedura jest dostępna w siedzibie Referatu Archiwum przy ul. Dobrego Pasterza 116a w Krakowie, w Punktach Obsługi Mieszkańców oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa



Informacje dodatkowe dla klienta

1) We wniosku należy podać:

a) aktualny adres do korespondencji wraz z kodem pocztowym i numerem telefonu;

b) nazwisko używane w okresie zatrudnienia;

c) datę urodzenia

d) pełną nazwę (bez skrótów) zakładu pracy wraz z okresem zatrudnienia;

e) jakie dokumenty mają zostać wydane;

f) cel wydania zaświadczenia, jeśli wnioskodawca wnosi o wydanie zaświadczenia na podstawie akt osobowo-płacowych.

2) Osobom, które pracowały w jednostkach zlikwidowanych, których akta znajdują się w Archiwum Urzędu Miasta Krakowa, nie wydaje się zaświadczeń o zatrudnieniu i o zarobkach na druku Rp-7, a jedynie uwierzytelnione kserokopie kartotek zarobkowych lub list płac.

3) W przypadku braku kartotek zarobkowych i list płac wnioskodawcy wydaje się uwierzytelnione kserokopie dokumentów płacowych znajdujących się w jego teczce akt osobowych.

4) Uwierzytelnione kserokopie list płac wydawane są w takiej formie, aby - w myśl ustawy o ochronie danych osobowych - niemożliwa były identyfikacja zarobków innych niż wnioskodawca osób na niej figurujących.

5) Pełna lista jednostek zlikwidowanych, których akt znajdują się w tutejszym Archiwum dostępna jest w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa.

6) W przypadku, gdy wnioskodawca zwróci się o dokumentację jednostki zlikwidowanej, której akta nie znajdują się w tutejszych zasobach, Referat Archiwum - w miarę możliwości - udziela informacji, gdzie należy szukać przedmiotowych akt lub odsyła podanie wnioskodawcy do odpowiedniej instytucji.



Sondy i ankiety

Czy według Pana/Pani karta usługi jest: